Hoe schrijf ik een vacature voor een: werkvoorbereider?

Het schrijven van een vacature voor een werkvoorbereider vergt meer voorbereiding dan de meeste andere vacatures. Dat komt omdat aan de functie werkvoorbereider op verschillende manieren invulling kan worden gegeven. Daarnaast zijn werkvoorbereiders actief in verschillende sectoren, we noemen een aantal voorbeelden:

  • Bouw
  • Werktuigbouwkunde
  • Staalconstructie
  • Civiele techniek
  • Installatietechniek
  • Elektrotechniek

Dit zijn maar een paar voorbeelden van sectoren waarin een werkvoorbereider aan de slag zou kunnen gaan. De sectoren verschillen onderling echter sterk in werkzaamheden maar ook in materialen, constructieprincipes, cultuur en werkprocessen. Dat zorgt er voor dat een werkvoorbereider in de bouw niet zonder bijscholing of omscholing aan de slag kan in de werktuigbouwkunde en andersom. Datzelfde is van toepassing op de andere sectoren. Binnen de bouw wordt een werkvoorbereider tot uitvoerend technisch administratief personeel gerekend oftewel UTA personeel genoemd. Binnen de werktuigbouwkunde en de metaaltechniek kent en de UTA afkorting feitelijk niet. Dit is een eenvoudig voorbeeld van het verschil in jargon dat men gebruikt binnen de functie werkvoorbereider in verschillende sectoren. Voordat je aan de slag kunt met schrijven van een vacature in de werkvoorbereiding is het belangrijk dat de juiste informatie wordt ingewonnen over de vacature. Dat doet men in de voorbereiding.

Voorbereiding

In de voorbereiding op het schrijven van een vacature voor werkvoorbereiders is het belangrijk dat je weet in welke sector de werkvoorbereider aan de slag gaat. Daarnaast is het belangrijk om te weten dat de taken en verantwoordelijkheden van werkvoorbereiders in de praktijk verschillen. Dat zorgt er voor dat deze zaken niet vanzelfsprekend zijn en uitgediept moeten worden. De eenvoudigste weg is het vragen naar een beschrijving vanuit de opdrachtgever. Wellicht heeft deze al een complete vacatureomschrijving voor werkvoorbereiders of is er een functiebeschrijving beschikbaar. Deze documenten zouden telefonisch of per mail opgevraagd kunnen worden. Natuurlijk dienen de teksten in ‘eigen woorden’ te worden omgezet alvorens deze worden gepubliceerd. Het publiceren dient overigens altijd met toestemming van de opdrachtgever te gebeuren.

Wanneer een dergelijke vacaturetekst niet aanwezig is of onvolledig is dan zullen aanvullende vragen moeten worden gesteld om een compleet beeld te krijgen. Een aantal punten zouden moeten worden uitgewerkt om een compleet beeld te scheppen van wat van de werkvoorbereider kan verwachten in de functie en wat er van hem of haar wordt verwacht bij een sollicitatie. Deze punten zijn hieronder vermeld:

Welke werkzaamheden worden uitgevoerd?

  • In wat voor soort projecten / sectoren worden de werkzaamheden door de werkvoorbereider uitgevoerd?
  • Wat moet de werkvoorbereider precies doen? (Dit is een algemene vraag, op basis van het antwoord kunnen extra vragen worden gesteld, zie de volgende vragen).
  • Wat zijn de verantwoordelijkheden van de werkvoorbereider?
  • Houdt de werkvoorbereider zich bezig met inkoop (mag hij zelf onderhandelen over de prijzen of liggen deze vast?)
  • Met welke interne afdelingen heeft de werkvoorbereider contact?
  • Is de werkvoorbereider ook verantwoordelijk voor het uitbesteden van werk aan derden?
  • Met welke externe partijen heeft de werkvoorbereider contact?
  • Moet de werkvoorbereider ook tekenen? Zo ja, met welke tekenprogramma’s gaat de werkvoorbereider werken en hoeveel ervaring is vereist?)
  • Gaat de werkvoorbereider in zijn functie ook aan de slag met het uittrekken van materialen op basis van tekeningen.
  • Heeft de werkvoorbereider ook commerciële taken? Zo ja, welke taken zijn dat?
  • Is de werkvoorbereider verantwoordelijk voor het plannen van materiaal en gereedschap?
  • Heeft de werkvoorbereider ook de planning onder zicht van montage en uitvoering?
  • Wordt ook het ontwerp- en tekenwerk ook de werkvoorbereider gepland?
  • Hoort het vaststellen van montagemethoden en materiaalkeuze ook tot de verantwoordelijkheden?
  • Is het opstellen van werkplanningen en werkopdrachten ook een taak van de werkvoorbereider
  • Is het bewaken en controleren van voortgang en planning van de projecten en werkzaamheden ook een taak van der werkvoorbereider.
  • Met welke administratieve programma’s gaat de werkvoorbereider werken (bijvoorbeeld ERP pakketen SAP enzovoort).

