Motivatiefactoren voor duurzame inzetbaarheid werknemers

Motivatie is iets dat de werknemer tot zijn doel drijft. Elk individu heeft voor zichzelf zijn eigen motivaties om iets zowel niet als wel te doen. Motivatiefactoren zijn daarom van groot belang voor bedrijven en het personeelsbeleid. Tjerk van der Meij heeft voor zijn opleiding HBO Personeel en Organisatie een aantal begrippen uitgewerkt die verband houden met duurzame inzetbaarheid van werknemers.

Het is algemeen bekend dat een medewerker die gemotiveerd is beter presteert dan een ongemotiveerde medewerker. In het kader van duurzame inzetbaarheid is het van belang dat een werknemer ook in zijn toekomstige loopbaan gemotiveerd is en zal blijven. Werknemers die niet gemotiveerd zijn zullen voor hun huidige welzijn en loopbaan gemotiveerd zien te raken. Een interessante theorie hierover is de piramide van Maslow. Hieronder staan een aantal begrippen.

Employability
De employability van een medewerker speelt een grote rol bij duurzame inzetbaarheid, maar wat is employability? Employability is een samenvoeging van employee (werknemer) en adaptability (aanpassingsvermogen). In grote lijnen betekent het dus het aanpassingsvermogen van de werknemer binnen zijn werk of functie. Het aanpassingsvermogen is een belangrijke schakel in de duurzame inzetbaarheid van een werknemer. Dit wordt uitgedrukt in:

-Het ontwikkelen van talenten
-Ervaringen verbreden
-Ervaringen opdoen
-Van functie wisselen
-Opleidingen volgen
-Competenties opdoen

Door deze ‘tools’ toe te passen wordt de employability van een werknemer vergroot en is deze breder en meer duurzaam inzetbaar.

Opleiden en ontwikkeling
Een van de oudste en meest effectieve manier voor een werknemer om zijn kennis of competenties uit te breiden is opleiden. Organisaties investeren in hun medewerkers door middel van opleiden of ontwikkelingstrajecten om ze (verticaal) in de onderneming kunnen verschuiven tussen functies. Door opleiden en ontwikkeling, zowel door loopbaanbegeleiding of management development, zal de werknemer langer en breder inzetbaar zijn.

Management development (MD) en loopbaan management
Binnen de managementlagen van een organisatie wordt veel MD toegepast. MD overkoepelt alle activiteiten binnen een organisatie dat het management tot een hoger niveau brengt. Denk bijvoorbeeld aan opleiding en loopbaanmanagement. Dit komt ten goede van de duurzame inzetbaarheid van werknemers in hogere functies.

Binnen de lagere functies van een organisatie kennen we het reguliere loopbaan management. Loopbaanmanagement wordt toegepast binnen de organisatie om zijn werknemers te laten ontwikkelen en groeien. Denk bijvoorbeeld aan ontwikkelingstrajecten en opleidingstrajecten.

Mobiliteit
Dit is de mate waarin een werknemer mobiel is, zowel tussen functies als verschillende locaties. Mobiliteit is de mate in hoeverre of hoe snel de werknemer naar een andere functie kan verschoven worden (zowel binnen als buiten zijn huidige organisatie). Daarnaast is mobiliteit de mate in hoeverre de medewerker geografisch gezien mobiel is. Bijvoorbeeld of hij bereid is om te verhuizen naar een buitenlandse vestiging van zijn bedrijf.

Levensfasebewust personeelsbeleid
Binnen een organisatie werken (gemiddeld genomen) mensen van allemaal verschillende leeftijdscategorieën. Dit maakt dat als je duurzame inzetbaarheid goed wilt toepassen binnen je organisatie, je altijd een beleid hebt met een oog op elke leeftijdscategorie. Verschillende leeftijden stellen verschillende vormen van duurzame inzetbaarheidstools. Wanneer je als organisatie binnen alle leeftijdscategorieën je personeel vitaal, gemotiveerd en fit wilt houden, zal de organisatie dus een levensfasebewust personeelsbeleid op moeten stellen.

