Bemiddelingsovereenkomst uitzendbureau

Uitzendbureaus zullen zich in hun bemiddeling aan een aantal belangrijke wetten en regels moeten houden. Dit is belangrijk omdat uitzendbureaus te maken krijgen met veel vertrouwelijke gegevens van sollicitanten en mensen die daadwerkelijk als uitzendkracht aan de slag zijn gegaan. Verreweg de meeste uitzendbureaus zullen als goed werkgever zorgvuldig met deze gegevens omgaan maar toch is het voor de overheid nodig geweest om hiervoor specifieke wetgeving op te stellen om daarmee de privacy van de sollicitant en uitzendkracht te waarborgen.

Bij de inschrijving worden de meeste sollicitanten bij een uitzendbureau al geconfronteerd met de regels en procedures waaraan het uitzendbureau en de sollicitant/ uitzendkracht zich zal moeten houden. Tjerk van der Meij heeft tijdens zijn stage bij het VCU gecertificeerde uitzendbureau Technicum hierover informatie verzameld. In onderstaande tekst heeft hij beschreven wat de bemiddelingsovereenkomst precies is en welke rol dit document heeft in de dienstverlening van het uitzendbureau in het kader van de wet en regelgeving.

Wet en regelgeving omtrent de bemiddelingsovereenkomst
Tijdens het intakegesprek tussen de intercedent en de sollicitant zal bij sommige uitzendbureaus ook de sollicitant worden gevraagd om een bemiddelingsovereenkomst te tekenen. Deze overeenkomst moet dan getekend worden door de kandidaat. Bij een bemiddelingsovereenkomst zitten beide partijen nog nergens aan vast. Het is een voor de bemiddelaar (uitzendbureau) in grote lijnen een akkoord van de kandidaat om hem of haar te mogen bemiddelen en dus een toestemming om de kandidaat bij bedrijven voor te stellen. Met de bemiddelingsovereenkomst wordt voldaan aan de verplichtingen van aantal wetten. Het is een document waarmee een uitzendonderneming inzichtelijk kan maken dat de ingeschreven sollicitant op de hoogte is gebracht over de werkwijze van het uitzendbureau en dat aan de volgende wetten is voldaan:

  • Wet bescherming persoonsgegevens. Het uitzendbureau zal voorkomen dat de gegevens van de kandidaat ‘op straat komen te liggen’. De bemiddelaar zal discreet moeten omgaan met het omgaan met de gegevens bij de bedrijven, zo zal alleen de naam van de kandidaat genoemd mogen worden in de informatieverstrekking van het uitzendbureau naar bedrijven toe.
  • Wet op de Identificatieplicht. De kandidaat moet zich kunnen identificeren en is verplicht om in bezit te zijn van een geldig ID-bewijs of paspoort op het moment dat deze persoon aan de slag gaat bij het uitzendbureau.
  • Wet gelijke behandeling (anti-discriminatie). Een uitzendbureau mag geen onderscheid maken tussen sollicitanten en uitzendkrachten op grond van religie, geaardheid, afkomst of welke discriminatiegrond dan ook.
  • ABU Gedragsregels (mits het uitzendbureau aangesloten is bij de ABU). Dit zijn gedragsregels die zijn vastgesteld in de ABU. De ABU staat voor Algemene Bond Uitzendondernemingen.

Een aantal belangrijke aspecten uit een bemiddelingsovereenkomst zullen worden besproken met de kandidaat of sollicitant zodat deze goed weet waar hij of zij aan toe is tijdens de bemiddeling van het uitzendbureau.

