Wat is inleenpotentie?

Inleenpotentie is een woord dat voornamelijk wordt gebruikt door intermediairs op de arbeidsmarkt. Intermediairs zoals uitzendbureaus en detacheringsbureaus bemiddelen flexibel personeel op de arbeidsmarkt. Dit houdt in dat ze bedrijven benaderen voor vacatures waarop personeel op flexibele basis kan worden geplaatst. Dit personeel wordt door de intermediairs zelf gezocht en geselecteerd. Dat vormt een belangrijke vorm van hun dienstverlening. Voordat de intermediairs echter kandidaten voor vacatures kunnen aandragen hebben intermediairs uiteraard vacatures nodig. Intermediairs benaderen daarvoor bedrijven waarvan ze verwachten dat ze een inleenpotentie hebben.

Wat is inleenpotentie precies?
Als je het woord ‘inleenpotentie’ opdeelt dan bestaat dit woord uit ‘inleen’ en ‘potentie’. Met inleen wordt in dit geval inleenkrachten bedoelt oftewel uitzendkrachten of gedetacheerden. Het woord potentie of potentieel onderstreept de mogelijkheid om daadwerkelijk inleenkrachten bij het bedrijf te werk te stellen. Het inleenpotentieel of de inleenpotentie van een bedrijf is voor een uitzendbureau een zeer belangrijk gegeven. Aan de hand van dit gegeven kan een uitzendbureau bepalen hoe belangrijk de desbetreffende potentiële klant is voor de toekomst van het uitzendbureau. Een klant met een hoge inleenpotentie is voor een uitzendbureau aantrekkelijk.

Inleenpotentie of personeelsbehoefte?
Een bedrijf zal zelf niet snel het woord inleenpotentie benoemen. Dit woord wordt voornamelijk door uitzendbureaus en detacheringsbureaus gebruikt. Een bedrijf heeft het meestal over de personeelsbehoefte. Dit is het totaal aan openstaande vacatures die aanwezig zijn in het bedrijf. Een bedrijf met een personeelsbehoefte heeft behoefte aan extra personeel om te groeien of om de productiepiek op te vangen. De personeelsbehoefte omvat echter zowel de inleenpotentie als de behoefte om personeel een rechtstreeks dienstverband aan te bieden doormiddel van een tijdelijk contract of rechtstreeks contract. Het is daarom voor een uitzendbureau van belang om de inleenbehoefte of inleenpotentie van een bedrijf exact te bepalen.

Hoe bepaal je de inleenpotentie?
De inleenbehoefte of inleenpotentie van een bedrijf kan een uitzendbureau niet zelf bepalen. Daarvoor moet een uitzendbureau in contact treden met haar (potentiële) klant. De meeste bedrijven hebben een zogenoemde flexibele schil. Dit zijn alle werknemers die op flexibele basis bij het bedrijf werken. De flexibele schil bestaat echter niet alleen uit inleenkrachten. Vaak zitten er ook tijdelijke krachten en oproepkrachten tussen die een flexibel contract hebben gesloten met het bedrijf.

Als een bedrijf meer personeel nodig heeft dan zal de accountmanager of intercedent heel goed moeten doorvragen bij de klant hoeveel uitzendkrachten of gedetacheerden nodig zijn. Veel bedrijven hanteren percentages voor het deel van het bedrijf dat moet bestaan uit vaste krachten en het deel dat moet bestaan uit flexkrachten (flexibele schil). De optimale verhouding tussen deze twee personeelsgroepen verschilt per bedrijf. Niet alle vacatures kunnen worden ingevuld met vaste krachten en voor sommige vacatures zijn uitzendkrachten misschien niet de meest voor de hand liggende oplossing.