Demotie
Tot slot is demotie een tool binnen duurzame inzetbaarheid. Bij demotie wordt een medewerker teruggezet in functie, ook wel gedegradeerd. Dit lijkt negatief, maar kan ook positief werken. Met de huidige vergrijzing in Nederland komt demotie steeds vaker voor binnen het bedrijfsleven. Oudere werknemers zijn vaak niet meer in staat om hun huidige functie uit te kunnen voeren door tal van redenen. In dit geval is demotie van belang om de werkdruk en eventuele werkstress af te nemen van de oudere werknemer, om de werknemer ook de laatste jaren duurzaam inzetbaar te kunnen houden. (Manders & Biemans, 2016)

Toepassing van begrippen in personeelsbeleid
Bovenstaande begrippen die door schrijver Tjerk van der Meij zijn toegelicht kunnen op verschillende manieren in een personeelsbeleid worden geïmplementeerd. Het begint bij het kennen van de begrippen. Vaak zijn deze termen op een bepaalde manier vervlochten met het instroom, doorstroom en uitstroombeleid van een organisatie. Het personeelsbeleid is overigens niet een statisch beleid. In plaats daarvan behoort het personeelsbeleid dynamisch te zijn en voortdurend mee te bewegen op ontwikkelingen in de arbeidsmarkt. De beschikbaarheid van ervaren krachten, de opleidingsmogelijkheden in de markt en andere aspecten zoals wet- en regelgeving van de overheid blijven ook een grote rol spelen in een professioneel personeelsbeleid.

Wat is werkdruk en werkstress?

De twee begrippen werkdruk en werkstress hebben veel van elkaar weg. Het zijn echter twee verschillende termen. Tjerk van der Meij heeft voor zijn opleiding HBO Personeel en Organisatie deze begrippen uitgewerkt. Hiervoor heeft hij onderstaande tekst uitgewerkt.

Verschil tussen werkdruk en werkstress
Wanneer we spreken over werkdruk, spreken we over de hoeveelheid werk en het tempo dat er gewerkt moet worden. Wanneer het werk af en toe een hoge druk met zich mee brengt kan dat geen kwaad. Dat hoort bij bepaalde functies. Wanneer de werkdruk structureel te hoog is kan het wel ernstige problemen opleveren voor de werknemer. Dan resulteert het in werkstress.

De Arbo wet definieert stress als: “Een toestand die als negatief ervaren lichamelijke, psychische of sociale klachten heeft.” (Visser, 2016)

Gevolgen van werkstress
Werkstress kan zich zowel fysiek als psychologisch uiten, maar uit zich vaak psychisch. Denk bijvoorbeeld aan:

Werk
-Tekenen van depressiviteit
-Veel ruzies met collega’s
-Veel ziekteverzuim
-Slechtere prestaties

Privé
-Slaaptekort
-Hoofdpijnen
-Andere lichamelijke klachten die zich opeens voordoen

Werkstress voorkomen is beter dan genezen
Vaak lopen werknemers te lang rond met werkstress waardoor de problemen alleen maar groter worden. Daarom is het verstandig om tijdig te overleggen met de werkgever tegen welke problemen de werknemer aanloopt. Een goede werkgever neemt deze klachten serieus en zal samen met de werknemer naar oplossingen zoeken. Voorkomen van ernstige klachten heeft altijd de voorkeur. Ook voor een werkgever is het zeer schadelijk om werknemers in ziekteverzuim te hebben vanwege werkstress. Dat brengt kosten met zich mee en zorgt er bovendien vaak voor dat andere werknemers meer werkdruk ervaren. Dat kan uiteindelijk ook tot werkstress leiden. De aanpak van werkstress moet daarom zowel door werkgever als werknemer worden gedaan.

Wat is duurzame inzetbaarheid?

Duurzame inzetbaarheid is een begrip dat je vandaag de dag veel hoort, met name in het bedrijfsleven. De focus op duurzame inzetbaarheid van personeel lijkt tegenwoordig een trend op de arbeidsmarkt en iedereen kan er wat van vinden. Maar wat is dat nu? “Duurzame inzetbaarheid?” Wat houdt het in? En misschien nog wel belangrijker, hoe pas je het toe binnen je organisatie? Wat stelt de wet over duurzame inzetbaarheid? Wat zijn mijn plichten als werkgever maar ook als werknemer? In dit artikel heeft student Tjerk van der Meij de definitie van duurzame inzetbaarheid beschreven, uitgelegd en toegelicht.

