Automatiseren van inschrijfproces uitzendbureaus

Tegenwoordig merk je dat veel processen worden geautomatiseerd. Vanuit het scientific management van Taylor dat aan het begin van 1900 haar intrede deed zijn er steeds meer nieuwe theorieën ontwikkeld waarmee bedrijven hun processen zouden kunnen optimaliseren. Hierbij kun je denken aan het zogenaamde lean management of lean manufacturing dat in veel productiebedrijven al geruime tijd wordt gehanteerd en oorspronkelijk afkomstig is uit de automotive. Er zijn verschillende sectoren bezig met automatiseringsprocessen. Dit gebeurt al lang niet meer alleen in de industrie en de productie ook de financiële sector en administratieve bedrijven automatiseren processen. Ook de uitzendwereld gaan haar processen steeds meer automatiseren, maar is dat eigenlijk wel verstandig?

Digitaal solliciteren bij uitzendbureaus
Steeds meer sollicitanten solliciteren op de digitale snelweg naar een baan. Solliciteren via internet is heel gewoon en ook oudere sollicitanten weten het internet vaak goed te gebruiken om een vacature te vinden. Ook het daadwerkelijk sturen van een sollicitatiemail of een korte motivatie is gebruikelijk. Solliciteren via social media komt echter ook voor. Uitzendbureaus proberen hierop in te haken door aan te sturen op het aanmelden en inschrijven via internet. Sommige uitzendbureaus hebben hun inschrijfproces zover  geautomatiseerd dat sollicitanten doormiddel van hun digitale inschrijving automatisch in het CRM-systeem van het uitzendbureau worden geplaatst. Dit versnelt een groot deel van het inschrijfproces en zorgt er bovendien voor dat de sollicitant niet veel kilometers hoeft af te leggen om een intakegesprek bij een uitzendbureau te houden.

Het belang van een intakegesprek
De digitale sollicitant moet na de digitale inschrijving er maar op vertrouwen dat het uitzendbureau hem of haar gaat uitnodigen voor een persoonlijk gesprek of dat het uitzendbureau gaat zoeken naar een passende functie op basis van de inschrijving. Hoewel sollicitanten via internet in een korte tijd veel sollicitaties kunnen versturen en zich bij veel uitzendbureaus kunnen inschrijven blijkt deze werkwijze voor veel werkzoekenden toch niet ideaal. Een goed intakegesprek is namelijk van groot belang voor de arbeidsbemiddeling van een potentiële uitzendkracht. Veel werkzoekenden hebben behoefte aan een persoonlijk gesprek waarin ze samen met de intercedent de mogelijkheden bespreken die de kandidaat heeft op de arbeidsmarkt. Ook zorgt een intakegesprek er voor dat de intercedent en de sollicitant rechtstreeks vragen aan elkaar kunnen stellen met betrekking tot het cv en de specifieke wensen omtrent werk.

Wordt een sollicitant een nummer
Het intakegesprek lijkt echter steeds meer te verdwijnen uit de uitzendwereld. Grote uitzendbureaus proberen zelfs doormiddel van een CRM-systeem met een algoritme automatisch kandidaten aan vacatures aan elkaar te koppelen. Dat is het toppunt van een onpersoonlijke benadering van een uitzendkracht of werkzoekende. Natuurlijk bespaart dit voor het uitzendbureau kosten maar het belang van de werkzoekende wordt met deze snelle geautomatiseerde aanpak niet of nauwelijks gediend.

Werkzoekenden willen graag persoonlijk overleggen welke werkzaamheden wel of niet geschikt zijn en passen bij de behoefte van de werkzoekende. Door dit proces te automatiseren gaat dit persoonlijke contact verloren. De uitzendkracht of sollicitant voelt zich een nummer en wordt dat in feite door deze aanpak ook. Uitzendkrachten die geautomatiseerd of digitaal zijn ingeschreven krijgen in een CRM-systeem over het algemeen ook een nummer waarmee ze bekend zijn binnen het uitzendbureau. Dit nummer is als het ware de referentie van het systeem waarmee het systeem in combinatie met het ingevulde sollicitatieprofiel koppelingen gaat leggen met mogelijke functies die beschikbaar komen bij het uitzendbureau.

Verdwijnt het intakegesprek bij uitzendbureaus?
Als er een bepaalde beweging in gang wordt gezet ontstaat er meestal ook een tegenbeweging. Er zullen uitzendbureaus zijn die de automatisering van inschrijfprocessen steeds verder willen optimaliseren. Deze uitzendbureaus beschouwen het inschrijfproces als een soort productieproces waarop geld bespaard kan worden. Uitzendbureaus die veel bemiddelen in productiefuncties zouden intakeprocessen kunnen automatiseren maar uitzendbureaus die gespecialiseerd zijn in functies voor hoger opgeleiden kunnen hun intakegesprekken beter wel persoonlijk laten plaatsvinden.

