Wat is de staf van een organisatie?

De staf van een organisatie is een verzameling van functies en afdelingen die de directie of het bedrijf ondersteunen en adviseren op het gebied van diverse specialismen. De staf van een organisatie bestaat vaak uit meerdere stafafdelingen. Elke stafafdeling heeft een eigen specialisatie. Zo kan de afdeling Human Resource of Personeel en Organisatie (P&O) een stafafdeling vormen van een organisatie. Andere vormen van stafafdelingen zijn Onderzoek & Ontwikkeling, Research en Development (R&D), public relations en marketing.

Vaak brengt men ook financiële afdelingen onder in de staf van een organisatie. Zo kan inkoop of calculatie een stafafdeling zijn van een bedrijf. Stafafdelingen treft men aan bij grote organisaties. Grote organisaties hebben in de praktijk vaak de mogelijkheid om specialisten aan te nemen om de top te ondersteunen. Op die manier kan de kwaliteit bevorderd en gewaarborgd blijven.

Lijnfuncties en staffuncties
De staf of de staffuncties onderscheid men in de praktijk van lijnfuncties of functies “in de lijn”. Als men in lijnfuncties werkt dan functioneert men in een keten tussen de werkvloer en de top van de organisatie. In die lijn is men van werkvloer tot de hoogste directie allemaal ondergeschikt aan een leidinggevende. De top van het bedrijf moet echter vaak verantwoording afleggen aan de aandeelhouders als die er zijn.

Stafafdelingen en staffunctionarissen zitten niet in de lijn en vallen daardoor niet in lijnfuncties. In plaats daarvan hebben stafafdelingen ondersteunende taken ten dienste van heel het bedrijf of ten dienste van de top van het bedrijf. Vaak maakt de top de beslissingen maar daarvoor is informatie en advies nodig. Dit advies wordt in de praktijk meestal verstrekt door de staf of de staffunctionaris die daarvoor verantwoordelijk is.

Verantwoordelijkheden van de staf
De meeste mensen die werkzaam zijn in de staf hebben een behoorlijke vrijheid in het indelen van hun werktijd. Het is echter wel van belang dat ze desgevraagd de juiste expertise en informatie kunnen bieden aan de organisatie. Een  staf dient daarom deskundig te zijn en betrouwbaar. Een organisatie leunt voor een deel op de staf. Wanneer de staf verkeerde informatie verstrekt of een verkeerd advies geeft kan dit verstrekkende gevolgen hebben voor de organisatie. Staffunctionarissen hebben weliswaar vrijheden maar zullen hun verantwoordelijkheid wel moeten nemen voor de beslissingen die ze maken en de taken die ze uitvoeren. Een staf is daardoor voor een groot deel zelfsturend. Vaak werkt er binnen een stafafdeling wel een leidinggevende of een hoofd verantwoordelijke. Dit is bijvoorbeeld een hoofd-P&O van een P&O afdeling. Dit hoofd of deze eindeverantwoordelijke kan wel voor aansturing zorgen binnen de stafafdeling waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. Zo ontstaat er toch een vorm van hiërarchie binnen de staf.

Militaire staf
Niet alleen in de burgermaatschappij kunnen organisaties een staf bevatten. Een bekend voorbeeld waarbij men ook over een staf spreekt in een overheidsorganisatie is de militaire staf. Deze staf ondersteund eveneens de leidinggevende die in het leger een bepaalde rang heeft. Zo wordt de commandant van een bepaalde militaire eenheid bijgestaan door de staf die functioneert als raadgever in alle domeinen van de bevelvoering. Binnen het leger of de defensie lijken de taken van stafmedewerkers op de taken van stafmedewerkers van reguliere bedrijven alleen zijn de namen van de staffuncties binnen defensie vaak anders. Zo heeft men het bijvoorbeeld over de stafafdeling inlichtingen, strategie, operaties en logistiek. Binnen defensie spreekt men vaak van een stafeenheid in plaats van een stafafdeling of de staf.

Wat zijn UTA functies in de bouw?

UTA  is een afkorting die regelmatig wordt gebruikt  in de bouw. De afkorting UTA is voluit Uitvoerend Technisch Administratief. UTA is in feite een brede functiegroep waaronder diverse functies vallen van de bouw. De kenmerken van UTA functies worden in de afkorting al benoemd, de functies zijn zowel uitvoerend, administratief maar ook technisch. Hieronder worden een aantal voorbeelden van UTA functies benoemd en wordt aangegeven wat het belang van UTA functies is voor bouwbedrijven.

Welke UTA functies zijn er?
Op de bouw zijn verschillende functies die onder het UTA personeel vallen. Een aantal voorbeelden hiervan zijn werkvoorbereiders en planners. Werkvoorbereiders en planners zijn voornamelijk administratieve functies die in hoofdzaak uitvoerend zijn. Daarnaast moeten medewerkers in deze functies ook verstand hebben van de techniek. Ook een calculator valt onder UTA personeel. Een uitvoerder en een projectleider worden daarnaast ook vaak tot UTA functies gerekend.

UTA functies voor bouwbedrijven
UTA functies zijn erg belangrijk voor een bouwbedrijf. Vaak moet UTA personeel de vertaalslag maken tussen de projectplannen en de daadwerkelijke uitvoering op de bouw. Hierbij vervullende UTA functies een sleutelrol. UTA personeel staat tussen de leidinggevenden en de werkvloer in. Naast technische kennis en administratieve vaardigheden moet UTA personeel ook goede communicatieve vaardigheden hebben. Wanneer er onduidelijkheden zijn op bijvoorbeeld tekeningen of in de planning moet UTA personeel in staat zijn om dit adequaat op te lossen.

Toekomst van UTA functies
Hoewel de bouw sterk verbonden is aan de ontwikkelingen in de economie zullen bouwbedrijven altijd een belangrijke rol vervullen. De onderlinge concurrentie tussen bouwbedrijven zorgt er voor dat bouwbedrijven zich van elkaar moeten onderscheiden op het gebied van kwaliteit en prijs. De kwaliteit wordt naast hoogwaardige materialen ook in belangrijke mate bepaald door de vaardigheid van het personeel. Naast vaklieden op de werkvloer kan ook UTA personeel een belangrijke rol vervullen met het leveren van kwaliteit. Een groot deel van de planning en aansturing valt onder de verantwoordelijkheid van UTA personeel. Een ervaren personeelslid met een UTA functie kan voor een bouwbedrijf veel geld besparen en kan een belangrijke rol vervullen in de realisering van projecten.