Duurzame inzetbaarheid een rolverdeling
Wanneer men spreekt over de duurzame inzetbaarheid van de werknemers, spreekt men over de toekomst van de medewerker en met name in hoeverre hij in de toekomst zijn kwaliteiten kan behouden om zijn functie later ook uit te kunnen voeren. Daarnaast speelt natuurlijk de werkgever een grote rol, hoofdzakelijk in hoeverre hij mogelijkheden beschikbaar stelt voor de werknemer om duurzaam inzetbaar te zijn. Daarnaast liggen veel mogelijkheden en misschien wel plichten bij de werknemer zelf als we kijken naar lifelong employability. (XPertHR, z.d.)

Duurzame inzetbaarheid en organisatiecultuur
Duurzame inzetbaarheid gaat uit van een organisatiecultuur waarin de werknemer zijn of haar leven lang inzetbaar is zowel op de arbeidsmarkt als binnen een organisatie. Als we kijken naar de toekomst van de medewerker, zijn de volgende aspecten van belang om een werknemer langdurig, vitaal en duurzaam inzetbaar te maken en te houden:

-Een goede gezondheid
-Een productieve medewerker
-Een lange loopbaan voor de medewerker         

Maar hoe houd je de werknemer gezond, productief, geschikt qua competenties en vitaal voor een lange loopbaan?

Drie hoofdfactoren
In 2009 schreef de SER een rapport over de factoren van duurzame inzetbaarheid. De SER sprak over 3 hoofdfactoren van duurzame inzetbaarheid:

Workability: Dit is de mate waarin de medewerker kan voldoen aan de eisen van zijn functie. Niet alleen qua gezondheid, maar ook psychisch en sociaal gezien.
Vitaliteit: Dit is de mate in hoeverre de werknemer doorzettingsvermogen heeft om zijn werk te kunnen uitvoeren. Of terwijl hoe gemotiveerd en vitaal de medewerker is en over de toekomst zal zijn.
Employability: Tot slot is employability (werkvermogen) het vermogen in hoeverre de werknemer inzetbaar is binnen de organisatie. Ook is employability de mate in hoeverre de werknemer inzetbaar is in de toekomst, zowel binnen zijn functie als eventueel buiten zijn functie. (SER, 2009)

Door duurzame inzetbaarheid te definiëren is het een stukje duidelijker geworden wat het inhoudt. Maar het is nog steeds een breed begrip en het is op meerdere manier te interpreteren. Om duurzame inzetbaarheid beter te kunnen begrijpen en er vervolgens op in te kunnen spelen is het van belang om het begrip op te delen in de belangrijkste hoofdfactoren. De hiervoor genoemde drie hoofdfactoren zijn in de volgende alinea’s nader omschreven.

Workability
Dit begrip staat voor het werkvermogen van de werknemer, dit betekent de mate waarin de werknemer zijn werk naar tevredenheid aflevert. Kijkend naar de eisen van de opdrachtgever wordt de workability in relatie gebracht tot hoe de werknemer het werk psychologisch en fysiek gezien levert. Om de duurzame inzetbaarheid te kunnen voorspellen voor de toekomst is workability het meest betrouwbare instrument. Werkgevers investeren graag in de workability van hun medewerkers omdat dit een lange en breed inzetbare werknemer schept. Onder werkvermogen verstaan we dus de fysieke en mentale gezondheid van de medewerker. En het functioneren van de medewerker, zowel sociaal als prestatiegericht.

Vitaliteit
De vitaliteit heeft ook een grote invloed op de duurzame inzetbaarheid. Dit is de levenslust van de medewerker en is voor een groot deel terug te koppelen aan de motivatie. Daarnaast is de vitaliteit ook de staat van gezondheid van de medewerker. Met een oog op de vitaliteit kijken we voornamelijk naar de gezondheid. Voor de werkgever is het van belang om zijn werknemers gezond te houden, denk bijvoorbeeld aan gezond eten of sporten, om een goede en energierijke werksfeer te creëren. Naast de werksfeer is er uiteraard aanzienlijk minder ziekteverzuim binnen organisatie met gezondere medewerkers. Vanzelfsprekend zijn gezonde werknemers daarom productiever en gemotiveerder. Dit zijn allemaal voordelen voor de werkgever. Daarnaast speelt natuurlijk ook de thuissituatie en het sociaal milieu van de werknemer mee in zijn totale vitaliteit. Onder vitaliteit verstaan we:

-Fysieke en psychische gezondheid
-Mate van energie
-Fysieke en psychische belasting
-Motivatie
-Stress
-Werkdruk

