Personeelsplanning en strategische personeelsplanning (SPP)

Binnen een organisatie vindt veel planning plaats. Bedrijven worden doormiddel van een planning bestuurd, zodat ze hun afnemers of klanten tijdig van het gewenste aanbod kunnen voorzien. Er zijn verschillende soorten planning. Een voorbeeld hiervan is de productieplanning. Een ander soort planning dat iedere (middel)grote organisatie kent is de personeelsplanning. Deze soort planning is een stuurmechanisme op drie niveaus:

• Strategisch niveau, op lange termijn
• Tactisch niveau, op middellange termijn
• Operationeel niveau, op korte termijn

Strategische planning vind plaats in de top van een organisatie. Tactische planning op het middenkader niveau en operationele planning vindt men terug op het uitvoerende niveau. Deze tekst is geschreven door Tjerk van der Meij, student HRM aan de NHL te Leeuwarden. Hieronder zijn de verschillende niveaus van planning door hem nader beschreven.

Strategisch niveau

In dit artikel wordt de strategische personeelsplanning uitgelegd, dus de planning op langere termijn. Binnen een organisatie worden plannen gesteld voor langere termijn. Dit zijn de missie, visie en strategie. De strategische personeelsplanning zal dus aan moeten sluiten bij de (strategische) toekomstplannen van de organisatie. Hierin wordt gekeken waar de organisatie over een aantal jaren wil zijn en hoe deze plannen worden mogelijk gemaakt. Met een oog op strategische personeelsplanning betekend dit dus over welk personeel moet een organisatie beschikken om haar missie, visie en doelstellingen waar te maken en te behalen.
Kort gezegd is een SPP de combinatie van personeelsplanning en strategische organisatieplanning op langere termijn (3 tot 5 jaar). Binnen een organisatie is strategische personeelsplanning een bedrijfsproces waar verschillende lagen van de organisatie zich mee bemoeien, namelijk directie, HR en management of MT.

Tactisch niveau
Personeelsplanning werkt in een trechtermodel. Zoals in voorgaande alinea werd omschreven wordt door de organisatie, binnen de strategische top, plannen gemaakt op langere termijn. Vervolgens worden deze plannen op tactisch niveau in middellange termijn doelstellingen omgezet (1 jaar). Binnen het tactisch niveau wordt een personeelsplanning dan ook vaak aan een jaarplan gekoppeld.

Operationeel niveau
Om de plannen daadwerkelijk in werking te zetten, worden deze in uitvoering gezet op het operationeel niveau. Dit is bijvoorbeeld de planning van de dagelijkse taken. Welke werknemers moeten bijvoorbeeld aanwezig zijn? Binnen het SPP wordt er op het operationeel niveau een match gelegd tussen vraag van de klant en het personeel binnen de organisatie. Is er voldoende (competent) personeel binnen de organisatie om de klant van aanbod te voorzien.

De rol van planning in organisaties

Voor het aansturen van processen in een organisatie is plannen van cruciaal belang. Voor het realiseren van de juiste vorm van transformatie en het aansturen van de dagelijkse processen wordt er binnen een organisatie gebruik gemaakt van een planning. Het plannen gebeurt over het algemeen vanuit de hogere (strategische) lagen van de organisatie. Gekeken vanuit het organisatie en management gaat het plannen vooruit aan het handelen en produceren. Tjerk van der Meij, student Human Resource Management aan de NHL, heeft deze tekst over planning geschreven voor technischwerken.nl. Doelstelling van de tekst is een duidelijk beeld geven van de functies van planning en de verschillende lagen van de planning.

Functies van planning
De planning kent binnen een organisatie drie verschillende functies:

  • Het rangschikken van handelingen
  • Sturing van processen
  • Beheersing van de voortgang en terugkoppeling

Verschillende lagen van planning
Binnen organisatie en management wordt planning geordend in 3 lagen:

  • Strategisch; een strategische planning wordt vaak ook wel een bedrijfsstrategie genoemd. Dit is een soort planning op de lange termijn; bijvoorbeeld de doelstellingen voor een organisatie over een aantal jaar. Om een strategische planning over langere termijn succesvol te laten maken moet deze planning over kortere tijd in delen moeten worden opgesplitst, dit mondt zich uit in tactisch en operationeel plannen.
  • Tactisch; in een tactische planning wordt het beleid gevormd over middellange termijn. Hierin wordt het grotere plaatje van de strategische planning in kleine delen opsplitste over relatief kortere perioden.
  • Operationeel; dit is de onderste laag van het plannen. Binnen de operationele planning komen de plannen die binnen zeer korte termijn tot uitvoering kunnen worden omgezet. Denk aan: financiering, investeringen, productie, etc. De operationele uitvoering wordt dan ook wel de uitvoerende planning genoemd.
    Organisaties werken de 3 lagen van plannen conform een trechter model af. Eerst bepaald men de strategie in de strategische planning, dus wat de organisatie over lange termijn tracht te behalen. Daarna wordt de strategie opgedeeld in meerdere delen die op middellange termijn te behalen zijn, dit vormt de tactische planning, of tactiek. Om de tactiek te kunnen behalen wordt vervolgens de operationele planning gemaakt, waarin de werkzaamheden op korte termijn in bedrijf worden gesteld.

