Automatiseren van inschrijfproces uitzendbureaus

Tegenwoordig merk je dat veel processen worden geautomatiseerd. Vanuit het scientific management van Taylor dat aan het begin van 1900 haar intrede deed zijn er steeds meer nieuwe theorieën ontwikkeld waarmee bedrijven hun processen zouden kunnen optimaliseren. Hierbij kun je denken aan het zogenaamde lean management of lean manufacturing dat in veel productiebedrijven al geruime tijd wordt gehanteerd en oorspronkelijk afkomstig is uit de automotive. Er zijn verschillende sectoren bezig met automatiseringsprocessen. Dit gebeurt al lang niet meer alleen in de industrie en de productie ook de financiële sector en administratieve bedrijven automatiseren processen. Ook de uitzendwereld gaan haar processen steeds meer automatiseren, maar is dat eigenlijk wel verstandig?

Digitaal solliciteren bij uitzendbureaus
Steeds meer sollicitanten solliciteren op de digitale snelweg naar een baan. Solliciteren via internet is heel gewoon en ook oudere sollicitanten weten het internet vaak goed te gebruiken om een vacature te vinden. Ook het daadwerkelijk sturen van een sollicitatiemail of een korte motivatie is gebruikelijk. Solliciteren via social media komt echter ook voor. Uitzendbureaus proberen hierop in te haken door aan te sturen op het aanmelden en inschrijven via internet. Sommige uitzendbureaus hebben hun inschrijfproces zover  geautomatiseerd dat sollicitanten doormiddel van hun digitale inschrijving automatisch in het CRM-systeem van het uitzendbureau worden geplaatst. Dit versnelt een groot deel van het inschrijfproces en zorgt er bovendien voor dat de sollicitant niet veel kilometers hoeft af te leggen om een intakegesprek bij een uitzendbureau te houden.

Het belang van een intakegesprek
De digitale sollicitant moet na de digitale inschrijving er maar op vertrouwen dat het uitzendbureau hem of haar gaat uitnodigen voor een persoonlijk gesprek of dat het uitzendbureau gaat zoeken naar een passende functie op basis van de inschrijving. Hoewel sollicitanten via internet in een korte tijd veel sollicitaties kunnen versturen en zich bij veel uitzendbureaus kunnen inschrijven blijkt deze werkwijze voor veel werkzoekenden toch niet ideaal. Een goed intakegesprek is namelijk van groot belang voor de arbeidsbemiddeling van een potentiële uitzendkracht. Veel werkzoekenden hebben behoefte aan een persoonlijk gesprek waarin ze samen met de intercedent de mogelijkheden bespreken die de kandidaat heeft op de arbeidsmarkt. Ook zorgt een intakegesprek er voor dat de intercedent en de sollicitant rechtstreeks vragen aan elkaar kunnen stellen met betrekking tot het cv en de specifieke wensen omtrent werk.

Wordt een sollicitant een nummer
Het intakegesprek lijkt echter steeds meer te verdwijnen uit de uitzendwereld. Grote uitzendbureaus proberen zelfs doormiddel van een CRM-systeem met een algoritme automatisch kandidaten aan vacatures aan elkaar te koppelen. Dat is het toppunt van een onpersoonlijke benadering van een uitzendkracht of werkzoekende. Natuurlijk bespaart dit voor het uitzendbureau kosten maar het belang van de werkzoekende wordt met deze snelle geautomatiseerde aanpak niet of nauwelijks gediend.

Werkzoekenden willen graag persoonlijk overleggen welke werkzaamheden wel of niet geschikt zijn en passen bij de behoefte van de werkzoekende. Door dit proces te automatiseren gaat dit persoonlijke contact verloren. De uitzendkracht of sollicitant voelt zich een nummer en wordt dat in feite door deze aanpak ook. Uitzendkrachten die geautomatiseerd of digitaal zijn ingeschreven krijgen in een CRM-systeem over het algemeen ook een nummer waarmee ze bekend zijn binnen het uitzendbureau. Dit nummer is als het ware de referentie van het systeem waarmee het systeem in combinatie met het ingevulde sollicitatieprofiel koppelingen gaat leggen met mogelijke functies die beschikbaar komen bij het uitzendbureau.

Verdwijnt het intakegesprek bij uitzendbureaus?
Als er een bepaalde beweging in gang wordt gezet ontstaat er meestal ook een tegenbeweging. Er zullen uitzendbureaus zijn die de automatisering van inschrijfprocessen steeds verder willen optimaliseren. Deze uitzendbureaus beschouwen het inschrijfproces als een soort productieproces waarop geld bespaard kan worden. Uitzendbureaus die veel bemiddelen in productiefuncties zouden intakeprocessen kunnen automatiseren maar uitzendbureaus die gespecialiseerd zijn in functies voor hoger opgeleiden kunnen hun intakegesprekken beter wel persoonlijk laten plaatsvinden.