Fysieke, lichamelijke en (psycho-) sociale belasting
Fysieke en lichamelijke belastingen zijn in grote lijnen van het zelfde laken een pak. Fysieke belasting doet zich voort uit bijvoorbeeld te vaak te zwaar tillen. Psychosociale belastingen daarentegen doen zich voort uit bijvoorbeeld stress (zowel op het werk als privé). Gezamenlijk zijn deze twee factoren in Nederland de meest voorkomende oorzaak voor ziekteverzuim. Het is daarom ook heel belangrijk voor een werkgever om met deze 2 belastingoorzaken rekening te houden. Werknemers die dagelijks zwaar tillen, werken met zwaar materieel of regelmatig met andere fysiek zware werkzaamheden aan de slag zijn, krijgen (vaak) op latere leeftijd fysieke krachten waardoor de duurzame inzetbaarheid gering is. Hiervoor ligt de verantwoordelijkheid vaak bij de managers of leidinggevenden om de werknemer goed te informeren en de belastingen zo klein mogelijk te houden. Tot slot bestaat er ook fysiek onder belasting dit ontstaat vaak bij werknemers die te lang (vaak verkeerd) zitten.

Aandachtspunten bij arbeidsovereenkomsten

In Nederland worden dagelijks arbeidsovereenkomsten gesloten tussen werkgevers en werknemers. Voorafgaand aan het daadwerkelijk sluiten van een arbeidsovereenkomst wordt vaak eerst een zoektocht uitgevoerd naar een geschikte kandidaat. Dit wordt ook wel een wervingsprocedure genoemd en kan worden uitgevoerd door de werkgever zelf, een headhuntersbureau, een werving en selectiebureau of een uitzendbureau. Welke constructie het bedrijf ook kiest uiteindelijk is het de bedoeling dat de juiste kandidaat wordt geselecteerd voor de functie. Als dat gedaan is kan een arbeidsovereenkomst met de werknemer worden aangegaan. In onderstaande alinea’s heeft Tjerk van der Meij in het kort uitgelegd welke aspecten aan de orde komen bij het sluiten van een arbeidsovereenkomst.

Het sluiten van arbeidsovereenkomsten
Een bedrijf zal na een periode van werving en selectie als het goed is de juiste kandidaat hebben gevonden. Althans in ieder geval een kandidaat die geschikt genoeg is om de functie van de vacature te bekleden. Na het opstellen van de arbeidsovereenkomst kan de werknemer starten met zijn of haar werkzaamheden. Het opstellen van de arbeidsovereenkomst is de laatste stap in het aan nemen van de nieuwe werknemer.

Voorafgaand aan het opstellen van de arbeidsovereenkomst vindt een arbeidsvoorwaarden gesprek plaats waarin onder andere het salaris, vakantie dagen, werkuren en andere arbeidsvoorwaarden worden besproken. Na afloop van dit gesprek staat zwart op wit dat de werknemer arbeid verricht in ruil voor een bepaald loon. In de arbeidsovereenkomst wordt de werknemer verplicht gesteld aan arbeid die hij of zij zelf moet doen. Bij een arbeidsovereenkomst is het dus een vereiste dat de werknemer zijn werk niet mag laten doen door een andere persoon. Als dat het geval is zal er sprake zijn van een opdrachtovereenkomst of een aannemersovereenkomst.

De andere partij, de werkgever, wordt verplicht gesteld om loon te geven in ruil voor deze arbeid. Een derde vereiste of voorwaarde van een arbeidsovereenkomst is dat er sprake moet zijn in de arbeidsovereenkomst van een gezagsverhouding. Dus een verhouding waarin de werkgever boven de werknemer staat, waarin de werknemer verplicht is de opdrachten van de werkgever uit te voeren indien dit redelijkerwijs van de werknemer kan worden verwacht. Uiteindelijk bestaat de overeenkomst uit de onderwerpen die zijn besproken in het arbeidsvoorwaardengesprek.

