Vacatures opstellen en vacaturevervulling

Het invullen van vacatures is een belangrijke rol voor de personeelsfunctionaris en medewerker personeelszaken. Uiteraard zal deze functionaris goed moeten weten wat er van de sollicitant of toekomstig werknemer verwacht wordt. Daarom wordt eerst een functieanalyse gedaan en vervolgens een functiebeschrijving. Ook een functiewaardering is een belangrijk aspect waarmee de taken en verantwoordelijkheden worden voorzien van een (financiële) waardering. Tjerk van der Meij heeft tijdens zijn opleiding HBO personeel en organisatie de volgende informatie geschreven over het opstellen van een vacature en de manieren waarop geschikte kandidaten voor een vacature kunnen worden gezocht. De tekst is geschreven als een advies aan een (toekomstig) personeelsfunctionaris.

Opstellen vacature
Om te beginnen met het opstellen van een vacature zal je jezelf eerst goed moeten oriënteren op welk type kandidaat je zoekt, je hoopt natuurlijk iemand te kunnen vinden met juiste competenties die prima geschikt is voor je vacature. De doelgroep moet goed ik kaart worden gebracht. Daarvoor is een goed wervings- en selectieproces vereist. Je houdt je eerst bezig met het kijken naar waar je de potentieel geschikte kandidaten kunt vinden en waar je ze kunt aanspreken en bereiken met je boodschap oftewel de vacature. Een manier die we tegenwoordig vaak zien is het online vacatures plaatsen op de websites van bedrijven op ob jobboards die meerdere vacatures plaatsen van verschillende bedrijven.

Voor de vacature heb je een goede functiebeschrijving en competentiebeschrijving nodig. Daarin staan de functie-inhoud en de vereiste competenties. Deze geven een duidelijk beeld aan de lezer van de vacature. In een vacature moet duidelijkheid worden geboden aan iedereen die de vacature leest. Hoe duidelijker het bedrijf in de vacature laat zien waar ze naar op zoek zijn hoe beter een lezer kan beoordelen of de vacature voor hem of haar geschikt is of niet.

Je zet in de vacature duidelijk voor welk bedrijf de vacature is, hoe de werksfeer is, een duidelijk functienaam met beschrijving, eventuele vereisten, de sollicitatie procedure en de bedrijfsgegevens. Niet alleen een regulier bedrijf zet deze informatie in een vacature ook een uitzendbureau, een recruitmentorganisatie of een jobhunter zet vaak een duidelijke beschrijving neer over de opdrachtgever. Niet altijd wordt daarbij de naam van de opdrachtgever expliciet genoemd. In ieder geval bestaat een vacature bij een regulier bedrijf over de volgende punten:

  • Duidelijk omschrijving van wie je bent als bedrijf. Hierbij kan het marktsegment worden benoemd
  • Duidelijkheid over de functie, de functie-inhoud.
  • Locatie van de functie.
  • Het aantal uren (fulltime of parttime).
  • Het salaris.
  • Het type dienstverband (vast contract, jaarcontract werk op uitzendbasis).
  • Secundaire arbeidsvoorwaarden.
  • Vereiste opleidingen.
  • Vereiste werkervaring.
  • Vereiste competenties.

Daarnaast zijn er nog algemene aspecten waarmee rekening moet worden gehouden:

  • Een zakelijke uitstraling.
  • Alleen zaken noemen in de vacature die een bedrijf waar kan maken.
  • De lezer aantrekken tot de tekst.
  • Een persoonlijke aanspraak tot de lezer.
  • Zorg dat de vacature bij het betreffende medium past.
  • Een achteraf-analyse over de respons.

Belangrijk bij een vacature schrijven is dat je de doelgroep aanspreekt en creatief bent, zodat je er uitspringt voor de werkzoekenden. Nu begin je uit te zoeken welke wervingsmethode je gaat gebruiken. Tegenwoordig kun je kiezen uit vele media, zoals kranten, internet, TV- of radioreclame, etc. Als je je vacature heb geplaatst, op welk medium dan ook, krijg je hopelijk je eerste reacties op de vacature. Je bepaald nu je doel om de meest geschikt werknemer te vinden.

Intern en extern kandidaten werven
Als je de vacature hebt opgesteld zal de zoektocht naar een geschikte kandidaat beginnen. Je kunt kiezen uit twee mogelijkheden, zowel als intern als extern kun je kandidaten proberen te werven. Met intern werven maak je binnen je eigen organisatie je medewerkers meer gemotiveerd doordat ze kunnen solliciteren op een misschien wel betere baan binnen de organisatie. Daardoor kunnen de kandidaten doorgroeien en kunnen loopbaanperspectieven realiteit worden.

