Wanneer een organisatie een goed Arbozorgsysteem wil opzetten om de veiligheid binnen het bedrijf te waarborgen kan er voor gekozen worden om OHSAS 18001 te implementeren. Om een Arbozorgsysteem te implementeren binnen een organisatie heeft de SCCM (Stichting Coördinatie Certificatie Milieu- en Arbomanagementsystemen) een 10-stappenplan ontwikkeld. Door het volgen van deze 10 stappen is een organisatie klaar om gecertificeerd te worden voor OHSAS 18001. Hieronder is het stappenplan van de SCCM uitgewerkt door Douwe Sjoerd Heinsma en Tsjerk van der Meij, die beide studenten HRM zijn aan de NHL Leeuwarden.
Stap 1: Betrokkenheid creëren en concreet bij de directie
De eerste stap van het stappenplan of implementatieplan van OHSAS 18001 draait om de betrokkenheid van de top. Het is van belang dat de directie betrokken is bij het realiseren en bewaken van het arbozorgsysteem. De directie is namelijk verantwoordelijk voor het streven naar een goed werkend arbozorgsysteem. De top van de organisatie moet op de hoogte blijven van de meest voorkomende risico’s in de organisatie. Ook moet de directie de kansen en verwachtingen van de belanghebbenden goed in beeld hebben. Bij elke stap die wordt gezet binnen het Arbozorgsysteem moet de directie keuzes maken. De directie van een organisatie heeft hierin dus een actieve rol en moet snel, goede besluiten kunnen nemen op deze gebieden.
Stap 2: Vastleggen van het toepassingsgebied van het arbozorgsysteem
Na de eerste stap moet bepaald worden op welke activiteiten van de organisatie het arbozorgsysteem betrekking heeft. Tijdens deze stap moet dus onderzocht worden welke activiteiten onder het arbozorgsysteem vallen, met een oog op de verwachtingen van de belanghebbende partijen. Dit onderzoek kan worden uitgevoerd door de Arbodeskundige in samenwerking met de directie. Uit het onderzoek komt naar voren met welke organisatieaspecten het arbozorgsysteem verband houdt. De uitkomst van het onderzoek is van belang voor de volgende stappen die moeten worden ondernomen.
Stap 3: Uitvoeren van de nodige inventarisaties
Door de implementatie van het Arbozorgsysteem wordt er een nieuw beleid ontwikkeld op het gebied van de arbeidsomstandigheden. Om dit beleid te kunnen ontwikkelen zullen er ook de nodige inventarisaties plaatsvinden om inzicht te krijgen van de belangrijkste punten op het gebied van de arbeidsomstandigheden. Daarin wordt rekening gehouden met de behoeften en verwachtingen van de belanghebbenden gepaard met de eisen uit de wet en regelwetgeving die van toepassing zijn op de arbeidsomstandigheden. Het is de taak van de Arbodeskundige, voor nu en voor de toekomst, om deze inventarisaties uit te voeren.
Stap 4: De risico’s en de kansen bepalen
Na stap 3 kan de organisatie aan de hand van de uitkomsten van de inventarisaties bepalen welke risico’s en kansen er voor de organisatie aanwezig zijn op arbo-gebied en welke er speciale aandacht nodig hebben. Voor de risico’s die nog niet onder controle zijn, zijn extra maatregelen nodig. Hierin moet gekeken worden bij welke risico’s de meeste prioriteit ligt. Uit de inventarisaties van stap 3 kunnen ook kansen gevonden worden. Een kans is bijvoorbeeld een verbetering implementeren die niet per se hoeft. De Arbodeskundige zal deze risico’s en kansen in beeld brengen en deze voorleggen aan de directie.
Stap 5: Het bepalen van het beleid, doelstelling en de planning
Na de bovenstaande stappen is het nu van belang dat de directie keuzes maakt. Deze keuzes zullen gekaderd en vastgelegd worden in het nieuwe arbobeleid. In ieder geval staan hier de vereisten in tot het na leven van de wet- en regelgeving en het continu verbeteren van de Arboprestaties. Daarnaast is het belangrijk dat de directie het beleid concreet maakt. Op basis van keuzes van de directie wordt het beleid gerealiseerd en de doelstellingen er aan gekoppeld.
In stap 5 worden ook de kansen en risico’s vastgelegd in het strategische beleid. Het operationele (uitvoerende) beleid moet hierop aansluiten. Ook moet de voortgang gemonitord worden, dit kan met behulp van indicatoren. Door de indicatoren vast te stellen en hierop controles uit te voeren kan de voortgang worden bewaakt.