Gegevensbeheer en wetgeving
Er zijn een aantal regels en wetten voor de werkgever als het op arbeidsovereenkomsten aankomt. Waar onder ander in staat dat de werkgever de arbeidsovereenkomst opslaat in zijn gegevensbeheer. Andere regels met betrekking tot de arbeidsovereenkomsten zijn wettelijk bepaald. Voornamelijk in het burgerlijk wetboek is veel vastgelegd over de proeftijd, vakantie en zaken met betrekking tot de CAO. Andere geregelde zaken zijn de wet minimumloon en vakantiebijslag, wet gelijke behandeling en buitengewoon besluit arbeidsverhoudingen, waarin voornamelijk wordt gesproken over de regels van ontslag.  Van de werkgever wordt vereist een aantal gegevens duidelijk in de overeenkomst op te nemen, bijvoorbeeld: de arbeidsduur, de cao, eventuele proeftijd, de functie van de werknemer, datum waarop werknemer begint, enz.

Vacatures opstellen en vacaturevervulling

Het invullen van vacatures is een belangrijke rol voor de personeelsfunctionaris en medewerker personeelszaken. Uiteraard zal deze functionaris goed moeten weten wat er van de sollicitant of toekomstig werknemer verwacht wordt. Daarom wordt eerst een functieanalyse gedaan en vervolgens een functiebeschrijving. Ook een functiewaardering is een belangrijk aspect waarmee de taken en verantwoordelijkheden worden voorzien van een (financiële) waardering. Tjerk van der Meij heeft tijdens zijn opleiding HBO personeel en organisatie de volgende informatie geschreven over het opstellen van een vacature en de manieren waarop geschikte kandidaten voor een vacature kunnen worden gezocht. De tekst is geschreven als een advies aan een (toekomstig) personeelsfunctionaris.

Opstellen vacature
Om te beginnen met het opstellen van een vacature zal je jezelf eerst goed moeten oriënteren op welk type kandidaat je zoekt, je hoopt natuurlijk iemand te kunnen vinden met juiste competenties die prima geschikt is voor je vacature. De doelgroep moet goed ik kaart worden gebracht. Daarvoor is een goed wervings- en selectieproces vereist. Je houdt je eerst bezig met het kijken naar waar je de potentieel geschikte kandidaten kunt vinden en waar je ze kunt aanspreken en bereiken met je boodschap oftewel de vacature. Een manier die we tegenwoordig vaak zien is het online vacatures plaatsen op de websites van bedrijven op ob jobboards die meerdere vacatures plaatsen van verschillende bedrijven.

Voor de vacature heb je een goede functiebeschrijving en competentiebeschrijving nodig. Daarin staan de functie-inhoud en de vereiste competenties. Deze geven een duidelijk beeld aan de lezer van de vacature. In een vacature moet duidelijkheid worden geboden aan iedereen die de vacature leest. Hoe duidelijker het bedrijf in de vacature laat zien waar ze naar op zoek zijn hoe beter een lezer kan beoordelen of de vacature voor hem of haar geschikt is of niet.

Je zet in de vacature duidelijk voor welk bedrijf de vacature is, hoe de werksfeer is, een duidelijk functienaam met beschrijving, eventuele vereisten, de sollicitatie procedure en de bedrijfsgegevens. Niet alleen een regulier bedrijf zet deze informatie in een vacature ook een uitzendbureau, een recruitmentorganisatie of een jobhunter zet vaak een duidelijke beschrijving neer over de opdrachtgever. Niet altijd wordt daarbij de naam van de opdrachtgever expliciet genoemd. In ieder geval bestaat een vacature bij een regulier bedrijf over de volgende punten:

  • Duidelijk omschrijving van wie je bent als bedrijf. Hierbij kan het marktsegment worden benoemd
  • Duidelijkheid over de functie, de functie-inhoud.
  • Locatie van de functie.
  • Het aantal uren (fulltime of parttime).
  • Het salaris.
  • Het type dienstverband (vast contract, jaarcontract werk op uitzendbasis).
  • Secundaire arbeidsvoorwaarden.
  • Vereiste opleidingen.
  • Vereiste werkervaring.
  • Vereiste competenties.

Daarnaast zijn er nog algemene aspecten waarmee rekening moet worden gehouden:

  • Een zakelijke uitstraling.
  • Alleen zaken noemen in de vacature die een bedrijf waar kan maken.
  • De lezer aantrekken tot de tekst.
  • Een persoonlijke aanspraak tot de lezer.
  • Zorg dat de vacature bij het betreffende medium past.
  • Een achteraf-analyse over de respons.