Ook is de kandidaat vaak al enkele jaren binnen je bedrijf. Een nadelig gevolg van interne werving kan zijn dat de mensen juist gedemotiveerd kunnen raken doordat de één wel wordt aangenomen voor een andere baan en de andere werknemers niet. Als je gaat voor externe werving heb je ook te maken met voor- en nadelen. Een voordeel kan zijn dat je een nieuwe frisse blik van buitenaf in je organisatie krijgt. Een van nadelen zou kunnen zijn dat de werknemer toch niet over de ervaring die binnen je organisatie nodig is beschikt.

Functiebeschrijving en functieanalyse

Functiebeschrijving en functieanalyse zijn worden die gebruikt worden binnen human resource management (HRM) oftewel personeel en organisatie. In onderstaande tekst heeft schrijver en student Personeel & Organisatie Tjerk van der Meij kort uitgelegd wat met deze begrippen wordt bedoelt en hoe ze als instrumenten kunnen worden gebruikt binnen een personeelsbeleid van een organisatie. Hij heeft deze uitleg voor zijn HBO opleiding geschreven en schrijft vanuit een adviserend perspectief richting een personeelsfunctionaris. De tips die hij benoemd kunnen wellicht gebruikt worden door personeelsfunctionarissen en P&O’ers die de website van technisch werken bezoeken voor informatie over human resource management.

Wat is een functieanalyse?
Met een functieanalyse leg je al je taken binnen je organisatie vast. Je analyseert ze dan op wat de werkzaamheden zijn, ook kijk je naar de competenties die er voor nodig zijn. Om alles in kaart te brengen ben je veel aan het interacteren met de werknemers. Om een duidelijk beeld te schetsen zijn een aantal methoden erg handig. Ten eerste is het een goed idee om de medewerkers een dagboek bij te laten houden, zodat je heel specifiek weet wat er elke dag gebeurt en wat er voor nodig is om de functie te vervullen. Een andere veel gebruikte methode is bijvoorbeeld het interviewen van je werknemers.
Als je je functie analyse goed hebt uitgevoerd kun je beginnen aan het opstellen van een functie beschrijving.

Wat is een functiebeschrijving?
In een functiebeschrijving staat tot in de details over wat de functie is. Naast de specificaties van de functie staat er ook in wat de competenties zijn die nodig zijn om deze functie goed te kunnen vervullen. Om een functiebeschrijving goed te kunnen opstellen moet je ten eerste een duidelijke naam geven van de functie, daarna kun je er dieper op in gaan. Vervolgens ga je kijken naar het doel van de functie en waarvoor de functie dient. Om dieper op je beschrijving in te gaan kijk je naar een aantal elementen zoals, hoe de functie in de organisatie structuur ligt. Je loopt het complete organogram na van je bedrijf en zoekt uit aan wie de werknemer binnen deze functie rapporteert en aan wie hij zich verantwoordt. Na deze stap maak je op wat nou de daadwerkelijke werkzaamheden zijn binnen deze functie. Je probeert hierdoor een duidelijk beeld te schetsen van hoe een dag binnen deze functie er in grote lijnen uitziet.

Waarvoor gebruikt je een functiebeschrijving?
Een functiebeschrijving is iets wat je uiteraard gebruikt bij het vullen van je openstaande vacatures, maar ook bij functioneringsgesprekken komt een functiebeschrijving om de hoek kijken. Je gaat dan vooral kijken naar hoe de functie in de toekomst zal veranderen en hoe de werknemer zijn best doet om met deze veranderingen mee te gaan. Anderzijds kun je een functiebeschrijving bij een functioneringsgesprek ook gebruiken of de werknemer de beschrijving wel goed naleeft en of hij er geschikt voor is en blijft.

Wat willen recruiters horen in sollicitatiegesprekken?

Sollicitatiegesprekken horen bij het sollicitatieproces, je kunt er bijna niet omheen als je zoekt naar werk. Toch is het voeren van sollicitatiegesprekken voor veel werkzoekenden iets dat ze spannend kunnen vinden of zelfs iets waar ze tegenop kunnen zien. Het komt daarom in de praktijk vaak voor dat een sollicitant zenuwachtig is voor een sollicitatiegesprek. Vaak is de zenuwachtigheid van de sollicitant gekoppeld aan het belang en de interesse die de sollicitant heeft bij de vacature. Als de vacature voor hem of haar een langverwachte droombaan is dan zal de sollicitant er alles aan doen om zich zo goed mogelijk voor te bereiden. Een goed sollicitatiegesprek is daarbij van groot belang.