De vragen of punten die hier boven staan kunnen nog verder worden uitgebreid. Hou er echter rekening mee dat je waarschijnlijk zelf al een aantal antwoorden op deze vragen hebt door de website van het bedrijf te bestuderen.

Gewenste opleidingen
De opleidingsachtergronden van werkvoorbereiders zijn in de praktijk zeer verschillend. Zowel de opleidingsniveaus (mbo of hbo) verschillen maar ook de opleidingsrichtingen. Verstandig om hier op door te vragen.

  • Welke opleiding(en) heeft de werkvoorbereider nodig? Zowel opleidingsrichting als opleidingsniveau.
  • Zijn er meerdere opleidingsachtergronden geschikt voor deze functie? Zo ja welke?
  • Hebben kandidaten ook een aanvullende training/ opleiding nodig bijvoorbeeld op het gebied van technisch tekenen?

Gewenst ervaringsniveau

  • Zoekt het bedrijf een ervaren werkvoorbereider of een persoon die het beroep nog moet leren?
  • Hoeveel jaar ervaring heeft de werkvoorbereider nodig om de werkzaamheden uit te kunnen voeren?
  • Wat is de mate van complexiteit van het werk?
  • Gaat de werkvoorbereider aan de slag met softwaresystemen? Welke softwaresystemen worden gebruikt?
  • Zijn er doorgroeimogelijkheden en zo ja welke?

Werktijden

  • Wat zijn de werktijden? Hoeveel uur wordt er gewerkt in een week? Staan de werktijden vast is fulltime beschikbaarheid een eis of is parttime ook mogelijk? Er zijn werkvoorbereiders die graag parttime willen werken.

Arbeidsvoorwaarden

  • Welke arbeidsvoorwaarden worden geboden? Onder welke cao valt de werknemer en hoe zal zijn of haar salaris worden ingeschaald? Uitzendbureaus zijn verplicht om equal pay te hanteren oftewel gelijkwaardige beloning voor flexwerkers ten opzichte van werknemers die rechtstreeks bij het bedrijf werken. Dit is ook van toepassing op reiskosten en andere vergoedingen.

Met bovenstaande aandachtspunten moet het in de basis mogelijk zijn om alle relevante informatie in te winnen die je nodig hebt om een effectieve vacature te schrijven voor een werkvoorbereider. Het echte werk kan beginnen.

Titel van de vacature voor een werkvoorbereider

De titel is meestal het eerste dat gelezen wordt in een vacature. Daarom is het belangrijk dat de titel het publiek aanspreekt waar de vacature voor bestemd is, in dit geval de werkvoorbereiders. Door je voorbereiding ben je er achter gekomen dat werkvoorbereiders op kantoor werken en over het algemeen een mbo niveau of hoger opleidingsniveau hebben. Daar kan de inhoud van de vacature, de schrijfstijl en ook de titel op worden aangepast. Daarnaast kan het takenpakket en de verantwoordelijkheid van werkvoorbereiders verschillen. Een maatwerkvacature is dan het meest voor de hand liggend. Dat start al men een pakkende titel. Deze zou als volgt geformuleerd kunnen worden:

  • Tekenaar werkvoorbereider voedingsmiddelenindustrie
  • Werkvoorbereider calculator machinebouw
  • Werkvoorbereider inkoper werktuigbouwkunde
  • Zelfstandige werkvoorbereider
  • Allround werkvoorbereider

Bovenstaande lijst kan aanzienlijk worden uitgebreid. Probeer het gebruik van koppeltekens (en slash) zoveel mogelijk te vermijden in het kader van de leesbaarheid. De titel moet overigens altijd corresponderen met de rest van de tekst voor een logische opbouw.