Belangrijk bij een vacature schrijven is dat je de doelgroep aanspreekt en creatief bent, zodat je er uitspringt voor de werkzoekenden. Nu begin je uit te zoeken welke wervingsmethode je gaat gebruiken. Tegenwoordig kun je kiezen uit vele media, zoals kranten, internet, TV- of radioreclame, etc. Als je je vacature heb geplaatst, op welk medium dan ook, krijg je hopelijk je eerste reacties op de vacature. Je bepaald nu je doel om de meest geschikt werknemer te vinden.

Intern en extern kandidaten werven
Als je de vacature hebt opgesteld zal de zoektocht naar een geschikte kandidaat beginnen. Je kunt kiezen uit twee mogelijkheden, zowel als intern als extern kun je kandidaten proberen te werven. Met intern werven maak je binnen je eigen organisatie je medewerkers meer gemotiveerd doordat ze kunnen solliciteren op een misschien wel betere baan binnen de organisatie. Daardoor kunnen de kandidaten doorgroeien en kunnen loopbaanperspectieven realiteit worden.

Ook is de kandidaat vaak al enkele jaren binnen je bedrijf. Een nadelig gevolg van interne werving kan zijn dat de mensen juist gedemotiveerd kunnen raken doordat de één wel wordt aangenomen voor een andere baan en de andere werknemers niet. Als je gaat voor externe werving heb je ook te maken met voor- en nadelen. Een voordeel kan zijn dat je een nieuwe frisse blik van buitenaf in je organisatie krijgt. Een van nadelen zou kunnen zijn dat de werknemer toch niet over de ervaring die binnen je organisatie nodig is beschikt.

Functiebeschrijving en functieanalyse

Functiebeschrijving en functieanalyse zijn worden die gebruikt worden binnen human resource management (HRM) oftewel personeel en organisatie. In onderstaande tekst heeft schrijver en student Personeel & Organisatie Tjerk van der Meij kort uitgelegd wat met deze begrippen wordt bedoelt en hoe ze als instrumenten kunnen worden gebruikt binnen een personeelsbeleid van een organisatie. Hij heeft deze uitleg voor zijn HBO opleiding geschreven en schrijft vanuit een adviserend perspectief richting een personeelsfunctionaris. De tips die hij benoemd kunnen wellicht gebruikt worden door personeelsfunctionarissen en P&O’ers die de website van technisch werken bezoeken voor informatie over human resource management.

Wat is een functieanalyse?
Met een functieanalyse leg je al je taken binnen je organisatie vast. Je analyseert ze dan op wat de werkzaamheden zijn, ook kijk je naar de competenties die er voor nodig zijn. Om alles in kaart te brengen ben je veel aan het interacteren met de werknemers. Om een duidelijk beeld te schetsen zijn een aantal methoden erg handig. Ten eerste is het een goed idee om de medewerkers een dagboek bij te laten houden, zodat je heel specifiek weet wat er elke dag gebeurt en wat er voor nodig is om de functie te vervullen. Een andere veel gebruikte methode is bijvoorbeeld het interviewen van je werknemers.
Als je je functie analyse goed hebt uitgevoerd kun je beginnen aan het opstellen van een functie beschrijving.

Wat is een functiebeschrijving?
In een functiebeschrijving staat tot in de details over wat de functie is. Naast de specificaties van de functie staat er ook in wat de competenties zijn die nodig zijn om deze functie goed te kunnen vervullen. Om een functiebeschrijving goed te kunnen opstellen moet je ten eerste een duidelijke naam geven van de functie, daarna kun je er dieper op in gaan. Vervolgens ga je kijken naar het doel van de functie en waarvoor de functie dient. Om dieper op je beschrijving in te gaan kijk je naar een aantal elementen zoals, hoe de functie in de organisatie structuur ligt. Je loopt het complete organogram na van je bedrijf en zoekt uit aan wie de werknemer binnen deze functie rapporteert en aan wie hij zich verantwoordt. Na deze stap maak je op wat nou de daadwerkelijke werkzaamheden zijn binnen deze functie. Je probeert hierdoor een duidelijk beeld te schetsen van hoe een dag binnen deze functie er in grote lijnen uitziet.

