HR oftewel ‘Human Resources’ zijn belangrijk voor organisaties. Hoe sterk bedrijven ook gaan automatiseren de menselijke factor zal altijd blijven bestaan. Het lijkt er zelfs op dat in 2023 en vermoedelijk ook in 2024 juist meer aandacht uitgaat naar de menselijke factor. Het recruitment proces is een belangrijk onderdeel van HR omdat doormiddel van het recruiten, oftewel rekruteren, mensen enthousiast gemaakt kunnen worden voor vacante posities binnen bedrijven. Vooral nu er op de Nederlandse arbeidsmarkt veel vacatures open staan wordt de expertise van recruiters belangrijker dan ooit. Bedrijven die knelpunten ervaren in het recruitmentproces gaan op zoek naar oplossingen. Grofweg bestaan er dan twee keuzes: je gaat recruitment uitbesteden aan specialisten of je gaat het recruitmentproces zelf optimaliseren. Deze twee verschillende opties worden hieronder in relatie tot de HR-afdeling uitgelegd.
Voordelen van uitbesteding recruitment
Het uitbesteden van het recruitmentproces komt in Nederland veel voor. Bedrijven schakelen bijvoorbeeld Headhunters in of uitzend- en detacheringsorganisaties om hen te ondersteunen bij het recruitmentproces. Groot voordeel is dat bedrijven niet zelf een complete verandering door hoeven te voeren op het gebied van recruitment en meteen gebruik kunnen maken van de ervaring van gespecialiseerde bureaus. Over het algemeen is de HR-afdeling of personeelsafdeling van een bedrijf de aangewezen afdeling om contact te hebben met externe recruiters. De recruiters leveren dan cv’s of voorstelprofielen aan de HR-afdeling die dan kan beslissen of kandidaten wel of niet uitgenodigd kunnen worden. Uiteraard deelt de HR-afdeling de functieprofielen en vacatures met recruitmentorganisaties.
Verder is het belangrijk dat de externe recruiters ook interne informatie krijgen met betrekking tot de bedrijfscultuur en werkprocessen die plaatsvinden bij de bedrijven waar ze kandidaten voor zoeken. Er wordt een zakelijke band opgebouwd die er voor kan zorgen dat er maatwerk op het gebied van recruitment kan worden geleverd. Vaak worden de eerste sollicitatiegesprekken door de recruitmentorganisaties zelf gehouden waarna, bij een goede indruk, de profielen worden doorgezet naar de HR-afdeling van de opdrachtgevende organisatie. Dit kan de opdrachtgevers veel tijd besparen. Afhankelijk van de kwaliteit van de externe recruiters kan dit proces heel effectief zijn om vacatures in te vullen. Vooral wanneer recruiters veel ervaring hebben en over een groot netwerk beschikken zijn ze heel waardevol voor een recruitmentproces. Er zijn echter ook nadelen verbonden aan het inschakelen van externe recruiters, daarover lees je meer in de volgende alinea.
Nadelen van uitbesteden recruitment
Het grotendeels uitbesteden van het recruitmentproces aan externe recruiters heeft nadelen. Het belangrijkste nadeel is wellicht dat het bedrijf meer afhankelijk wordt van externe organisaties op het gebied van het werven en selecteren van kandidaten. Veel bedrijven ondervangen dit nadeel door zelf ook actief te blijven rekruteren terwijl externe recruiters worden ingeschakeld om een grotere instroom te realiseren of vanwege de netwerken die deze recruiters hebben.
Daarnaast speelt geld ook vaak een rol. Recruiters kunnen hun dienstverlening op verschillende manieren verzilveren. Dit kan bijvoorbeeld door een werving- en selectiefee in rekening te brengen. Dit is meestal een eenmalig bedrag dat betaald moet worden om de kandidaat in dienst te laten treden bij de opdrachtgever. Een andere werkwijze is dat de kandidaat die door de recruiter is geworven eerst een aantal uren voor de recruitmentorganisatie (in dit geval meestal een uitzendbureau of detacheringsbureau) bij de opdrachtgever moet werken tegen een bepaald uurtarief. Hierdoor worden de kandidaten per uur wel duurder voor opdrachtgevers dan wanneer de kandidaat rechtstreeks in loondienst gaat. Er zijn echter ook voordelen aan het zogenaamde inlenen van kandidaten verbonden want de uitlener neemt een aantal risico’s over van de opdrachtgever. Daar kunnen duidelijke afspraken over worden gemaakt.
Verder heeft een recruitmentorganisatie vaak meerdere opdrachtgevers. Vooral wanneer er sprake is van een krappe arbeidsmarkt kan een recruiter interessante kandidaten bij meerdere bedrijven voorstellen. Men heeft het op dit gebied ook wel over commitment oftewel een bepaalde mate van loyaliteit richting een opdrachtgever. Dit commitment kan echter ook samenhangen met de beloning die de recruiter verwacht. Hoe hoger de fee of het uurtarief hoe meer toegewijd de recruiter zal zijn om een bepaalde opdrachtgever voorrang te verlenen als er een interessante kandidaat beschikbaar komt. Echter zal de recruiter ook altijd rekening moeten houden met de wensen van de kandidaat.