Samenvatting
Samenvattend zijn de aspecten van de lagen van planning als volgt:

  • Strategisch: Lange termijn, toplagen van de organisatie
  • Tactisch: Middellang termijn, middenkaderlagen van de organisatie
  • Operationeel: Korte termijn, uitvoerende lagen van de organisatie
  • Organisaties kunnen zich door middel van strategisch, tactisch en operationeel plannen toespitsen op 6 bedrijfsprocessen:
  • marketing en verkoop (secundair)
  • productie/ dienstverlening (primair)
  • research en productontwikkeling (secundair)
  • financieel en informatievoorziening (bestuurlijk)
  • personeel (secundair)
  • inkoop (secundair)

Wat is bouwvak?

Bouwvak is een onofficiële vastgestelde periode van drie weken in de zomer waarin bouwbedrijven hun bouwproductie verminderen of stilleggen zodat het bouwpersoneel (bouw)vakantie kan nemen. Het woord ‘bouwvak’ is een verkorting van bouwvakantie. In Nederland hanteert men echter in het dagelijkse taalgebruik het woord ‘bouwvak’ in België noemt men een vergelijkbare periode in het hoogseizoen: ‘bouwverlof’. Veel bedrijven en werknemers of de bouw, de zogenaamde bouwvakkers, krijgen in hun werk te maken met een bouwvakperiode.

Bouwvak en bedrijfssluiting
In het verleden was de bouwvakperiode een periode van een verplichte bedrijfssluiting maar dat is al geruime tijd niet meer het geval. Daarom werken veel bouwbedrijven tijdens de zogenaamde bouwvakperiode gewoon verder aan bouwprojecten. Voor het personeel van deze bedrijven is er vaak een keuze om vrij te nemen of niet. Als aannemers en onderaannemers echter besloten hebben om door te werken in de bouwvakperiode zal het personeel met elkaar in overleg met de werkgever moeten afstemmen welk personeelslid wel en niet vrij kan nemen zodat het bedrijf ook in de bouwvakperiode effectief haar projecten kan voortzetten.

Wanneer is het bouwvak?
Hoewel lang niet alle bedrijven in de bouw de bouwvakperiode in acht nemen wordt in Nederland toch voor ieder jaar een bouwvakperiode vastgesteld. Deze periode van drie weken wordt in Nederland vastgesteld door de brancheorganisaties: de vereniging van bouwbedrijven en Bouwend Nederland. Daarbij wordt Nederland onderverdeeld in drie regio’s:

  • Noord
  • Midden
  • Zuid

De bouwvakperiode is daardoor afhankelijk van de regio waar je werkzaam bent. Het is in de praktijk echter wel zo dat de bouwvakperiodes elkaar overlappen. Dit houdt in dat er altijd wel een paar weken zijn waarin meerdere regio’s in Nederland gelijktijdig bouwvak hebben. Zoals eerder aangegeven is de bouwvakperiode geen verplichting. In plaats daarvan kan men spreken van een adviesperiode vanuit de brancheorganisaties. De werkgevers en de werknemers kunnen, wanneer dit in de cao is vastgelegd, gezamenlijk bepalen of in de bouwvakperiode verlof opgenomen moet worden wegens bedrijfssluiting of niet.

Bouwvak is niet verplicht
Tegenwoordig is de bouwvakperiode niet meer verplicht. Voor 1981 was de bouwvak echter wel een periode waarin bouwvakkers verplicht vakantie moesten opnemen. De vakbonden vonden dit echter onwenselijk. Zij vinden dat bouwpersoneel de vrijheid moet krijgen om zelf hun vakantieperiode te kunnen bepalen. Daarom is de bouwperiode in Nederland een onofficiële periode. Het advies van de brancheorganisatie in de bouw heeft daardoor geen verplicht karakter. Uiteindelijk zullen bouwbedrijven zelf samen met de personeelsvertegenwoordiging (Ondernemingsraad OR) moeten afspreken of  er een bouwvakperiode gehandhaafd zal worden of niet. Er zijn echter voordelen en nadelen aan een bouwvakperiode.

Voordelen en nadelen van een bouwvak
Omdat de bouwvak geen verplichting is maar een keuze die doormiddel van overleg tot stand komt is het belangrijk om een duidelijke afweging te maken tussen de voordelen en de nadelen van een verplichte vakantieperiode in het hoogseizoen. In sommige gevallen is een bouwvak zeer gewenst of zelfs noodzakelijk omdat een bedrijf in die periode geen opdrachten heeft gekregen en niet kan werken aan lopende bouwprojecten. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn in tijden van economische crisis. Een verplichte bedrijfssluiting in de vorm van een bouwvak is dan noodzakelijk of in ieder geval belangrijk voor het voortbestaan van het bedrijf. Meestal is het personeel dan op de hoogte van de (financiële) situatie van het bedrijf en is daardoor bereid om gehoor te geven aan de oproep van het bedrijf om gezamenlijk een bouwvak te hanteren.

Bovengenoemde situatie is in tijden van een oplevende economie en een stijgende bouwproductie echter een uitzondering. In plaats daarvan zullen veel bouwbedrijven juist voldoende opdrachten hebben om in de bouwvakperiode het personeel aan het werk te kunnen houden. Voor het personeel is er daardoor vaak keuzevrijheid om in de bouwvakperiode vrij te nemen of niet. Deze keuzevrijheid is een belangrijk voordeel een nadeel hiervan is echter dat het bouwbedrijf en het personeel veel aandacht moet besteden aan een goede planning van de vakanties. Deze druk op de planning is er veel minder wanneer (vrijwel) het gehele bedrijf in de bouwvakperiode vrijwillig dicht gaat. Aan de andere kant is het voor een bouwbedrijf een belangrijk voordeel om in de bouwvakperiode door te werken. Hierdoor kunnen bouwprojecten sneller worden afgerond.