Waarvoor gebruikt je een functiebeschrijving?
Een functiebeschrijving is iets wat je uiteraard gebruikt bij het vullen van je openstaande vacatures, maar ook bij functioneringsgesprekken komt een functiebeschrijving om de hoek kijken. Je gaat dan vooral kijken naar hoe de functie in de toekomst zal veranderen en hoe de werknemer zijn best doet om met deze veranderingen mee te gaan. Anderzijds kun je een functiebeschrijving bij een functioneringsgesprek ook gebruiken of de werknemer de beschrijving wel goed naleeft en of hij er geschikt voor is en blijft.

Verschil tussen lijnfuncties en staffuncties

Lijnfuncties en staffuncties verschillen van elkaar in een organogram of een organisatiestructuur. Het grote verschil tussen functies “ in de lijn” en functies in de staf zit in de aansturing van deze functies. Lijnfuncties bevinden zich in een duidelijke hiërarchische lijn die men van de laagste uitvoerende functie tot aan de top van de organisatie kan doortrekken. De laagste uitvoerende functies staan daarbij in een organogram onderaan terwijl helemaal bovenin de organogram de top staat. De top kan bijvoorbeeld een directeur zijn en helemaal onderaan de organogram kan bijvoorbeeld een productiekracht staan. Daartussen zitten verschillende andere lijnfuncties die elke een takenpakket hebben en bepaalde verantwoordelijkheden dragen. Tussen de uitvoerende werkvloer binnen het bedrijf en de top zitten vaak verschillende leidinggevende lagen.

Staffuncties
Staffuncties vallen echter niet binnen de hiervoor genoemde lijn. In plaats daarvan zijn staffuncties ondergebracht in stafafdelingen die gezamenlijk ook wel de staf worden genoemd. Staffunctionarissen zijn meestal specialisten die met een bepaalde expertise de organisatie kunnen ondersteunen. Vaak hebben stafafdelingen of stafmedewerkers geen bevoegdheid om te beslissen. Managers en andere functionarissen in de lijn hebben deze bevoegdheid wel. Deze managers en leidinggevenden worden echter vaak door de staf bijgestaan met raad en advies. Veel managers hebben daardoor een ‘korte lijn’ met de stafafdelingen.

Stafafdelingen
In grote organisaties zijn vaak verschillende stafafdelingen ondergebracht. De medewerkers op deze stafafdelingen hebben vaak hun eigen taakgebied of expertises. Zo kan er bijvoorbeeld in een technisch bedrijf een stafafdeling zijn die zich richt op Onderzoek en Ontwikkeling of Research en Development. Daarnaast zijn er afdelingen zoals kwaliteit, marketing en public relations die ook in speciale stafafdelingen kunnen zijn ondergebracht. Elk van deze afdelingen heeft een eigen specialisatie die een nuttige aanvulling kan vormen in de besluitvorming van de lijnmanager. Lijnmanagers hebben namelijk niet van alle facetten van de bedrijfsvoering evenveel kennis daarom zijn staffunctionarissen ook kennisdragers.

Wat zit er in een personeelsdossier?

Een personeelsdossier wordt door een werkgever of een staffunctionaris, zoals een personeelsfunctionaris, aangelegd. Dit dossier bevat verschillende gegevens van een bepaald personeelslid die bij een bedrijf in dienst is. een bedrijf houdt in een personeelsdossier bij hoe de desbetreffende werknemer functioneert en of er bepaalde verbeterpunten zijn.

Personeelsdossier is belangrijk
In een personeelsdossier komen veel gegevens samen. Omdat alle belangrijke gegevens over een medewerker in het personeelsdossier  zijn gebundeld is het een belangrijk dossier. Een werkgever zorgt er als het goed is voor dat met het samenstellen van het dossier wordt begonnen zodra men besloten heeft om een bepaalde werknemer in dienst te nemen.

Door tijdig een personeelsdossier aan te leggen kunnen bedrijven een goede basis leggen. Er zijn namelijk verschillende externe instanties zoals bijvoorbeeld de belastingdienst die graag bepaalde gegevens willen weten van personeelsleden. Bij het aanvragen van ontslag wil bijvoorbeeld het UWV weten wat de reden van ontslag is en welke acties een werkgever heeft ondernomen om de werknemer zijn of haar gedrag te verbeteren. Het is daarom belangrijk dat het dossier goed op orde is. zelfs als een werknemer al uit dienst is getreden kan een werkgever van externe instanties vragen krijgen. Daarom moeten personeelsdossiers op orde worden gehouden en een aantal jaren worden bewaard.