Het schrijven van de inleiding van de vacature

Een inleiding oftewel samenvatting van de vacature is de eerste tekst die volgt onder de titel. Deze inleiding kan beginnen met een vraag of een pakkende uitspraak. Het is belangrijk dat de eerste regels zo goed mogelijk geformuleerd worden. Doormiddel van deze regels weet je de lezer te boeien of juist níet te boeien. Een aantal voorbeelden van inleidende zinnen:

  • Heb je ervaring als werkvoorbereider en ben je op zoek naar uitdagende sector?
  • Ben je op zoek naar functieverbreding in de werkvoorbereiding?
  • Heb je mbo niveau 4 en wil je graag verantwoordelijkheid dragen over uitdagende projecten?
  • Ben je een ervaren technisch tekenaar en wil je meer uitdaging?
  • Vind je kwaliteit belangrijk en wil jij als werkvoorbereider zorgen dat topprojecten worden gerealiseerd?

Je kunt de inleiding ook starten met een pakkende zin:

  • Werkvoorbereiding is een geweldig divers beroep, geen dag is hetzelfde!
  • Echte innovatie vind plaats in de machinebouw!
  • Kwaliteit en veiligheid vereisen een groot verantwoordelijkheidsgevoel.

Zowel een vraag als een statement kunnen er voor zorgen dat een lezer zich aangesproken voelt. Eigenlijk moet de eerste gedachte bij het lezen van de regels zijn: ‘ja dit past bij mij’ of ‘ja dit wil ik’. Als deze positieve gedachte bewust of onbewust in het hoofd zit van de lezer gaat deze zeker verder lezen.

Na de eerste wervende regels vervolgt een beschrijving van de werkzaamheden die de werkvoorbereider kan verwachten in de functie. Het schrijven van dit deel van de tekst gebeurd met behulp van de gegevens die in de voorbereidende fase is ingewonnen. Geef duidelijk aan welke kerntaken behoren tot de werkzaamheden. Gaat het om een coördinerende functie op de voorgrond of juist de achtergrond. In welke mate komen inkoop, calculatie, tekenen en administratie aan de orde? Met welke afdelingen heeft de werkvoorbereider contact? En natuurlijk wat voor (toonaangevende) producten of projecten worden gerealiseerd. Kortom waar leef je als werkvoorbereider een bijdrage aan en waar kun je trots op zijn?

Wat wordt gevraagd? Weergave van de functie-eisen

Het gedeelte van de functie-eisen is een belangrijk onderdeel van de vacature. In dit gedeelte leest een geinteresseerde waar hij of zij aan moet voldoen om in aanmerking te komen voor de vacature werkvoorbereider. In de functie-eisen is beschreven welke ervaring, opleidingen, veiligheidsaspecten en competenties gevraagd worden van potentiële kandidaten. Deze verschillende aspecten kunnen in een aantal groepen worden ingedeeld, die naar wens in een bepaalde volgorde kunnen worden weergegeven.

  • Gevraagde opleidingen. Tijdens het inwinnen van informatie over de vacature heb je als het goed is een beeld gekregen van de gewenste opleidingen. Veelvoorkomende opleidingsachtergronden voor werkvoorbereiders zijn: technische bedrijfskunde, mbo middenkaderenginering, hbo werktuigbouwkunde, hbo bouwkunde, hbo opleidingen in civiele techniek enzovoort. Er kunnen meerdere opleidingsachtergronden geschikt zijn. Benoem dat ook in de vacature om zoveel mogelijk mensen te interesseren. Het is ook mogelijk om neer te zetten dat iemand in bezit moet zijn van een hbo opleiding in de techniek, wanneer je echt zoveel mogelijk mensen wilt aantrekken. Daarnaast staan ook steeds meer bedrijven open voor mbo-ers die bijvoorbeeld een opleiding hebben gedaan in de middenkaderengineering op mbo niveau 4. Soms volstaat hbo opleidingsniveau als functie-eis.
  • Gevraagde, trainingen, certificaten. Wanneer er voor de functie specifieke trainingen, certificaten en cursussen nodig zijn kan dat worden genoemd als eis of als pré (afhankelijk van de wensen van de opdrachtgever). Gewenste certificaten of cursussen kunnen zijn: AutoCAD, Inventor (voor het geval de werkvoorbereider ook gaat tekenen), SAP, Exact, ERP pakketten en andere programma’s.
  • Gevraagde werkervaring. De werkervaring is ook van groot belang. Wat voor werk moet de werkvoorbereider hebben gedaan in zijn of haar loopbaan. Dit is geïnventariseerd in de werkvoorbereiding en kan nu kort worden samengevat.
  • Gevraagde competenties. Dit zijn karaktereigenschappen en andere persoonskenmerken. Dient iemand stressbestendig te zijn, snel te kunnen schakelen tussen werkzaamheden, zelfstandig te kunnen werken, in verschillende talen te communiceren, computer/ ICT vaardigheden te hebben, ervaring te hebben in de praktijk/ uitvoering enzovoort.
  • Overige zaken die van belang zijn.