Zorgvuldig omgaan met een sollicitatiegesprek
Een sollicitatiegesprek is een belangrijke kans om jezelf te bewijzen en je cv toe te lichten. Toch is er altijd een kans dat de baan naar een andere sollicitant gaat. Dit kan een sollicitant zijn die een beter cv heeft of iemand die een beter sollicitatiegesprek voert. Het cv is natuurlijk een belangrijk onderdeel van de selectiecriteria van een bedrijf. Als je gaat solliciteren kun je weinig aan je cv veranderen behalve een nette lay-out en een duidelijke omschrijving van je werkervaring, opleidingen, competenties en relevante hobby’s en vrijetijdsbesteding. Het cv is echter wel mede een aanleiding geweest om een kandidaat uit te nodigen voor een gesprek. Het voeren van een goed sollicitatiegesprek is daarom van groot belang omdat dit er voor kan zorgen dat een bedrijf een nog betere indruk krijgt van de kandidaat of sollicitant.

Sollicitatiegesprek doorslaggevend
Het gesprek zal in de praktijk vaak van doorslaggevend belang zijn hoewel er soms ook assessments worden gehouden en rollenspellen om karakters en competenties van de sollicitant te testen. Desalniettemin zal een sollicitant een goed sollicitatiegesprek moeten voeren met een recruiter, leidinggevende of medewerker personeelszaken. Hieronder staan een aantal aspecten die een recruiter graag wil horen van een sollicitant tijdens een sollicitatiegesprek. Deze vragen kunnen je eventueel helpen bij een goede voorbereiding op dit gesprek.

Tip 1. Draag kleding die past bij het bedrijf waar je solliciteert
Het kiezen van de juiste kleding hoort bij een goede voorbereiding op het gesprek. Kleding verteld veel over een persoon en veel recruiters letten daar op. Als je naar een uitvoerende technische functie solliciteert en je draagt je trouwpak die je vlak voor het gesprek even hebt afgestoft dan zal je merken dat je jezelf niet prettig voelt en ook de recruiter zal dat opmerken. De kleding moet passen bij de bedrijfscultuur. Meestal is nette vrijetijdskleding geschikt genoeg. Er worden bijna geen sollicitatiegesprekken gevoerd waarbij zowel de recruiter als de sollicitant in een driedelig pak gekleed zijn. Het is overigens belangrijk dat je jezelf prettig voelt in de kleding die je draagt naar een sollicitatiegesprek. Zorg er bovendien voor dat de kleding netjes en schoon is. Uiterlijke verzorging zegt niet alleen wat over het karakter van de persoon, het zegt ook wat over de motivatie van de sollicitant. Een sollicitant die graag goed voorbereid op gesprek gaat zal ook aandacht besteden aan zijn of haar uiterlijk.


Tip 2: vertel over wat je geleerd hebt op school en tijdens je werk
Ieder mens ontwikkeld zich in zijn of haar leven. Dit gebeurd op school maar ook op het werk. Daarnaast ontwikkeld men zich ook privé. Het is belangrijk dat een recruiter een goed beeld kan vormen over de ontwikkeling die jij als mogelijk nieuwe werknemer hebt doorgemaakt. Uiteraard moeten daarbij relevante aspecten worden genoemd. Als je gaat solliciteren op een vacature voor een automonteur dan is het bijvoorbeeld relevant om de opleidingen te benoemen waarin je wat geleerd hebt in de autotechniek. Ook de werkervaring die je op dit gebied hebt opgedaan is relevant om te benoemen. Dat spreekt natuurlijk voor zich. Veel mensen vergeten echter diep in te gaan op bijzondere aspecten van de werkervaring en ervaring op de opleiding(en). Zo is het verstandig om te benoemen waarin jij uitblonk, kortom waar je bovenmatig goed in was en bent. Zijn er bijzondere projecten geweest of heb je ergens veel complimenten over gekregen? Dit zijn allemaal aspecten die een recruiter graag wil horen tijdens een sollicitatiegesprek.