Waaruit bestaat een personeelsdossier?
Een personeelsdossier bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Persoonlijke gegevens (stamkaart).
  • Kopie van identiteitsbewijs  (paspoort of id-kaart).
  • Sofinummer/ burgerservicenummer (BSN).
  • Sollicitatiebrief, CV en motivatie.
  • Kopieën van diploma’s en certificaten.
  • NAW gegevens: naam, adres, woonplaats en telefoonnummer(s), geboortedatum, geboorteplaats en huwelijkse staat.
  • Bank- of gironummer
  • Werkvergunning als het een buitenlandse medewerker betreft die een werkvergunning nodig heeft.
  • Rechtspositie.
  • Arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde en ondertekende afspraken.
  • Ondertekend huishoudelijk reglement indien van toepassing
  • Functieomschrijving van de functie waarin de werknemer werkzaam is.
  • Promotie in het geval de werknemer is doorgegroeid.
  • Verslagen van beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken.
  • Afspraken over opleidingen en gevolgde opleidingen.
  • Berispingen, boetes, waarschuwingen.
  • Loopbaanontwikkeling zoals de doorstroom (zowel horizontale als verticale doorstroom).
  • Een gedeelte voor diversen waarin overige gegevens kunnen worden opgeslagen zoals speciale prestaties en beloningen.

Wat is een functieprofiel en wat staat in een functieprofiel?

Functieprofielen zijn documenten waarin het takenpakket van een medewerker of een functie eenduidig is beschreven. In functieprofielen staan echter niet alleen de taken van werknemers die de desbetreffende functie uitoefenen, het document bevat ook een omschrijving van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden die iemand draagt.

Vacaturetekst
In tegenstelling tot een vacaturetekst is een functieprofiel omvangrijker. Over het algemeen plaatst men in een vacaturetekst een samenvatting van het functieprofiel. Bij sommige bedrijven is het mogelijk dat sollicitanten desgevraagd een functieprofiel kunnen ontvangen zodat zij zich nog beter op de sollicitatieprocedure kunnen voorbereiden. Tijdens sollicitatiegesprekken kan een functieprofiel en een vacaturetekst worden gebruikt ter ondersteuning van het gesprek.

Wie maakt of schrijft het functieprofiel?
De lijnmanager of verantwoordelijke manager schrijft het functieprofiel meestal. Het is echter ook goed mogelijk dat een medewerker van personeelszaken een functieprofiel in samenwerking met de leidinggevende opstelt. De leidinggevende weet over het algemeen wat er van het personeel verwacht wordt en de personeelsfunctionaris heeft als het goed is ervaring met het opstellen van functieprofielen. In een functieprofiel komen een aantal aspecten van de functie aan bod. Deze aspecten moeten duidelijk worden omschreven zodat een lezer begrijpt wat men van iemand kan verwachten die een dergelijke functie uitoefent.

Wat staat er in een functieprofiel?
Functieprofielen zijn er in verschillende vormen. Tegenwoordig worden veel functieprofielen digitaal opgeslagen door bedrijven. Hierdoor kunnen eenvoudig wijzigingen worden aangebracht. Door de ontwikkelingen binnen en buiten bedrijven kunnen de eisen aan medewerkers veranderen. Daarom is een functieprofiel niet een statisch document. Het is een dynamisch document dat, als het goed is, regelmatig wordt gecontroleerd op volledigheid en juistheid. Werknemers zullen zich in de kenniseconomie voortdurend moeten blijven ontwikkelen. Ze krijgen te maken met nieuwe gereedschappen, productieprocessen en veranderingen in de wet en regelgeving. Bovendien kunnen bedrijven ook hun organisatie herindelen en functies samenvoegen. Een functieprofiel maakt duidelijk wat van werknemers in díe functie wordt verwacht.

In een functieprofiel staan de volgende onderdelen:

  • De taken die uitgevoerd dienen te worden.
  • De bevoegdheden en verantwoordelijkheden die men draagt.
  • De positie van de functie binnen de organisatie.
  • Het aantal uren dat iemand werkt (fulltime/ parttime).
  • De arbeidsvoorwaarden.
  • De opleidingseisen waaraan iemand moet voldoen.
  • Minimale werkervaring meestal aangegeven in jaren.
  • De vereiste competenties. Dit zijn de kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten.
  • Motivatie en persoonskenmerken.
  • Salarisschaal.