Een intercedent of accountmanager vraagt daarom vaak naar de samenstelling in de flexibele schil van het bedrijf. Daarbij wordt gekeken naar de huidige productie en de verwachte productie. De vraag die daarbij gesteld wordt is: “kun je met het huidige personeelsbestand de (verwachte) productie succesvol uitvoeren?”. Als deze vraag met een ‘nee’ wordt beantwoord kan de intercedent doorvragen of uitzendkrachten of detakrachten misschien een gewenste oplossing zijn. Als het bedrijf hierop bevestigend reageert kan de intercedent samen met het bedrijf in kaart brengen om hoeveel uitzendkrachten en/of detakrachten het gaat. De uitkomst van dit gesprek brengt de inleenbehoefte oftewel de inleenpotentie in kaart.

Hoe ontstaat inleenvolume vanuit het perspectief van een uitzendbureau?

Het woord inleenvolume wordt regelmatig gebruikt in de uitzendbranche. Als je goed wilt begrijpen wat er met inleenvolume wordt bedoelt en hoe inleenvolume ontstaat is het van belang om te weten wat een uitzendbureau doet. Een uitzendbureau bemiddelt personeel voor opdrachtgevers. Een uitzendbureau functioneert daarbij als een tussenpersoon of intermediair. Daarom worden uitzendbureaus ook wel intermediairs op de arbeidsmarkt genoemd. Van opdrachtgevers ontvangen uitzendbureaus vacatures of functieomschrijvingen waarvoor ze geschikte kandidaten trachten te zoeken. Vanaf dat moment start de daadwerkelijke dienstverlening van het uitzendbureau naar de klant.

Uitzendbureaus
De dienstverlening van een uitzendbureau draagt uiteindelijk bij aan het inleenvolume van de klant. Dit inleenvolume ontstaat stapsgewijs. De dienstverlening van een uitzendbureau is gericht op klanten en op werkzoekenden. De werkwijze van een uitzendbureau is over het algemeen in een vaste volgorde. Daarom zijn de stappen die het uitzendbureau doet in haar dienstverlening hieronder in een logische volgorde weergegeven.

Kandidaten selecteren
Een uitzendbureau zoekt naar geschikt personeel in haar eigen databases maar ook op cv-databanken op internet. Daarnaast zoeken uitzendbureaus ook naar personeel op Social Media. Als een uitzendbureau geschikte kandidaten heeft gevonden zal het uitzendbureau deze kandidaten uitnodigen voor een intakegesprek op de vestiging van het uitzendbureau.

Intakegesprekken houden
Een intercedent of een andere interne medewerker van het uitzendbureau voert het intakegesprek met de kandidaat die geschikt wordt geacht voor de vacature. Tijdens dit intakegesprek worden de wensen, competenties en vaardigheden van de kandidaat in kaart gebracht. Deze informatie wordt vergeleken met de informatie van de vacature. Vervolgens wordt door de intercedent ook extra informatie gegeven over de vacature en het bedrijf.

Als de kandidaat interesse heeft en de intercedent overtuigd is van zijn of haar geschiktheid wordt de kandidaat per mail of telefonisch voorgesteld bij de klant door het uitzendbureau. Daarbij wordt ook een tarief genoemd. Het is goed mogelijk dat er al eerder een tarief indicatie is afgestemd, bijvoorbeeld tijdens de eerste kennismaking tussen het uitzendbureau en de opdrachtgever toen de vacature bij het uitzendbureau werd uitgezet.

Sollicitatiegesprekken regelen
Als het bedrijf of de opdrachtgever ook overtuigd is van de geschiktheid van de kandidaat dan koppelt de opdrachtgever dit terug aan het uitzendbureau. Het uitzendbureau regelt indien nodig een sollicitatiegesprek of kennismakingsgesprek tussen de opdrachtgever en de kandidaat. Sommige bedrijven achten een sollicitatiegesprek niet nodig en laten de geschikt bevonden kandidaten direct na de tariefonderhandelingen starten.