Inhoud van de bemiddelingsovereenkomst
De bemiddelingsovereenkomst kan een aantal onderdelen bevatten. Deze onderdelen kunnen per uitzendbureau verschillen maar zullen in grote lijnen op de volgende onderdelen neerkomen:

  • Inschrijving = Dit bevestigd dat de kandidaat zich heeft ingeschreven bij het desbetreffende uitzendbureau en dat hij of zij de toestemming verleent dat het uitzendbureau hem of haar mag bemiddelen. De inschrijving is vrijblijvend, de uitzendonderneming hoeft de kandidaat niet verplicht aan uitzendwerk te helpen. Bij dit onderdeel komt  de Wet Persoonsgegevens aan de orde. De bemiddelaar zal namelijk discreet moeten omgaan met de gegevens van de kandidaat.
  • Omschrijving uitzendbureau = In het algemeen schrijft de organisatie in dit geval het uitzendbureau een klein stukje over zichzelf. Er wordt verteld in wat voor markt de uitzendorganisatie actief is en wat de visie van deze organisatie is op deze markt.
  • Persoonsgegevens = Hier wordt door de kandidaat bevestigd dat zijn cv, arbeidsverleden en referenties naar waarheid zijn ingevuld.
  • Persoonlijk account en digitale ondertekening = Hier volgt een gedeelte over de digitale omgeving, de kandidaat gaat akkoord dat de documenten die hij digitaal ondertekend op de digitale omgeving rechtsgeldig zijn. Dit is alleen het geval bij uitzendbureaus die te maken hebben met digitale dienstverlening op dit gebied.
  • Vakantie = Hier wordt het recht op vakantie uitgelegd. De werknemer krijgt hetzelfde recht als de andere werknemers binnen het bedrijf wegens de inlenersbeloning. De uitzendkracht volgt de vakantieregels die zijn vastgesteld in de cao. Het opnemen van vakantiedagen vindt plaats in overleg. Bij een vakantie langer dan vijf dagen moet dit in het algemeen minimaal 3 weken van tevoren worden aangevraagd. De werknemer heeft recht op 3 weken vakantie tenzij de opdrachtgever anders vaststelt. De kandidaat moet de vakantie wel hebben opgebouwd.
  • Feestdagen = De feestdagen zijn ook bepaald in de cao, de werknemer heeft recht op feitelijk loon wanneer bij een feestdag niet wordt gewerkt.
  • Ziekte = Als je werkt via een uitzendbureau is het ziekteverzuimreglement van toepassing.
  • Geheimhoudingsplicht = De werknemer is verplicht om zich te houden aan een geheimhoudingsplicht. Dit is voornamelijk van toepassing bij engineeringsbedrijven waar bijvoorbeeld geen tekeningen van ontwerpen bij concurrenten mogen komen te liggen. Ook uitzendkrachten kunnen dus te maken krijgen met vertrouwelijke gegevens en zullen daar dus verplicht vertrouwelijk mee om moeten gaan conform de richtlijnen van het inlenende bedrijf.
  • Cao = Als de werknemer aan de slag gaat bij een inlenend bedrijf dan zal deze uitzendkracht beloond moeten worden volgens de cao van het inlenend bedrijf. Het fase systeem van de contracten gaat echter uit van de ABU-cao. Het komt in sommige gevallen voor dat het inlenend bedrijf geen cao hanteert, in dit geval is de ABU-cao in het geheel van toepassing. Daarnaast kan een uitzendorganisatie zich aansluiten bij de NBBU. Als dat het geval is, is de ABU-cao niet van toepassing en is de NBBU-cao van kracht. Ook hier is de inlenersbeloning van toepassing en daarnaast het fasesysteem van de NBBU-cao.
  • Arbeidsovereenkomst en bevestiging = Wanneer de kandidaat aan de slag kan bij een opdrachtgever, treedt de kandidaat in dienst bij het uitzendbureau. De uitzendorganisatie is dan formeel de werkgever van de uitzendkracht. Vanaf die dag is de arbeidsovereenkomst van kracht. Een arbeidsovereenkomst (of uitzendovereenkomst) wordt opgesteld met ingesloten een uitzendbeding. Ook wordt er in het algemeen een account aangemaakt voor de digitale omgeving, om bijvoorbeeld uren in te voeren of documenten te ondertekenen. Dit is alleen van toepassing op uitzendbureaus die daadwerkelijk een digitale omgeving
  • Detacheringsovereenkomst fase A (ABU-cao) = Aan de start van zijn werknemer schap zal de kandidaat in fase A treden. Fase A zal 78 weken gaan duren, waarin het niet uitmaakt hoeveel uren de werknemer in de periode werkzaam is, als de werknemer maar 1 uur per week werkzaam is. Na het eindigen van fase A kan de kandidaat doorstromen naar fase B als de onderbreking korter is dan 6 maanden, als dit langer is gaat de kandidaat terug naar beginfase A. In fase A wordt alleen het daadwerkelijk gewerkte uren uitbetaald.
  • Werktijden opdrachtgever = Hier wordt de werknemer verplicht zich te houden aan de werktijden van de opdrachtgever.
  • Boetebeding = In het boetebeding staat een boete omschreven. Als de werknemer in overtreding is kan hem een boete worden toebedeeld van €500 tot €5.000,- afhankelijk van de overtreding.