TIP3: vertel wat over je hobby’s en vrijetijdsbesteding
Als het goed is heeft de recruiter voordat hij of zij je voor het sollicitatiegesprek heeft uitgenodigd goed je cv en je motivatie of sollicitatiebrief doorgelezen. Er is daardoor een basisbeeld ontstaan van de sollicitant. Tijdens het sollicitatiegesprek kun je echter dit beeld benadrukken, bijsturen of geheel teniet doen. Dit ligt in belangrijke mate over welke indruk je wekt op de recruiter. Door over je relevante hobby’s te vertellen kun je een positieve indruk wekken bij de recruiter. Als je bijvoorbeeld in je vrije tijd veel bezig bent met werkzaamheden en hobby’s die relevant zijn voor de sector of het bedrijf waarin je wilt werken dan is dat zeker het vermelden waard.

Daarbij kun je heel breed denken. Als je bijvoorbeeld solliciteert bij een degelijk traditioneel bedrijf dan is het nuttig te benoemen dat je een gezin hebt waar je veel tijd mee doorbrengt en dat je bepaalde traditionele normen en waarden hebt. Bedrijven die ondernemende en avontuurlijk ingestelde werknemers zoeken hebben minder belang bij deze informatie en horen liever welke activiteiten de sollicitant allemaal onderneemt in zijn of haar vrije tijd. Al deze aspecten zijn verbonden met de bedrijfscultuur. Het is belangrijk dat je als sollicitant bij de bedrijfscultuur past van de onderneming waar je solliciteert. Niet alleen voor jezelf is dat belangrijk, ook voor het bedrijf. Daarom zal een recruiter jou op dit gebied ook vragen stellen en aandachtig luisteren naar je antwoorden. Het is goed dat je van te voeren duidelijke antwoorden gaat bedenken hierop.

Tip 4: vertel wat je al weet over het bedrijf
Als sollicitant wil je graag gewaardeerd worden je wil niet het gevoel hebben dat je één van de vele sollicitanten bent. In plaats daarvan hoop je dat het bedrijf speciaal voor jou heeft gekozen. De meeste mensen vinden het prettig om bijzonder gevonden te worden. Voor bedrijven is dat ook zo. Bedrijven willen graag serieuze sollicitanten ontvangen voor een sollicitatiegesprek. Een serieuze interesse kan blijken uit de kennis die je al hebt ingewonnen over het bedrijf. Als je veel weet te vertellen over het bedrijf heeft de recruiter op zijn minst de indruk dat je jezelf goed hebt voorbereid. Deze voorbereiding kun je overigens heel professioneel aanpakken door niet alleen de feiten over de organisatie te leren (zoals omvang, marktbewerking, diensten, producten) maar ook een duidelijke mening te vormen. Wat vindt je van de producten en diensten van het bedrijf? Wat is je indruk van het bedrijf? Wat hoorde je laatst in het nieuws over het bedrijf? Wat deed dit met jou? Dat zijn allemaal vragen die je jezelf kunt stellen als je een goede voorbereiding wilt doen op dit gebied. Deze vragen kunnen overigens ook heel goed door de recruiter zelf worden gesteld in het sollicitatiegesprek.

Tip 5: vraag doorgroeimogelijkheden en toekomstperspectieven in het bedrijf
Voor sommige functies is het van belang dat je weet wat je toekomstperspectieven en doorgroeimogelijkheden zijn binnen het bedrijf. Dit is niet altijd het geval omdat er bijvoorbeeld ook staffuncties zijn waarbij de doorgroeimogelijkheden beperkt zullen zijn. Het vragen naar doorgroeimogelijkheden is echter wel nuttig bij bedrijven die heel sterk gericht zijn op de ontwikkeling van hun eigen personeel. Door interesse te tonen in doorgroeimogelijkheden maak je aan de recruiter duidelijk dat je jezelf verder wilt ontwikkelen. Door een goede ontwikkeling door te maken kun je jouw meerwaarde voor het bedrijf vergroten. Veel recuiters hebben daarom interesse in kandidaten die willen doorgroeien.

Tip: 6 geeft voorbeelden uit het verleden
Tijdens een sollicitatiegesprek kun je natuurlijk veel vertellen over jezelf. Je kunt al je goede eigenschappen opnoemen en een recruiter moet maar geloven dat jij de waarheid spreekt. Dat klinkt natuurlijk als een mooi uitgangspunt maar een recuiter is natuurlijk niet gek. Hij of zij zal duidelijk om ‘bewijzen’ vragen. Dit houdt in dat de recruiter van jou wil horen waar je jouw kwaliteiten hebt getoond en wat daarvan het resultaat is geweest. Dit zijn allemaal aspecten die ondersteund kunnen worden met resultaten en situaties uit het verleden.