Kandidaten worden inleners
De kandidaten van een uitzendbureau worden inleners zodra het bedrijf besluit om de kandidaten daadwerkelijk via het uitzendbureau in te lenen. De opdrachtgever verandert daarbij in een klant die personeel inleent. Daarom spreekt men ook wel van inlener of inlenend bedrijf. De uitzendkracht is een inlener of inleenkracht.

Inleenvolume
Het totaal aan inleenkrachten dat een uitzendbureau aan het werk heeft bij één van haar opdrachtgevers wordt ook wel het inleenvolume genoemd van deze inlener. Een inlenend bedrijf zal bij het inleenvolume kijken naar het totaal van alle inleners die op dat moment aan het werk zijn via alle uitzendbureaus en detacheringsbureaus.

Er kan dus een verschil zijn in benadering. Je zou kunnen zeggen dat het inleenvolume van de opdrachtgever een totaal is van al het ingeleende personeel. Een uitzendbureau kan daarbij vooral naar haar eigen bedrijfsvoering kijken en het inleenvolume van de klant opdelen zodat duidelijk wordt welk (deel) van het inleenvolume door het desbetreffende uitzendbureau wordt geleverd.

Inleenpotentie
Het inleenvolume is het totaal van het aantal inleners dat door een bedrijf wordt ingeleend. Het begrip inleenvolume is een ander begrip dan het begrip inleenpotentie. Als men het over inleenpotentie heeft dan doelt men op het aantal inleenkrachten dat het bedrijf verwacht in te kunnen lenen in een bepaalde periode. Men zou de inleenpotentie kunnen bepalen op basis van de hoeveelheid werk die het bedrijf moet verrichten minus het aantal arbeidskrachten dat reeds bij het bedrijf aan het werk zijn.

Vooropgesteld moet dit verschil dan worden gecompenseerd door inleenkrachten. Als dit laatste niet het geval is dan heeft men het over de personeelsbehoefte. Een deel van de personeelsbehoefte kan dus bestaan uit een behoefte aan inleenkrachten, dit deel vormt de inleenpotentie. Het overige deel zal worden opgevuld met rechtstreekse dienstverbanden in de vorm van vaste en tijdelijke contracten die door het bedrijf aan werknemers worden verstrekt.

Wat is inleenvolume?

Met inleenvolume bedoelt men het totaal aan inleenkrachten dat door een bedrijf op een bepaald moment wordt ingeleend van intermediairs. In het woord “inleenvolume” zit de woorden “in leen” verwerkt. De desbetreffende inleenkrachten worden door het bedrijf ingeleend en zijn dus in leen. Het bedrijf leent de werknemers van bijvoorbeeld uitzendbureaus of detacheringsbureaus. Deze bureaus zijn intermediairs oftewel tussenpersonen. Het bedrijf dat de inleenkrachten inleent wordt daarom ook wel de inlener genoemd.

Inlener
Een inlener is een regulier bedrijf maar kan ook een uitzendbureau of andere intermediair zijn. In het laatste geval wordt een inleenkracht van uitzendbureau X ingeleend door bijvoorbeeld uitzendbureau Y om bij de opdrachtgever van uitzendbureau Y aan de slag te gaan. Dit wordt ook wel een inleen-doorleenconstructie genoemd. Uitzendbureaus kunnen onderling dus uitzendkrachten aan elkaar doorlenen maar de meeste uitzendkrachten gaan gewoon direct via een uitzendbureau aan de slag bij een inlener. Deze inlener kan bijvoorbeeld in de industrie, techniek, zorg enzovoort actief zijn. Het uitzendbureau brengt haar inleenkrachten onder bij de inlener. De inlener is verantwoordelijk voor de aansturing van de inleenkracht maar het uitzendbureau is feitelijk de werkgever.

