Implementatieplan OHSAS 18001

Wanneer een organisatie een goed Arbozorgsysteem wil opzetten om de veiligheid binnen het bedrijf te waarborgen kan er voor gekozen worden om OHSAS 18001 te implementeren. Om een Arbozorgsysteem te implementeren binnen een organisatie heeft de SCCM (Stichting Coördinatie Certificatie Milieu- en Arbomanagementsystemen) een 10-stappenplan ontwikkeld. Door het volgen van deze 10 stappen is een organisatie klaar om gecertificeerd te worden voor OHSAS 18001. Hieronder is het stappenplan van de SCCM uitgewerkt door Douwe Sjoerd Heinsma en Tsjerk van der Meij, die beide studenten HRM zijn aan de NHL Leeuwarden.

Stap 1: Betrokkenheid creëren en concreet bij de directie
De eerste stap van het stappenplan of implementatieplan van OHSAS 18001 draait om de betrokkenheid van de top. Het is van belang dat de directie betrokken is bij het realiseren en bewaken van het arbozorgsysteem. De directie is namelijk verantwoordelijk voor het streven naar een goed werkend arbozorgsysteem. De top van de organisatie moet op de hoogte blijven van de meest voorkomende risico’s in de organisatie. Ook moet de directie de kansen en verwachtingen van de belanghebbenden goed in beeld hebben. Bij elke stap die wordt gezet binnen het Arbozorgsysteem moet de directie keuzes maken. De directie van een organisatie heeft hierin dus een actieve rol en moet snel, goede besluiten kunnen nemen op deze gebieden.

Stap 2: Vastleggen van het toepassingsgebied van het arbozorgsysteem
Na de eerste stap moet bepaald worden op welke activiteiten van de organisatie het arbozorgsysteem betrekking heeft. Tijdens deze stap moet dus onderzocht worden welke activiteiten onder het arbozorgsysteem vallen, met een oog op de verwachtingen van de belanghebbende partijen. Dit onderzoek kan worden uitgevoerd door de Arbodeskundige in samenwerking met de directie. Uit het onderzoek komt naar voren met welke organisatieaspecten het arbozorgsysteem verband houdt. De uitkomst van het onderzoek is van belang voor de volgende stappen die moeten worden ondernomen.

Stap 3: Uitvoeren van de nodige inventarisaties
Door de implementatie van het Arbozorgsysteem wordt er een nieuw beleid ontwikkeld op het gebied van de arbeidsomstandigheden. Om dit beleid te kunnen ontwikkelen zullen er ook de nodige inventarisaties plaatsvinden om inzicht te krijgen van de belangrijkste punten op het gebied van de arbeidsomstandigheden. Daarin wordt rekening gehouden met de behoeften en verwachtingen van de belanghebbenden gepaard met de eisen uit de wet en regelwetgeving die van toepassing zijn op de arbeidsomstandigheden. Het is de taak van de Arbodeskundige, voor nu en voor de toekomst, om deze inventarisaties uit te voeren.

Stap 4: De risico’s en de kansen bepalen
Na stap 3 kan de organisatie aan de hand van de uitkomsten van de inventarisaties bepalen welke risico’s en kansen er voor de organisatie aanwezig zijn op arbo-gebied en welke er speciale aandacht nodig hebben. Voor de risico’s die nog niet onder controle zijn, zijn extra maatregelen nodig. Hierin moet gekeken worden bij welke risico’s de meeste prioriteit ligt. Uit de inventarisaties van stap 3 kunnen ook kansen gevonden worden. Een kans is bijvoorbeeld een verbetering implementeren die niet per se hoeft. De Arbodeskundige zal deze risico’s en kansen in beeld brengen en deze voorleggen aan de directie.

Stap 5: Het bepalen van het beleid, doelstelling en de planning
Na de bovenstaande stappen is het nu van belang dat de directie keuzes maakt. Deze keuzes zullen gekaderd en vastgelegd worden in het nieuwe arbobeleid. In ieder geval staan hier de vereisten in tot het na leven van de wet- en regelgeving en het continu verbeteren van de Arboprestaties. Daarnaast is het belangrijk dat de directie het beleid concreet maakt. Op basis van keuzes van de directie wordt het beleid gerealiseerd en de doelstellingen er aan gekoppeld.