Dit kunnen resultanten en situaties op school zijn geweest maar ook in functies of in de privé-omgeving. In sommige gevallen kan een recruiter vragen om een referentie. Het inwinnen van een referentie is over het algemeen een controlemiddel waarmee de recruiter gaat controleren of het beeld dat de sollicitant over zichzelf geeft klopt met de praktijk. Weer daarom altijd realistisch als je een beeld over jezelf afgeeft. Het benoemen van fouten is overigens niet verkeerd zolang je maar aangeeft wat je er van hebt geleerd. Zelfreflectie is van groot belang als je jouw kwaliteiten gaat benoemen.

Wat is de staf van een organisatie?

De staf van een organisatie is een verzameling van functies en afdelingen die de directie of het bedrijf ondersteunen en adviseren op het gebied van diverse specialismen. De staf van een organisatie bestaat vaak uit meerdere stafafdelingen. Elke stafafdeling heeft een eigen specialisatie. Zo kan de afdeling Human Resource of Personeel en Organisatie (P&O) een stafafdeling vormen van een organisatie. Andere vormen van stafafdelingen zijn Onderzoek & Ontwikkeling, Research en Development (R&D), public relations en marketing.

Vaak brengt men ook financiële afdelingen onder in de staf van een organisatie. Zo kan inkoop of calculatie een stafafdeling zijn van een bedrijf. Stafafdelingen treft men aan bij grote organisaties. Grote organisaties hebben in de praktijk vaak de mogelijkheid om specialisten aan te nemen om de top te ondersteunen. Op die manier kan de kwaliteit bevorderd en gewaarborgd blijven.

Lijnfuncties en staffuncties
De staf of de staffuncties onderscheid men in de praktijk van lijnfuncties of functies “in de lijn”. Als men in lijnfuncties werkt dan functioneert men in een keten tussen de werkvloer en de top van de organisatie. In die lijn is men van werkvloer tot de hoogste directie allemaal ondergeschikt aan een leidinggevende. De top van het bedrijf moet echter vaak verantwoording afleggen aan de aandeelhouders als die er zijn.

Stafafdelingen en staffunctionarissen zitten niet in de lijn en vallen daardoor niet in lijnfuncties. In plaats daarvan hebben stafafdelingen ondersteunende taken ten dienste van heel het bedrijf of ten dienste van de top van het bedrijf. Vaak maakt de top de beslissingen maar daarvoor is informatie en advies nodig. Dit advies wordt in de praktijk meestal verstrekt door de staf of de staffunctionaris die daarvoor verantwoordelijk is.

Verantwoordelijkheden van de staf
De meeste mensen die werkzaam zijn in de staf hebben een behoorlijke vrijheid in het indelen van hun werktijd. Het is echter wel van belang dat ze desgevraagd de juiste expertise en informatie kunnen bieden aan de organisatie. Een  staf dient daarom deskundig te zijn en betrouwbaar. Een organisatie leunt voor een deel op de staf. Wanneer de staf verkeerde informatie verstrekt of een verkeerd advies geeft kan dit verstrekkende gevolgen hebben voor de organisatie. Staffunctionarissen hebben weliswaar vrijheden maar zullen hun verantwoordelijkheid wel moeten nemen voor de beslissingen die ze maken en de taken die ze uitvoeren. Een staf is daardoor voor een groot deel zelfsturend. Vaak werkt er binnen een stafafdeling wel een leidinggevende of een hoofd verantwoordelijke. Dit is bijvoorbeeld een hoofd-P&O van een P&O afdeling. Dit hoofd of deze eindeverantwoordelijke kan wel voor aansturing zorgen binnen de stafafdeling waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. Zo ontstaat er toch een vorm van hiërarchie binnen de staf.

Militaire staf
Niet alleen in de burgermaatschappij kunnen organisaties een staf bevatten. Een bekend voorbeeld waarbij men ook over een staf spreekt in een overheidsorganisatie is de militaire staf. Deze staf ondersteund eveneens de leidinggevende die in het leger een bepaalde rang heeft. Zo wordt de commandant van een bepaalde militaire eenheid bijgestaan door de staf die functioneert als raadgever in alle domeinen van de bevelvoering. Binnen het leger of de defensie lijken de taken van stafmedewerkers op de taken van stafmedewerkers van reguliere bedrijven alleen zijn de namen van de staffuncties binnen defensie vaak anders. Zo heeft men het bijvoorbeeld over de stafafdeling inlichtingen, strategie, operaties en logistiek. Binnen defensie spreekt men vaak van een stafeenheid in plaats van een stafafdeling of de staf.