Intermediairs
De uitzendbureaus of detacheringsbureaus (intermediairs) blijven feitelijk de werkgevers van de uitzendkrachten en het gedetacheerde personeel dat zij uitzenden. Deze bureaus dienen de werknemers die ze uitzenden of uitlenen aan andere bedrijven ook te verlonen. Meestal dragen de uitzendbureaus en detacheringsbureaus ook daadwerkelijk het ziekterisico al kunnen hierover speciale afspraken worden gemaakt met de inlener.

Inleenvolume
Het totaal aan ingeleende krachten bij een bedrijf kan divers zijn. Een bedrijf kan namelijk verschillende inleenkrachten van verschillende uitzendbureaus en detacheringsbureaus hebben ingeleend. Het totaal aan ingeleende krachten vormt het daadwerkelijke inleenvolume van een bedrijf. Als een bedrijf meer personeel wil inlenen dan het inleenvolume dat reeds aanwezig is dan is er sprake van zogenoemde inleenpotentie. Het bedrijf is dan potentieel bereid om meer personeel in te lenen.

Wat wordt bedoelt met ‘inlener’ in de uitzendbranche?

Het woord ‘inlener’ wordt in de uitzendbranche regelmatig gebruikt. Het woord wordt onder andere gebruikt in termen zoals inlenersbeloning en inlenersaansprakelijkheid. Voordat men de betekenis van deze termen gaat opzoeken is het belangrijk dat men weet wat met de ‘inlener’ of ‘inlenende partij’ wordt bedoelt. De inlener en het uitzendbureau zijn twee partijen die met elkaar tot overeenkomst zijn gekomen over het bemiddelen en te werk stellen van uitzendkrachten of gedetacheerden.

Opdrachtgevers van uitzendbureaus en detacheringsbureaus
Uitzendbureaus en detacheringsbureaus bemiddelen flexibel personeel. Dit personeel blijft gedurende de uitzendperiode of de detachering in dienst bij het uitzendbureau en detacheringsbureau. Het personeel dat deze bureaus bemiddelen is echter zelden binnen het desbetreffende bureau werkzaam. In plaats daarvan wordt het personeel uitgeleend aan andere bedrijven. Deze bedrijven worden door de uitzendbureaus en detacheringsbureaus benadert met de vraag of ze vacatures hebben voor de uitzendkrachten en het detacheringspersoneel.

Bedrijven kunnen aan uitzendbureaus en detacheringsbureaus een opdracht geven om op zoek te gaan naar tijdelijke krachten voor bepaalde vacatures. Deze tijdelijke krachten worden ook wel flexwerkers genoemd en zijn zeer geschikt om een tijdelijke piek in de productie van opdrachtgevers op te vangen. Het is echter ook mogelijk dat opdrachtgevers voor langere tijd een uitzendkracht of een detacheringskracht zoeken. In dat geval heeft een opdrachtgever vaak de keuze of hij of zij de uitzendkracht voor langere tijd inleent of een werving en selectiebedrag gaat betalen aan het uitzendbureau waarmee de desbetreffende arbeidskracht meteen bij het bedrijf in dienst kan treden. Opdrachtgevers kunnen er ook voor kiezen om zogenoemde headhuntersbureaus in te zetten. Deze bureaus werken over het algemeen op basis van werving en selectie afkoopsommen.

Als een opdrachtgever er voor kiest om uitzendkrachten of detacheringskrachten in te lenen verandert hij van opdrachtgever in inlener. Het bedrijf leent op het moment dat hij of zij de overeenkomst sluit met het uitzendbureaus of detacheringsbureau namelijk de desbetreffende flexwerker in.

Verhouding tussen inlener en uitzendbureau
De verhouding tussen de inlener en het uitzendbureau is bijzonder. Formeel is het uitzendbureau de werkgever maar in de praktijk wordt de flexkracht door de inlener aangestuurd in de uitvoer van de dagelijkse werkzaamheden. De inlener is daarom verantwoordelijk voor de begeleiding en aansturing van de werknemer. Ook een eventueel inwerktraject dient door de inlener te worden uitgevoerd in samenwerking met de desbetreffende flexkracht.

