Vragen voor het inwinnen van referenties

Referenties worden regelmatig opgevraagd tijdens sollicitatieprocedures. Een referentie is een persoon die, als het goed is, een duidelijk beeld kan schetsen over het functioneren van een sollicitant. De sollicitant geeft zelf bij een potentiële werkgever aan welke personen en bedrijven mogen worden benaderd voor het inwinnen van een referentie.

Het informeel natrekken van een referentie zonder toestemming van de sollicitant is in strijd met de sollicitatiecode en in strijd met de bescherming van de privacy van de kandidaat. Daarom zal een potentiële werkgever altijd toestemming moeten vragen aan een sollicitant of er referenties ingewonnen mogen worden. De sollicitant of werkzoekende geeft dan aan welke personen als referentie mogen worden benaderd. Als het goed is heeft de sollicitant zelf van te voren contact gehad met de personen die als referent zijn opgegeven zodat de referenties weten dat ze benaderd kunnen worden door werkgevers.

Vragen die gesteld worden tijdens inwinnen van referentie
Het is zowel voor de sollicitant als voor de werkgever interessant om te weten welke vragen gesteld kunnen worden als een referentie wordt benaderd. Hieronder staan een aantal vragen die tijdens dit contact aan de orde kunnen komen:

  • Welke functie heeft de werknemer vervuld?
  • Wat waren de taken van de werknemer?
  • Wat waren de verantwoordelijkheden van de werknemer?
  • Functioneerde de werknemer in een leidinggevende positie?
  • Hoe functioneerde de werknemer in zijn algemeenheid?
  • Werden de deadlines behaald?
  • Hoe functioneerde de werknemer in de groep?
  • Waarom is de werknemer uit uw organisatie vertrokken?
  • Zijn er verder nog aspecten over het functioneren van de werknemer die het benoemen waard zijn?
  • Zou u de werknemer weer in dienst nemen als u een passende vacature heeft?

Getuigschrift over functioneren
Werknemers die een organisatie verlaten kunnen ook een getuigschrift opvragen bij hun (voormalige) werkgever. Deze werkgever is verplicht een getuigschrift te verstrekken. Een getuigschrift kan dienen als een schriftelijke referentie. Op een getuigschrift staat namelijk de functie de werknemer heeft uitgeoefend en de periode waarin de werknemer werkzaam is geweest bij het bedrijf. Vaak wordt er in een getuigschrift ook benoemd hoe de werknemer heeft gefunctioneerd binnen de periode. Soms wordt ook de reden van vertrek benoemd. Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met een reorganisatie van het bedrijf.

Wat is een getuigschrift van een werkgever?

Een getuigschrift is een schriftelijke verklaring waarin een (voormalige) werkgever vastlegt dat een werknemer gedurende een bepaalde periode werkzaamheden heeft verricht voor een bedrijf waarbij is omschreven wat de aard van de werkzaamheden was, de periode van het dienstverband en de manier en de reden waarom het dienstverband is beëindigd. Een getuigschrift wordt op verzoek van de (voormalige) werknemer verstrekt als de werknemer wordt ontslagen of als zijn of haar dienstverband ten einde loopt.

Wat staat er in een getuigschrift?
In een getuigschrift is door de werkgever beschreven hoe de werknemer heeft gefunctioneerd naar de mening van de werkgever. Een getuigschrift kan daardoor worde beschouwd als een soort schriftelijke referentie die de werknemer kan gebruiken bij een sollicitatie naar een functie bij een andere werkgever. Een getuigschrift kan een aanbeveling zijn van de voormalige werkgever waarmee de werknemer schriftelijk wordt aanbevolen voor nieuwe werkgevers.

Een getuigschrift is meestal positief
De meeste getuigschriften zijn positief. Dat komt om de eenvoudige reden dat over het algemeen werknemers die goed gefunctioneerd hebben om een getuigschrift vragen. Werknemers die niet goed hebben gefunctioneerd of zelf zijn ontslagen vanwege disfunctioneren zullen over het algemeen geen getuigschrift vragen. Iemand die een getuigschrift heeft ontvangen met een negatieve inhoud zal over het algemeen het getuigschrift niet gaan tonen tijdens een sollicitatie. Daarom zijn de meeste getuigschriften die worden gebruikt voor sollicitaties voorzien van een positieve en zelfs lovende inhoud.