Bemiddelingsovereenkomst niet voor elk uitzendbureau
Niet elk uitzendbureau hanteert overigens een bemiddelingsovereenkomst er zijn ook uitzendondernemingen die hun verplichtingen en verantwoordelijkheden op het gebied van arbeidsbemiddeling op een andere wijze hebben geregeld en vastgelegd in hun dienstverlening. Zo kan de overeenkomst tot arbeidsbemiddeling ook in het inschrijfformulier of intakeformulier zijn opgenomen.

Hoe werkt het intakeproces van een (technisch) uitzendbureau?

Het inschrijfproces van uitzendkrachten start bij de sollicitatie. Deze sollicitatie kan zowel digitaal als face to face op de vestiging verlopen. Kandidaten en sollicitanten kunnen zowel digitaal/ online solliciteren op bepaalde vacatures maar ook een open sollicitatie richting het uitzendbureau doen. Een andere manier van solliciteren is bij de inloop, als een kandidaat de vestiging bezoekt en zich wil inschrijving. De open inschrijving is ook een vorm van open sollicitatie. Uitzendbureaus zijn overigens intermediairs dit houdt in dat deze arbeidsbemiddelingsbureaus op de arbeidsmarkt als tussenschakels functioneren.

Uitzendbureaus halen vacatures van hun opdrachtgevers binnen en delen deze vacatures op hun eigen website, jobboards en social media. De sollicitanten die bij een uitzendbureau solliciteren zullen daarom in veel gevallen niet rechtstreeks bij het uitzendbureau willen werken maar via het uitzendbureau bij de opdrachtgever aan de slag gaan. Hierdoor is het uitzendbureau de formele werkgever die het loon van de uitzendkracht betaald en is de inlenende partij de dagelijkse toezichthouder en operationele werkgever. Een uitzendbureau zal trachten een zo goed mogelijke kandidaat voor haar opdrachtgevers te selecteren. Hieronder is in een aantal alinea’s uitgelegd hoe dit proces wordt uitgevoerd. Deze tekst is grotendeels geschreven door Tjerk van der Meij die bij het VCU gecertificeerde uitzendbureau Technicum zijn HBO stage heeft gevolgd.

Beoordeling cv en competenties
Als een kandidaat heeft gesolliciteerd op een vacature bij een uitzendbureau zal de werknemer van het uitzendbureau deze sollicitatie moeten beoordelen. Deze werknemer kan een intercedent zijn maar ook een vestigingsmanager. Tijdens de selectie zal de medewerker van het uitzendbureaus starten met het inschatten van de competenties van de sollicitant. De cv van de sollicitant wordt beoordeeld op zowel de (werk)ervaring, opleidingen, diploma’s en natuurlijk wordt beoordeeld of de kandidaat bij de organisatie past waar het uitzendbureau de vacature van heeft ontvangen. Bij de open sollicitaties wordt de sollicitant op dezelfde criteria beoordeelt en zoekt het uitzendbureau vervolgens een passende vacature bij de persoon.