In stap 5 worden ook de kansen en risico’s vastgelegd in het strategische beleid. Het operationele (uitvoerende) beleid moet hierop aansluiten. Ook moet de voortgang gemonitord worden, dit kan met behulp van indicatoren. Door de indicatoren vast te stellen en hierop controles uit te voeren kan de voortgang worden bewaakt.

Stap 6: De wijze bepalen van beheersing van de Arbo gevaren en risico’s
De Arborisico’s die in de vorige stap zijn ingekaderd worden met behulp van OHSAS beheerst en waar mogelijk verminderd. Dit wordt gedaan doormiddel van verschillende maatregelen. Het is handig om procedures en instructies te realiseren zodat de medewerkers op dezelfde manier gaan werken. Daarnaast is het ook verstandig om maatregelen op technisch vlak vast te stellen. Dit kan doormiddel van metingen of controles. Het is raadzaam om dit toe te passen omdat er veel technische apparaten zijn binnen de fabriek en deze moeten veilig zijn voor de medewerkers en derden die binnen de fabriek werkzaam zijn. Daarnaast is het raadzaam om bepaalde zaken te gaan registreren. Bijvoorbeeld wanneer de accu’s van de heftrucks zijn vervangen of zijn bijgevuld. Door dergelijke zaken te registreren wordt de uitvoering hiervan beheerst. Daarnaast is het geven van training en overleg ook belangrijk zodat de werkzaamheden beheerst worden uitgevoerd. Buiten deze maatregelen zijn er nog meer mogelijkheden welke door de Arbodeskundige moeten worden onderzocht en in samenwerking met de directie worden ingekaderd.

Stap 7: Het invullen van ondersteunende maatregelen
Na het bepalen van de beheersing van Arborisico’s in de vorige stap moet er in stap 7 de ondersteunende maatregelen worden opgenomen. Hierbij valt te denken aan het opleiden van de medewerkers die invloed hebben op het Arbozorgsysteem. Daarnaast moeten er ook maatregelen worden opgenomen omtrent de communicatie binnen het Arbozorgsysteem en welke informatie moet worden gedocumenteerd.

Stap 8: Het invullen van de check & act maatregelen
Een Arbozorgsysteem bestaat uit een plan, do, check en act cyclus. In de voorgaande stappen zijn van deze cyclus de “plan” en de “do” delen behandeld. In stap 8 wordt er invulling gegeven aan de laatste twee onderdelen van deze cyclus, namelijk de “check” en de “act” onderdelen. Het onderdeel “check” bestaat uit het monitoren, meten, analyseren en het evalueren van de laatste twee stappen (6 en 7). Er moet beoordeeld worden of er met deze stappen de doelstellingen behaald kunnen worden. Er moet regelmatig bekeken worden of een organisatie voldoet aan de geïnventariseerde wettelijke en andere eisen, dit is de taak voor de Arbodeskundige. Bij het onderdeel “act” gaat het om het reageren op de afwijkingen, dit is de taak van de directie.

Stap 9: Controleren van OHSAS
Als de afgelopen acht stappen goed zijn doorlopen dan kan de organisatie ervan spreken dat zij een Arbosysteem hebben integreert binnen de organisatie. Om te controleren of dit klopt is het noodzakelijk om aan de hand van de norm OHSAS te bepalen of er ook daadwerkelijk aan alle eisen wordt voldaan en het systeem goed functioneert. Deze controle kan pas na minimaal 3 maanden na het invoeren van het systeem door een interne audit worden gedaan. Hierdoor kan het bedrijf zien in hoeverre men aan de norm voldoet. Daarnaast is het ook raadzaam om een directiebeoordeling te doen. Door deze controles uit te voeren weet de organisatie of het ingevoerde Arbozorgsysteem aan alle normeisen voldoet en functioneert in de praktijk.