De inlener draagt echter nauwelijks risico’s. Omdat de flexkracht in dienst is bij het uitzendbureau draagt het uitzendbureau het risico met betrekking tot ziekte en arbeidsongeschiktheid. Uiteraard dient het uitzendbureau hiervoor afdoende verzekerd te zijn. Verder is het uitzendbureau eveneens verantwoordelijk voor de juiste afdrachten en het betalen van het loon.

Inlenersaansprakelijkheid
Het woord inlenersaansprakelijkheid houdt verband met het toezicht en de controle van de inlener met betrekking tot de werkzaamheden en arbeidsomstandigheden van de werknemer. De inlener is verantwoordelijk voor een veilige werkplek en dient er voor te zorgen dat de werknemer goed wordt geïnstrueerd indien deze in een omgeving gaat werken met specifieke risico’s. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan werken met machines of werken met gevaarlijke stoffen. Bedrijven dienen op de hoogte te zijn van de risico’s die op de werkplek aanwezig zijn. Deze dienen ze volgens de wet schriftelijk vast te leggen in een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Hieruit volgt een plan van aanpak om de risico’s te reduceren of indien mogelijk geheel te verwijderen van de werkplek.

Dat laatste is niet altijd mogelijk. Daarom dienen werknemers op de hoogte te zijn welke risico’s nog aanwezig zijn op de werkplek. Een werkgever (die tevens de inlener is) dient zowel haar eigen personeel als de flexkrachten duidelijk te instrueren over de risico’s en de manier waarop met die risico’s om gegaan dient te worden. Waarschuwingsmarkeringen en het verstrekken van persoonlijke beschermingsmiddelen zijn hier een aantal voorbeelden van. Voor het werken met hoogwerkers en heftruck dienen werkgevers (dus ook inleners)  aan te kunnen tonen dat de werknemers voldoende zijn geïnstrueerd. Veel werkgevers kiezen er voor om de werknemers en flexkrachten hiervoor een heftruckcertificaat of een certificaat ‘veilig werken met een hoogwerker’ te laten behalen. Er zijn echter nog veel meer veiligheidscertificaten die door werkgevers/ inleners kunnen worden verstrekt aan werknemers zoals:

  • ‘veilig hijsen’ voor het veilig verplaatsen van lasten.
  • NEN 3140 voor het veilig werken in een omgeving met elektriciteit.
  • VCA voor de veiligheid van de werknemers op bouwplaatsen en andere technische werkplekken.

Technische uitzendbureaus ondersteunen de inleners, waar ze hun uitzendkrachten aan het werk hebben, vaak met het verstrekken van cursussen en opleidingen die de veiligheid op de werkplek vergroten. De uitzendbureaus zijn echter zelf niet verantwoordelijk. Indien een uitzendbureau VCU gecertificeerd is kan van dat bureau wel worden verwacht dat ze een goede controle houdt op het naleven van de veiligheid op de werkplek.

Inlenersbeloning en equal pay
Vanaf 30 maart 2015 is de inlenersbeloning vanaf de eerste werkdag van toepassing voor uitzendkrachten die bij een inlener te werk worden gesteld. Voor vakkrachten gold deze regeling al sinds medio 2014. Een vakkracht is iemand die in een cao van de inlener als vakkracht wordt aangemerkt vanwege een bepaald opleidingsniveau of ervaringsniveau. Op 30 maart 2015 dient echter de inlenersbeloning voor elke uitzendkracht te worden ingevoerd. Deze inlenersbeloning wordt ook wel equal pay genoemd. Uitzendbureaus dienen voordat ze de uitzendkracht/ flexwerker uitlenen aan de inlener goed na te gaan onder welke cao de inlener valt.