Meer keuze tussen uitzendbureaus
Tijdens een gesprek kunnen namelijk de wensen en behoeften van uitzendkrachten beter in kaart worden gebracht. Daarom zal een intakegesprek noodzakelijk blijven. Ondanks dat zullen er ook uitzendbureaus zijn die voor hogere functies ook een digitale inschrijving prefereren en ook aansturen op digitale arbeidsbemiddeling. In de toekomst zal de kwaliteit tussen de verschillende uitzendbureaus nog meer gaan verschillen. Er zullen prijsvechters zijn die sterk gedigitaliseerd zijn en er zullen uitzendbureaus zijn die aansturen op een consultatieve aanpak. Dit zorgt er voor dat sollicitanten nog bewuster kunnen kiezen voor een bepaald uitzendbureau omdat ze het juist wel of juist niet prettig vinden om persoonlijk contact te hebben met de intercedent.

Wat is een open sollicitatie?

Een open sollicitatie is een sollicitatie van een sollicitant naar een baan zonder dat daarvoor een vacature is gepubliceerd door het bedrijf. De sollicitant heeft geen vacature gezien maar hoopt met zijn of haar cv en motivatie toch het bedrijf te kunnen overtuigen van zijn of haar geschiktheid voor een bepaalde functie of voor het bedrijf in zijn algemeenheid.

Verschil tussen een open sollicitatie en gesloten sollicitatie
Een open sollicitatie verschilt van een gesloten sollicitatie. Bij een ‘gesloten sollicitatie’ wordt in de praktijk bijna nooit zo genoemd. Meestal heeft men het dan gewoon over een sollicitatie gericht op een vacature. Dit is ook het belangrijkste verschil met een open sollicitatie namelijk dat men een vacature heeft gezien en men besloten heeft om hier gericht op te solliciteren. Een gesloten sollicitatie heeft daarnaast vaak een sluitingsdatum. Dit houdt in dat sollicitanten vaak voor een bepaalde einddatum of deadline hun cv en motivatie(brief) dienen aan te leveren aan het bedrijf.

Open sollicitatie
Een open sollicitatie is vaak minder eenvoudig dan een ‘gesloten sollicitatie’. Dit komt omdat de sollicitant niet gericht op een bepaalde vacature kan schrijven. Toch kan een open sollicitatie een uitkomst zijn wanneer er weinig vacatures worden gevonden. Open solliciteren vereist echter wel speciale vaardigheden. Allereerst zal de sollicitant het bedrijf moeten overtuigen van zijn of haar geschiktheid voor het bedrijf en voor een bepaalde functie. Daarvoor moet de sollicitant zich verdiepen in het bedrijf.

De interesse in het bedrijf moet heel duidelijk kenbaar worden gemaakt in de motivatie. Naast de motivatie voor het bedrijf moet in een open sollicitatie ook heel duidelijk naar voren komen welke functie de sollicitant ambieert. De functiebenaming kan echter per bedrijf verschillen en heeft soms te maken met vakjargon. Het is belangrijk dat de sollicitant dezelfde taal spreekt als het bedrijf waar de open sollicitatie aan is gericht. Het bedrijf moet kunnen begrijpen waarom de sollicitant zijn of haar sollicitatie juist aan dit bedrijf richt en op een bepaalde functie of functiegroep.

Ook moet de sollicitant in een open sollicitatie duidelijk aangeven wat zijn meerwaarde is voor het bedrijf. De competenties van de sollicitant moeten goed aansluiten op het profiel van het bedrijf en de visie en de missie van het bedrijf. Het bedrijf moet overtuigd zijn van deze vaardigheden. Soms is het verstandig om een digitale portfolio mee te sturen of een link naar een digitale protfolio zodat het bedrijf kan zien wat de kwaliteiten zijn van de sollicitant.

Waaruit bestaat een open sollicitatie
Er is geen ideale manier waarop een open sollicitatie kan worden gedaan. De manier waarop men een open sollicitatie doet kan per bedrijf, per sollicitant en per situatie verschillen. Zo kan men een open sollicitatie per mail versturen of per post. Er zit veel verschil in een digitale open sollicitatie en een schriftelijke open sollicitatie. Digitaal kan een sollicitant gemakkelijke een portfolio opsturen of linkjes mee sturen naar websites, projecten of Social Media zoals Facebook en LinkedIn. Daardoor kan een bedrijf nog beter een beeld vormen van de sollicitant.

Vaak hoeft er niet een complete brief geschreven te worden een duidelijke motivatie is meestal voldoende zolang de inhoud daarvan maar goed is gericht op het bedrijf. Het is bovendien verstandig dat de sollicitant weer aan wie de open sollicitatie dient te worden gestuurd. Een naam van een personeelsfunctionaris of leidinggevende is belangrijk om een open sollicitatie tenminste aan een specifiek persoon te richten. Dat zorgt er voor dat de sollicitatie in ieder geval bij een bepaald persoon terecht komt. Meestal staan de namen van relevante personen wel op de website van het bedrijf anders kan men via Social Media vaak ook namen achterhalen. Nog beter is het wanneer de sollicitant iemand kent bij het bedrijf waar hij of zij wil solliciteren. Dat is een bron van informatie die bovendien kan worden gebruikt in de motivatie die wordt geschreven in de open sollicitatie.