Stap 10: Certificeren
Als de vorige stap goed is afgerond, dan functioneert het Arbozorgsysteem binnen de organisatie. Nu kan een certificatie-instelling langs de organisatie komen om het arbozorgsysteem te controleren. Als de auditor van deze certificatie-instelling na zijn controles het arbozorgsysteem volgens de norm OHSAS heeft goed gekeurd dan is het bedrijf officieel OHSAS gecertificeerd.

Samenvattend
Om OHSAS te implementeren binnen een organisatie kunnen de bovenstaande stappen worden doorlopen. Wanneer het bedrijf de implementatie van OHSAS succesvol afrond maakt dat inzichtelijk hoe het bedrijf met arbeidsomstandigheden omgaat en wordt er aan de Arbowetgeving voldaan. Dit betekend een betere veiligheid voor mens en machine. Ook zal de inspectie SZW minder vaak langs hoeven te komen wanneer het OHSAS systeem is ingevoerd.

Begrippen met betrekking tot een Arbozorgsysteem

Wanneer een organisatie een Arbozorgsysteem wil invoeren komen er een hoop begrippen aan de orde. Men stelt zichzelf de vraag: “waar moet een organisatie rekening mee houden bij het invoeren van een Arbozorgsysteem?” Om een keuze te maken voor het juist arbozorgsysteem staan hieronder de relevante begrippen en richtlijnen met uitleg. Deze begrippen zijn verzameld en beschreven door Tjerk van der Meij in het kader van zijn HBO opleiding HRM. Het doel van deze bondige begrippenlijst is helderheid verschaffen met betrekking tot de termen die bij het ontwikkelen van een Arbozorgsysteem aan de orde komen. De hoeveelheid certificeringen en normen kunnen namelijk voor verwarring gaan zorgen. Daarom is het belangrijk dat er transparantie ontstaat.

VCA
VCA is de afkorting voor de Veiligheid en gezondheid Checklist Aannemers. Deze checklist biedt richtlijnen en normen voor bedrijven waarin een verhoogd risico veelvuldig voorkomt. Voorbeelden van dit soort bedrijven zijn bouwbedrijven, fabrieken en werkplaatsen. Deze checklist kan gecertificeerd worden. Werknemers kunnen ook nog persoonlijk gecertificeerd worden op VCA gebied. Leidinggevenden kunnen een VCA VOL behalen en een uitvoerende werknemer een VCA Basis. Voor uitzendorganisaties die personeel bemiddelen voor VCA gecertificeerde organisaties zijn het VCU certificaat voor het uitzendbureau en het VIL-VCU certificaat voor de persoonlijke certificering van de intercedent ingevoerd.

NPR 5001
Is de afkorting voor Nederlandse Praktijk Richtlijn. Zoals de naam als zegt, biedt dit richtlijnen om bedrijven te ondersteunen bij een Arbosysteem. Doordat het richtlijnen biedt stelt deze geen eisen, maar enkel ondersteuning. Deze richtlijn kan daardoor niet gecertificeerd worden.

OHSAS 18001
Dit is de afkorting voor Occupational Health and Safety Asssessment en is een internationale norm die gebaseerd is op de ISO 9001:2000 en de ISO 14001. Naast de eerder genoemde twee basisprincipes heeft OHSAS 18001 nog een principe, namelijk het eisen stellen aan de resultaten van het zorgsysteem. Daarnaast kan deze norm wel gecertificeerd worden.

Inspectie SZW
In Nederland worden controles met betrekking tot de Arboveiligheid, Arbowetgeving en het Arbobesluit uitgevoerd door een speciale inspectiedienst. Dit is de inspectie SZW. De afkorting SZW staat voor Sociale Zaken & Werkgelegenheid. Naast de controles met betrekking tot de Arbeidsomstandighedenwet houdt dit ministerie zich ook bezig met het opsporen van fraude en criminaliteit. Verder is de inspectie SZW actief in het bestrijden van uitbuiting van werknemers.
Zoals al werd genoemd is de inspectie SZW de controlerende macht op het gebied van Arbowetgeving. De inspectie kan controles uitvoeren bij organisatie naar de hoedanigheid van de Arboveiligheid en de RI&E. De inspectie mag boetes uitschrijven aan de werkgever.