Daarbij dienen ze de uitzendkracht op een gelijkwaardige manier te belonen als het overige personeel dat rechtstreeks bij de inlener werkzaam is. Hierdoor wordt scheefgroei voorkomen. Equal pay schept zowel verplichtingen aan het uitzendbureau als aan de inlener. Van de inlener wordt namelijk verwacht dat deze zich ook houdt aan de equal pay richtlijnen. Als de inlener misbruik vermoed dient deze dat bij de juiste instanties aan te geven. Bij zeer lage tarieven voor uitzendkrachten en andere flexwerkers dient de inlener dus actie te ondernemen en na te gaan of de inlenersbeloning wel correct is ingevoerd. Een gemakkelijke houding van de inlener wordt in 2015 niet meer getolereerd door de overheid. Uitzendbureaus die zich niet aan de equal pay houden kunnen fixe boetes verwachten en inleners ook. Door equal pay wordt de arbeidsmarkt transparanter en eerlijker aldus de overheid. De inlenersbeloning/ equal pay is een gedeelde verantwoordelijkheid tussen uitzendbureau en inlener.

Wat is een VAR-verklaring en hoe kun je deze aanvragen?

VAR-verklaringen zijn van toepassing op arbeidsrelaties die freelancers, zzp’ers, interim-managers en andere zelfstandigen aangaan met hun opdrachtgever. Doormiddel van een VAR-verklaring wordt duidelijkheid verschaft over afdrachten en loonheffingen die de opdrachtgever moet inhouden op de inkomsten van deze ingeleende zelfstandigen. De afkorting VAR staat voor Verklaring arbeidsrelatie. De VAR is dus een verklaring. Deze verklaring dient te worden ingevuld en wordt verstrekt aan de Belastingdienst. De Belastingdienst beoordeelt vervolgens of de opdrachtgever van de freelancer (of zzp’er) verplicht is om sociale premies en loonbelasting te betalen over de werkzaamheden die door de ingeleende zelfstandigen worden uitgevoerd.

Welke soorten VAR zijn er?
Als de VAR goed is ingevuld en aan de Belastingdienst is verstrekt neemt de Belastingdienst het document in behandeling. Het duurt gemiddeld ongeveer acht weken voordat de Belastingdienst duidelijkheid heeft verschaft over het type VAR dat van toepassing is. De volgende soorten VAR zijn er:

  • VAR-wuo: winst uit onderneming
  • VAR-loon: loon uit dienstbetrekking
  • VAR-dga: inkomsten uit werkzaamheden voor rekening en risico van uw vennootschap
  • VAR-row: resultaat uit overige werkzaamheden

Hoe vraag ik een VAR aan?
Een VAR kan worden aangevraagd bij de Belastingdienst. Dit kan online via de website van de Belastingdienst. Dit zorgt voor veel gemak omdat zzp’ers en freelancers hierdoor de VAR aanvraag vanuit huis kunnen sturen. Het is echter ook mogelijk om een VAR formulier te downloaden via de website van de Belastingdienst. Dan kan het VAR formulier worden uitgeprint en met een pen worden ingevuld en retour gezonden naar de Belastingdienst. De Belastingdienst beoordeelt het VAR formulier op een aantal punten. Zo wordt er gekeken of de zzp’er of freelancer:

  • vervangbaar is door een andere arbeidskracht;
  • financieel risico loopt;
  • vrijheid heeft om zelf te bepalen hoe de opdracht mag worden uitgevoerd.

Al deze aspecten hebben invloed op de VAR verklaring die aan de zzp’er of freelancer wordt verstrekt.

Hoe lang is een VAR geldig?
Nadat een VAR aanvraag is goedgekeurd door de belastingdienst wordt deze verstrekt aan de desbetreffende zzp’er of freelancer. De geldigheidsduur van de VAR verklaring is één kalenderjaar. De geldigheidsduur kan echter langer zijn als de opdracht van de zzp’er of freelancer langer doorloopt dan 1 januari van het daarop volgende kalenderjaar. Het is mogelijk om vanaf 1 september een aanvraag te doen voor het volgende kalenderjaar.