Meer keuze tussen uitzendbureaus
Tijdens een gesprek kunnen namelijk de wensen en behoeften van uitzendkrachten beter in kaart worden gebracht. Daarom zal een intakegesprek noodzakelijk blijven. Ondanks dat zullen er ook uitzendbureaus zijn die voor hogere functies ook een digitale inschrijving prefereren en ook aansturen op digitale arbeidsbemiddeling. In de toekomst zal de kwaliteit tussen de verschillende uitzendbureaus nog meer gaan verschillen. Er zullen prijsvechters zijn die sterk gedigitaliseerd zijn en er zullen uitzendbureaus zijn die aansturen op een consultatieve aanpak. Dit zorgt er voor dat sollicitanten nog bewuster kunnen kiezen voor een bepaald uitzendbureau omdat ze het juist wel of juist niet prettig vinden om persoonlijk contact te hebben met de intercedent.

Solliciteren bij uitzendbureau wat neem ik mee?

Wanneer je solliciteert bij een uitzendbureau ga je jezelf in feite laten inschrijven bij een bemiddelingsbureau. Een uitzendbureau bemiddelt namelijk tussen werkgevers en werknemers en is daarmee een intermediair. Bedrijven zetten aanvragen voor tijdelijk personeel in de vorm van vacatures uit bij uitzendbureaus. De uitzendbureaus zoeken vervolgens geschikt personeel om bij de bedrijven aan het werk te zetten. Dit bemiddelingsproces loopt voortdurend door. Het aanbod van beschikbaar personeel en van vacatures kan verschillen. Op een uitzendbureau dient kundig personeel aanwezig te zijn om de juiste ‘match’ te maken tussen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt.

Wat neem je mee naar een uitzendbureau?
Wanneer je jezelf gaat laten inschrijven bij een uitzendbureau is het belangrijk dat je jezelf goed voorbereid. Een uitzendbureau wil graag relevante informatie van je hebben zodat ze een goed beeld van jouw wensen en kwaliteiten kunnen krijgen. Met deze informatie kan een uitzendbureau een geschikte baan zoeken die aansluiting biedt bij jouw profiel. Een goede voorbereiding is daarom vooral belangrijk voor de werkzoekende. Bedenk van te voren goed wat voor werkzaamheden je graag zou willen uitvoeren en waar je dat zou willen doen. Daarnaast moet je een aantal papieren en pasjes meenemen naar een uitzendbureau. Deze worden hieronder aangegeven:

  • ID kaart of paspoort.
  • Diploma’s en getuigschriften.
  • Veiligheidscertificaten.
  • Curriculum Vitae (ook wel CV genoemd) of een beschrijving van de werkzaamheden die je hebt gedaan. Vergeet niet de datums, de bedrijven en de werkzaamheden goed te vermelden. Het is verstandig om een cv uitgeprint mee te nemen omdat veel systemen op uitzendbureaus geen mogelijkheid hebben voor een USB-stick of Cd-rom om virussen te voorkomen.
  • Bankrekeningnummer of girorekeningnummer.
  • Mocht je een persoonlijkheidstest of een assessment hebben gedaan voor een bepaalde functie dan kun je daarvan indien gewenst een uitslag meenemen.

Welke kleding doe ik aan naar een uitzendbureau?
In principe is nette vrijetijdskleding prima geschikt om aan te doen wanneer je een bezoek gaat brengen aan een uitzendbureau. Voor kantoorfuncties zou een net overhemd en een nette broek een betere keuze zijn. Voor de meeste uitvoerende technische functies is het vaak geen probleem om in werkkleding of overall naar een uitzendbureau te gaan om je te laten inschrijven. Bij de keuze van de kleding moet je voor jezelf nagaan of het voor jouw beroepgroep geschikt is. Straal je datgene uit wat je uit wil stralen?

Tot slot
Bij veel uitzendbureaus en bedrijven wordt al bij het binnen stappen van een sollicitant een selectie gemaakt. Dit is de zogenoemde ‘deurmatselectie’. Die is niet altijd juist maar wordt desondanks veel toegepast. Door vlot binnen te stappen, jezelf voor te stellen en doelgericht vragen te stellen kom je goed over en maak je een grotere kans op werk. Zorg dat je jezelf goed hebt voorbereid en de benodigde papieren en je ID bewijs of paspoort mee hebt. Een uitzendbureau ziet daardoor dat je graag aan het werk wilt en dat je serieus op zoek bent naar een passende baan. Daardoor zullen ze ook meer de tijd voor je gaan nemen en hun best doen om je te bemiddelen bij de kanten van het uitzendbureau.

Neem na de inschrijving, of intake maximaal één keer per week even contact op met het uitzendbureau om te vragen of er al werk is. Dit kan per mail of per telefoon. Overleg dit even met het uitzendbureau. Het aanbod van vacatures kan namelijk sterk wisselen. Hier is van toepassing: ‘uit het oog is uit het hart’. Zorg daarom dat je in het ‘oog’ blijft.