Als de kandidaat geschikt is, wordt hij of zijn (na toestemming van de kandidaat) in het systeem opgenomen en gaat het proces verder. Mocht de kandidaat niet geschikt geacht worden, dan wordt hij of zij eerst niet voorgesteld maar wordt de persoon door de intercedent wel in het systeem gezet. Mocht er later wel een interessante vacature worden gevonden dan kunnen de gegevens van de kandidaat worden gevonden in het systeem. De kandidaat wordt in dit geval slechts voorlopig afgewezen.

Intakegesprek op de vestiging
Zowel bij de online inschrijving als de inschrijving op de vestiging nodigt de consultant de kandidaat uit voor een intakegesprek. Bij het intakegesprek komen een inschrijfformulier aan de orde. Sommige uitzendbureaus werken naast een inschrijfformulier met een bemiddelingsovereenkomst, die later aan bod zal komen. Tijdens het intakegesprek maakt het uitzendbureau hoofdzakelijk kennis met de kandidaat en wordt er gekeken wat voor type mens en werknemer de kandidaat is.

Het inschrijfformulier wordt ingevuld door de kandidaat, hier kunnen de volgende gegevens op komen te staan:

  • De personalia van de kandidaat
  • Hoe de kandidaat met het uitzendbureau in contact is gekomen
  • Referenties die het uitzendbureau kan inwinnen
  • Beschikbaarheid van de kandidaat, in uren per week en in wat voor dienst verband. (Fulltime, parttime, ploegendienst)
  • Functiebeperkingen: hierin komt te staan wat voor werkzaamheden de kandidaat niet wil uitvoeren
  • Gewenste functie, voornamelijk in welk segment. (Metaal, installatie, elektrotechniek, procestechniek, bouw en hout, productie/magazijn, etc.)
  • Reisbereidheid van de kandidaat
  • Salarisindicatie
  • Welke certificaten en diploma’s de kandidaat bezit
  • Maten voor eventuele werkkleding en werkschoenen

Tot zover het intakegesprek en het inschrijfformulier. Intercedenten van VCU gecertificeerde uitzendbureaus vragen vaak tijdens het intakegesprek en/of op het inschrijfformulier of de uitzendkracht in bezit is van VCA basis of VCA vol. Hieraan kan tijdens het gesprek dus ook aandacht worden besteed.

Daarnaast zal door de uitzendkracht ook tijdens het intakegesprek een overeenkomst voorgelegd worden waarmee de uitzendkracht toestemming geeft dat zijn of haar gegevens door het uitzendbureau worden verwerkt in het informatiesysteem en dat deze gegevens worden gebruikt om de uitzendkracht te bemiddelen.

Bemiddeling door het uitzendbureau
Wanneer al de hiervoor genoemde stappen zijn doorgenomen zal het uitzendbureau de uitzendkracht gaan bemiddelen bij opdrachtgevers en vacatures die passen bij het profiel dat in kaart is gebracht door de intercedent. De intercedent kan dit doormiddel van telefonisch contact doen met opdrachtgevers maar ook per mail. Meestal wordt een combinatie van beide methoden gebruikt waarbij het uitzendbureau eerst telefonisch contact heeft met de potentiële klant en daarna contact heeft via de mail om het cv te sturen. De communicatie naar de uitzendkracht of sollicitant verloopt op een vergelijkbare wijze.

Veel uitzendkrachten willen vaak van te voren weten waar ze worden voorgesteld door het uitzendbureau. Daarom communiceren intercedenten dit vaak ook van te voren met de uitzendkracht of sollicitant. Niet alle intercedenten benoemen daarbij ook de naam van de opdrachtgever. Andere intercedenten doen dit wel op basis van vertrouwen. Daar draait een hoop van de werkzaamheden van een intercedent om: vertrouwen. De sollicitant vertrouwt de intercedent dat hij of zij zorgvuldig met de persoonlijke gegevens omgaat en de opdrachtgever vertrouwd de intercedent dat deze een goede match maakt tussen de vacature en de kandidaat.