RI&E
De RI&E is een risico-inventarisatie en -evaluatie en is sinds 1994 volgens de Arbowetgeving verplicht voor alle werkgevers in Nederland die werknemers in dienst hebben. In de RI&E worden de risico’s binnen de organisatie eerst geïnventariseerd, zoals: fysieke risico’s, veiligheidsrisico’s, het werken met gevaarlijke stoffen, ect.
Nadat alle risico’s zijn geïnventariseerd worden ze geëvalueerd. Binnen de evaluatie wordt er naar een aantal aspecten gekeken, denk aan:

  • Hoe groot is het risico?
  • Komt het risico veelvuldig voor?
  • Lopen werknemers en derden gevaar door dit risico?
  • Wat zijn de consequenties en/of gevolgen van dit risico?
  • Kan het risico schade voorzaken aan mens en materiaal?

Nadat de risico-inventarisatie en evaluatie is afgerond kan de organisatie met het plan van aanpak trachten de risico’s te bestrijden. Het plan van aanpak (PVA) is een van de laatste stappen van de RI&E. In het plan van aanpak komt concreet te staan hoe de risico’s voorkomen of uitgesloten kunnen worden. Vaak wordt bij het plan van aanpak gekeken hoe problemen bij de kern of de oorzaak kunnen worden aangepakt. De inspectie SZW controleert of het plan van aanpak voldoende nageleefd wordt door het bedrijf en het personeel dat dat werkzaam is.

Er zijn verschillende vormen van verplichte RI&E’s:

  • Organisatie met vrijwilligers: dit soort organisaties zijn alleen verplicht tot het opstellen van een RI&E wanneer er gewerkt wordt met gevaarlijke stoffen;
  • Organisaties zonder fulltime dienstverbanden: deze organisaties zijn verplicht tot een RI&E, maar mogen een verkorte versie hanteren;
  • Organisatie met alleen uitzendkrachten in dienst: wanneer een werkgever alleen uitzendkrachten in dienst heeft is een RI&E verplicht. De uitlenende detacheerder dient hier een kopie van te ontvangen.

De keuze voor het arbozorgsysteem
Om het juiste arbozorgsysteem te realiseren binnen een organisatie moet er gekeken worden naar welke normen en richtlijnen het beste bij de organisatie passen. Hierbij vallen de richtlijnen van de NPR5001 als snel af. Omdat dit enkel ondersteuning biedt aan het arbozorgsysteem worden hier geen eisen aan gesteld. Daardoor kan het NPR niet gecertificeerd worden en zijn deze richtlijnen onvoldoende bruikbaar voor een internationaal bedrijf. Dan blijven er twee mogelijkheden over, het VCA en het OHSAS 18001.

VCA en OHSAS 18001
Ondanks dat beide normen en richtlijnen elkaar veel overlappen zijn er enkele verschillen tussen VCA en OHSAS 18001. Zo is het OHSAS 18001 een internationale norm voor het arbozorgsysteem, terwijl het VCA meer gericht is op alleen Nederland. Daarnaast is VCA ook alleen een checklist die enkel gericht is op de uitvoering van de werkzaamheden. De OHSAS 18001 is een compleet management systeem, dit houdt in dat het de cyclus bevat van beleid maken, uitvoeren, controleren en verbeteren. Daarbij is de wet- en regelgeving een belangrijk onderdeel. Iets wat bij VCA staat buitengesloten. Ook gaat het OHSAS 18001 uit van de gehele organisatie in tegenstelling tot VCA, wat zicht enkel richt op de gebieden waar een hoog risico aan de orde is.

Samenvattend

OHSAS is een Britse norm waar de Nederlandse overheid toezicht op heeft omdat deze norm verband houdt met de Arbowetgeving. Echter, wanneer een bedrijf OHSAS gecertificeerd is zal de inspectie SZW minder frequent controles uitvoeren. Doordat organisaties wegens OHSAS de Arbowet naleven en een RI&E moeten opstellen. Voor organisaties die internationaal opereren is het raadzaam om zich OHSAS te certificeren. VCA is in tegenstelling tot OHSAS een minder ‘harde’ certificering. VCA is een manier om beter aan de Arbowetgeving te voldoen en in het algemeen voor Nederlandse bedrijven voldoende.