Stap 6: De wijze bepalen van beheersing van de Arbo gevaren en risico’s
De Arborisico’s die in de vorige stap zijn ingekaderd worden met behulp van OHSAS beheerst en waar mogelijk verminderd. Dit wordt gedaan doormiddel van verschillende maatregelen. Het is handig om procedures en instructies te realiseren zodat de medewerkers op dezelfde manier gaan werken. Daarnaast is het ook verstandig om maatregelen op technisch vlak vast te stellen. Dit kan doormiddel van metingen of controles. Het is raadzaam om dit toe te passen omdat er veel technische apparaten zijn binnen de fabriek en deze moeten veilig zijn voor de medewerkers en derden die binnen de fabriek werkzaam zijn. Daarnaast is het raadzaam om bepaalde zaken te gaan registreren. Bijvoorbeeld wanneer de accu’s van de heftrucks zijn vervangen of zijn bijgevuld. Door dergelijke zaken te registreren wordt de uitvoering hiervan beheerst. Daarnaast is het geven van training en overleg ook belangrijk zodat de werkzaamheden beheerst worden uitgevoerd. Buiten deze maatregelen zijn er nog meer mogelijkheden welke door de Arbodeskundige moeten worden onderzocht en in samenwerking met de directie worden ingekaderd.
Stap 7: Het invullen van ondersteunende maatregelen
Na het bepalen van de beheersing van Arborisico’s in de vorige stap moet er in stap 7 de ondersteunende maatregelen worden opgenomen. Hierbij valt te denken aan het opleiden van de medewerkers die invloed hebben op het Arbozorgsysteem. Daarnaast moeten er ook maatregelen worden opgenomen omtrent de communicatie binnen het Arbozorgsysteem en welke informatie moet worden gedocumenteerd.
Stap 8: Het invullen van de check & act maatregelen
Een Arbozorgsysteem bestaat uit een plan, do, check en act cyclus. In de voorgaande stappen zijn van deze cyclus de “plan” en de “do” delen behandeld. In stap 8 wordt er invulling gegeven aan de laatste twee onderdelen van deze cyclus, namelijk de “check” en de “act” onderdelen. Het onderdeel “check” bestaat uit het monitoren, meten, analyseren en het evalueren van de laatste twee stappen (6 en 7). Er moet beoordeeld worden of er met deze stappen de doelstellingen behaald kunnen worden. Er moet regelmatig bekeken worden of een organisatie voldoet aan de geïnventariseerde wettelijke en andere eisen, dit is de taak voor de Arbodeskundige. Bij het onderdeel “act” gaat het om het reageren op de afwijkingen, dit is de taak van de directie.
Stap 9: Controleren van OHSAS
Als de afgelopen acht stappen goed zijn doorlopen dan kan de organisatie ervan spreken dat zij een Arbosysteem hebben integreert binnen de organisatie. Om te controleren of dit klopt is het noodzakelijk om aan de hand van de norm OHSAS te bepalen of er ook daadwerkelijk aan alle eisen wordt voldaan en het systeem goed functioneert. Deze controle kan pas na minimaal 3 maanden na het invoeren van het systeem door een interne audit worden gedaan. Hierdoor kan het bedrijf zien in hoeverre men aan de norm voldoet. Daarnaast is het ook raadzaam om een directiebeoordeling te doen. Door deze controles uit te voeren weet de organisatie of het ingevoerde Arbozorgsysteem aan alle normeisen voldoet en functioneert in de praktijk.
Stap 10: Certificeren
Als de vorige stap goed is afgerond, dan functioneert het Arbozorgsysteem binnen de organisatie. Nu kan een certificatie-instelling langs de organisatie komen om het arbozorgsysteem te controleren. Als de auditor van deze certificatie-instelling na zijn controles het arbozorgsysteem volgens de norm OHSAS heeft goed gekeurd dan is het bedrijf officieel OHSAS gecertificeerd.
Samenvattend
Om OHSAS te implementeren binnen een organisatie kunnen de bovenstaande stappen worden doorlopen. Wanneer het bedrijf de implementatie van OHSAS succesvol afrond maakt dat inzichtelijk hoe het bedrijf met arbeidsomstandigheden omgaat en wordt er aan de Arbowetgeving voldaan. Dit betekend een betere veiligheid voor mens en machine. Ook zal de inspectie SZW minder vaak langs hoeven te komen wanneer het OHSAS systeem is ingevoerd.