Hoewel er in de functie-eisen heel veel aspecten kunnen worden benoemd is het toch belangrijk om op dit gebied niet teveel uit te wijden. Hoe meer eisen in beeld worden gebracht hoe krapper het zoekgebied wordt en hoe kleiner het aantal sollicitanten zal worden dat daadwerkelijk zal reageren. Wees daarom duidelijk en zorg voor realistische eisen.

Over het bedrijf. Presentatie van het bedrijf waar de vacature open staat

In dit gedeelte noteer je belangrijke informatie over het bedrijf waar de vacature open staat. Probeer een bedrijf vanuit het perspectief van een werkvoorbereider te bekijken. Werkvoorbereiders willen graag weten in welke sector het bedrijf actief is en wat de klanten of opdrachtgevers zijn. Natuurlijk zijn ook het product of de bouwwerken van belang. Hoe positioneert het bedrijf zich ten opzichte van de concurrenten? Hoe promoot het bedrijf zichzelf in de markt? Waarom zou iemand graag voor dit bedrijf willen werken? Wat is de werksfeer op de werkvloer? Is het bedrijf formeel of informeel? Doet het bedrijf veel activiteiten op het gebied van teambuilding en personeelsuitjes?

Arbeidsvoorwaarden. Wat ontvangt de werknemer in de functie?

Werkvoorbereider hebben een brede opleidingsachtergrond waardoor ze meerdere mogelijke aansluitingspunten hebben op de arbeidsmarkt. Dat betekent dat ze wat te kiezen hebben. Zou kunnen de meeste werkvoorbereiders ook als calculator, inkoper, medewerker bedrijfsbureau, projectleider, tekenaar of algemeen medewerker in het middenkader aan de slag. De arbeidsvoorwaarden kunnen dan van doorslaggevend belang zijn. Daarom kun je in jouw vacature op dit gebied een verschil maken. Vaak wordt er benoemd dat een marktconform salaris wordt geboden. Dit is echter voor veel kandidaten een te ‘vaag’ begrip. Daarom kan beter een concreet salaris worden benoemd. Het is belangrijk om te benoemen of er nog toeslagen overheen komen. Dit zou bijvoorbeeld een vakantietoeslag kunnen zijn. Verder zou de opbouw aan vakantie-uren benoemd kunnen worden. De reiskostenvergoeding kan in de arbeidsvoorwaarden worden genoteerd evenals een deelname aan een pensioenregeling. Het is belangrijk om dit gedeelte zo wervend en enthousiast mogelijk neer te zetten. Voor sommige werkzoekenden zijn de arbeidsvoorwaarden de doorslaggevende factor in de besluitvorming om te solliciteren of niet.

Vacature schrijven voor mechatronicamonteurs afronding

Wanneer bovenstaande punten allemaal zijn verwerkt in een vacaturetekst voor werkvoorbereiders dan kun je deze gaan publiceren op de daarvoor beschikbare kanalen. Zorg er hierbij voor dat de werkvoorbereider wel duidelijk kan zien hoe er gesolliciteerd kan worden op de vacature. Dat kan door een sollicitatielink te plaatsen of een knop waarmee sollicitanten hun cv kunnen uploaden. Ook kunnen er contactgegevens worden achtergelaten. Maak het voor de lezer zo makkelijk mogelijk. Hoe sneller en gebruiksvriendelijker iemand kan reageren op de vacature hoe beter het is. Dan heb je namelijk meer reacties op de vacature werkvoorbereider.