Getuigschrift en referenties
Een getuigschrift wordt namens een bedrijf verstrekt. Vaak wordt er wel een handtekening onder het getuigschrift geplaatst van een leidinggevende, directeur of personeelsfunctionaris van het bedrijf. Deze persoon kan als referentie dienen. Verder kunnen ook andere personen als referentie worden opgegeven in een getuigschrift.

Getuigschrift moet op verzoek verstrekt worden
Een werkgever is wettelijk verplicht om een getuigschrift aan een werknemer te verstrekken als hij of zij daarom vraagt. Het getuigschrift wordt dan verstrekt aan het einde van de arbeidsovereenkomst. Dit dient de werkgever te doen om de werknemer te ondersteunen bij zijn of haar verdere loopbaan en zoektocht naar een andere baan.

Wat is een referentie in een sollicitatieprocedure?

Een referentie in een sollicitatieprocedure is een verwijzing naar een persoon die een duidelijk beeld kan schetsen van de werk gerelateerde kennis, vaardigheden en competenties van een sollicitant. Dit is de definitie die gegeven wordt door Pieter Geertsma van technischwerken.nl over het woord referentie. Een referentie is in een sollicitatieprocedure een extra informatiebron waardoor een bedrijf een nog beter beeld kan vormen van de kwaliteiten, houding en gedrag van een kandidaat die solliciteert op een bepaalde functie. In de praktijk winnen werkgevers en uitzendbureaus vaak referenties in, echter kunnen ook opleidingsinstituten ook referenties inwinnen.

Wie verstrekt referenties?
Een sollicitant en werkzoekende verstrekt referenties. Deze referenties kunnen op het cv worden genoemd door de sollicitant. Daarnaast kan een sollicitant referenties ook op verzoek verstrekken. Dit wordt vaak op een cv genoteerd met de zin: ‘referenties kunnen op verzoek worden verstrekt’. Uiteindelijk is het dus de sollicitant die de referenties moet verstrekken. Het is echter niet verstandig dat de sollicitant zomaar mensen opgeeft als referentie zonder dat deze personen daarover zijn geïnformeerd.

Iemand die solliciteert zal daarom eerst navraag moeten doen bij de personen die hij of zij als referentie wil opgeven. Aan hen moet de sollicitant vragen of zij ook daadwerkelijk als referentie opgegeven mogen worden. De sollicitant kan daarbij voor de zekerheid vragen of de referentie positief of negatief zal zijn. Op basis daarvan kan de sollicitant alsnog besluiten om een referentie juist wel of juist niet te verstrekken aan een potentiële werkgever.

Wat is het doel van een referentie?
Een referentie zorgt er voor dat bedrijven een extra bron van informatie hebben over de sollicitant. Men zou kunnen zeggen dat een referentie een controlemiddel is voor werkgevers waarmee gecontroleerd kan worden of de sollicitant inderdaad over de vaardigheden, competenties en kwaliteiten beschikt die hij of zij in de sollicitatieprocedure of zichzelf of haarzelf heeft benoemd.

Deze benadering klinkt echter wat negatief. Men zou ook kunnen zeggen dat een referentie ook het beeld van de sollicitant kan ondersteunen en op een positieve manier kan aanvullen. Sommige sollicitanten zijn heel bescheiden over hun eigen kwaliteiten en vaardigheden. Een referentie kan juist als externe bron een heel goed beeld geven van wat iemand wel of niet kan. Een referentie kan daardoor een belangrijke steun vormen voor de sollicitant.

Getuigschrift en referentie
Werkgevers zijn in Nederland verplicht om na het einde van een arbeidsovereenkomst van een werknemer op het verzoek van de (voormalig) werknemer een getuigschrift te verstrekken. Op dit getuigschrift staan een aantal aspecten. In ieder geval is op het getuigschrift de begindatum en einddatum van het dienstverband genoteerd. Daarnaast zijn ook de aard van de door de werknemer verrichte werkzaamheden genoteerd. Verder is er een duidelijke omschrijving op het getuigschrift geplaatst waarin duidelijk wordt gemaakt of de werknemer aan zijn of haar verplichtingen voldaan heeft. Een getuigschrift kan als referentie worden beschouwd vooral wanneer de werkgever duidelijk de werkzaamheden heeft omschreven en de reden waarom het dienstverband ten einde is gekomen. Dit zijn namelijk ook vragen die vaak worden gesteld door een potentiële werkgever of uitzendbureau als die informatie op basis van een referentie inwinnen.