Wat is het verband tussen de arbobeleidscyclus en het Arbobeleid?

Bedrijven zijn volgens de Arbowet verplicht om een Arbobeleid om te stellen en in hun organisatie door te voeren. Een Arbobeleid is gericht op het beschermen van de gezondheid van werknemers en het bevorderen van de veiligheid op de werkvloer. Een Arbobeleid dat goed is opgesteld en goed wordt uitgevoerd heeft een gunstig effect of de bedrijfsvoering en het reduceren van het ziekteverzuim. De veiligheidsrisicos’en gezondheidsrisico’s worden zoveel mogelijk beperkt en de arbeidsomstandigheden geoptimaliseerd. Daarnaast kan een goed arbobeleid ook een gunstig effect hebben op het bevorderen van de re-integratie van werknemers na ziekteverzuim.

Hoe komt een Arbobeleid tot stand?
De overheid biedt doormiddel van de Arbowet verschillende doelvoorschriften aan bedrijven. Deze doelvoorschriften verwerkt het bedrijf in het Arbobeleid. Het arbobeleid van een organisatie komt tot stand door overleg tussen de werkgevers en werknemers of afgevaardigden daarvan. Tijdens dit overleg worden afspraken geformuleerd over de manier waarop de doelen en doelvoorschriften in het bedrijf kunnen worden geïmplementeerd zodat werknemers veilig en gezond kunnen werken.

Het bedrijf is verplicht om werknemers veilig te laten werken en de gezondheid van de werknemers te beschermen. Een bedrijf moet onder andere aan de Arbeidsinspectie kunnen aantonen dat werknemers goed op de hoogte zijn van de veiligheidsaspecten. Een werkgever kan er voor kiezen om werknemers cursussen te laten volgen die verband houden met veilig werken zoals VCA en NEN 3140. De werknemers dienen net als de werkgever het Arbobeleid uit te voeren en zo veilig mogelijk te werken.

Arbobeleidscyclus
Het Arbobeleid van een organisatie bestaat uit een aantal elementen. Deze elementen staan in een bepaalde beleidscyclus centraal. Deze beleidscyclus wordt ook wel arbobeleidscyclus genoemd en  is opgebouwd uit de volgende vijf onderdelen:

  • Willen. Het gaat hierbij om de intentie om met het arbobeleid aan de slag te gaan en duidelijk de doelen vast te stellen die bereikt moeten worden.
  • Weten. In dit onderdeel worden de risico’s vastgesteld. Hierbij komt onder andere de risico-inventarisatie aan de orde.
  • Wegen. Er wordt beoordeeld welke risico’s het eerste worden aangepakt. Hierbij worden duidelijk prioriteiten vastgesteld en een Plan van Aanpak gemaakt.
  • Werken. Het Plan van Aanpak en de bijbehorende actiepunten worden uitgevoerd.
  • Waken. Bij het laatste onderdeel worden de resultaten van de aanpak beoordeeld en in de gaten gehouden. Indien nodig worden doestellingen aangepast en bijgewerkt zodat het arbobeleid optimaler gaat functioneren.

De bovengenoemde stappen van de Arbobeleidscyclus zijn cyclische stappen. Dit houdt in dat deze stappen met regelmaat terugkeren.  Wanneer weer nieuwe risico’s worden vastgesteld beginnen de stappen of een deel van de stappen weer opnieuw.

Arbozorgsysteem
Het Arbobeleid van een organisatie moet goed worden geborgd. Dit kan een bedrijf onder andere doen door het Arbobeleid vast te leggen in een arbozorgsysteem. Er zijn verschillende arbozorgsystemen. Een bekend model dat veel wordt gebruikt is de OHSAS 18001. Doormiddel van een audit kan men met een bepaalde regelmaat toetsen of het arbozorgsysteem nog effectief is. Een audit kan een bedrijf intern doen maar ook extern. Een combinatie van die twee wordt ook vaak gedaan. Hierbij voert het bedrijf zelf een interne audit uit in een bepaalde periode en wordt een externe partij ingehuurd om een externe audit in het bedrijf uit te voeren. Een externe audit is meestal objectiever dan een interne audit.