Wat is een bemiddelingsovereenkomst?

Bemiddeling is een vorm van zakelijke dienstverlening die tussenpersonen of intermediairs aanbieden aan hun cliënten en potentiële opdrachtgevers. Bemiddeling kan op verschillende manieren gebeuren. De opdrachtgever schakelt een intermediair of tussenpersoon in om een overeenkomst te sluiten met een derde partij. Men kan hierbij bijvoorbeeld denken aan een makelaar. De makelaar wordt door de verkoper van de woning ingeschakeld om een koper te vinden voor de woning.

Een ander voorbeeld is een wervingsbureau of headhunter die in opdracht van een bedrijf een geschikte kandidaat moet vinden voor een bepaalde functie. Het is belangrijk dat de tussenpersoon in dit geval de makelaar of het wervingsbureau duidelijke afspraken maakt met de opdrachtgever. Deze afspraken worden vastgelegd in een bemiddelingsovereenkomst.

Definitie bemiddelingsovereenkomst volgens de wet
In artikel 7:425 Burgerlijk Wetboek van Nederland wordt de volgende definitie gegeven over een bemiddelingsovereenkomst:

De bemiddelingsovereenkomst is de overeenkomst van opdracht waarbij de ene partij, de opdrachtnemer, zich tegenover de andere partij, de opdrachtgever, verbindt tegen loon als tussenpersoon werkzaam te zijn bij het tot stand brengen van een of meer overeenkomsten tussen de opdrachtgever en derden.

Wat staat er in een bemiddelingsovereenkomst?
Een bemiddelingsovereenkomst is een schriftelijk of digitaal document waarin genoteerd is wie de opdrachtgever en de opdrachtnemer is. Daarnaast is aangegeven welke prestaties verricht dienen te worden door de opdrachtgever. Zowel de prestaties en tegenprestaties worden genoteerd. De prestaties worden geleverd door de opdrachtnemer. Dit is de intermediair of tussenpersoon. De prestaties zijn meestal diensten (bemiddeling).

Deze diensten moeten goed omschreven worden en het resultaat van de diensten moet meetbaar zijn. Als dit het geval is kan men ook een passende beloning bieden aan degene die de opdracht moet uitvoeren. De beloning wordt meestal in geld uitgedrukt. Vaak gebruikt men in dit verband woorden als commissie, fee, provisie of bemiddelingsvergoeding. Werving en selectiebureaus hebben het dan ook wel over een werving en selectiefee. Dit zijn meestal eenmalige bedragen.

Betaling van een bemiddelingsvergoeding
Het bemiddelingsbureau wordt meestal betaald op basis van een resultaat. Als er dus geen geschikte kandidaat wordt gevonden voor een vacature of geen koop wordt gesloten voor een woning dan krijgt het werving en selectiebureau of de makelaar meestal geen bemiddelingsvergoeding. Daardoor werken deze bureaus vaak hard om aan de wensen van hun opdrachtgever te voldoen.

Beëindiging van de bemiddelingsovereenkomst
In de bemiddelingsovereenkomst is naast het beoogde resultaat ook vermeld wat de looptijd is van de overeenkomst en welke verplichtingen de opdrachtgever en de opdrachtnemer aan elkaar hebben. Daarbij wordt ook ingegaan op de manier waarop de opdracht ten einde zal komen. Ook de aansprakelijkheidsverdeling komt aan bod en een geschillenregeling waardoor men bij een eventueel conflict alles van te voren goed heeft gekaderd. Een bemiddelingsovereenkomst is een belangrijk document. Zonder dit document kunnen er snel discussies ontstaat over de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen. Dat moet worden voorkomen door van te voren alles vast te leggen op schrift.