Een goede recruiter moet de vacature en de opdrachtgever goed kunnen verkopen bij de sollicitant/ kandidaat. Als het recruitmentproces wordt uitbesteed is het heel belangrijk dat een recruiter enthousiast over een bedrijf kan vertellen. Als dat niet het geval is kunnen kandidaten afhaken nog voor de daadwerkelijk een gesprek hebben gehad met de HR afdeling van een bedrijf. Daarnaast is er bij bepaalde recruitment organisaties een behoorlijke doorloop in het interne personeelsbestand. Dat kan betekenen dat opdrachtgevers vaak met verschillende recruiters te maken hebben waardoor er met regelmaat opnieuw geïnvesteerd moet worden in het opbouwen van een goed samenwerkingsverband.
Recruitment in eigen beheer
Vooral voor grote organisaties, waarin door groei of andere ontwikkelingen voortdurend vacatures open komen te staan, is recruitment een belangrijk onderdeel van het HR proces of zou dat een ieder geval een belangrijk onderdeel moeten worden. In feite kun je de negatieve aspecten die kleven aan het uitbesteden van recruitment omdraaien tot de positieve aspecten van recruitment in eigen beheer. Uiteraard is het resultaat van het recruitmentproces grotendeels afhankelijk van de kwaliteit en mogelijkheden van de HR afdeling. Voor een effectief recruitmentproces is een goed beleid nodig met een voortdurende focus op de externe arbeidsmarkt.
Het is heel belangrijk dat de kandidatenstroom goed op gang blijft komen. Dat vereist een bepaalde inzet van de HR afdeling die iedere dag de focus moet hebben op beschikbare kandidaten. Daarnaast moet er ook aandacht worden besteed aan de manier waarop het bedrijf zich als werkgever naar de arbeidsmarkt profileert. Hierbij is een goede samenwerking met marketing en communicatie van belang. Er dient ook een focus te liggen op de reviews die het bedrijf heeft in Google. Wat schrijven werknemers en klanten over de organisatie? Is er bij kritiek of een compliment meteen gereageerd? Dat zijn allemaal aspecten waarop moderne sollicitanten letten als ze bezig zijn met een zoektocht naar een nieuwe werkgever.
Verder werkt het recruitmentproces door de hele organisatie. Door de netwerken van collega’s aan te spreken en te vragen of ze nog iemand kennen die geschikt is voor het bedrijf kunnen ook latente werkzoekenden worden benaderd. Natuurlijk passen veel bedrijven het ‘bring a friend’ principe toe alleen zijn er niet veel bedrijven die hier actief op sturen. Meestal blijft het bij een mogelijkheid om een vriend of bekende aan te dragen tegen een bepaalde vergoeding of andere beloning. Dan ligt het initiatief vervolgens weer bij de werknemers. Juist dit initiatief is van groot belang voor een effectief recruitmentproces. Het initiatief moet altijd naar de HR afdeling worden toegetrokken. Dat moet de spil vormen in het recruitmentproces. Dit vereist overigens niet alleen het schrijven en publiceren van vacatures maar ook een bepaalde mate van beheer van de gegevens van (potentiële) kandidaten. Tegenwoordig wordt dat door veel organisaties als onderdeel van data genoemd. Hoewel het naar de kandidaten toe zeker niet verstandig is om ze op een data-manier te benaderen. Persoonlijke aandacht is hierbij van groot belang.
Als een sollicitant niet geschikt wordt bevonden voor een vacature is een standaard afwijzing via de mail vaak het einde van de communicatie. Dat is natuurlijk een heel onpersoonlijk visitekaartje van het bedrijf. De kandidaat kan daar een rare nasmaak aan over houden vooral wanneer deze veel tijd en energie heeft gestoken in het schrijven van een gerichte motivatie en het opstellen van een cv. Veel verstandiger is het om telefonisch contact op te nemen met de kandidaat en uitleg te geven waarom deze (nog) niet geschikt is bevonden voor een bepaalde functie. Misschien is de kandidaat nog volop in ontwikkeling zodat de kandidaat wellicht in de toekomst wel geschikt is? Daarnaast kunnen er ook nieuwe vacatures ontstaan die wellicht beter aansluiten bij de kandidaat. Door afspraken te maken om elkaar op de hoogte te houden kan een goed netwerk ontstaan voor de toekomst. Het onderhouden van contacten en het op correcte wijze verwerken van gegevens van kandidaten zorgt er samen met een effectief recruitmentbeleid voor dat de HR-afdeling in control is.
Samenvatting recruitment binnen HR
Recruitment zal de komende jaren een belangrijk onderdeel blijven voor veel bedrijven. De krapte op de arbeidsmarkt zal alleen maar toenemen en de zoektocht naar kandidaten zal steeds meer het werk worden van specialisten vanwege de ontwikkelingen die plaatsvinden in de digitale wereld maar ook in de maatschappij in het algemeen. Mensen wisselen sneller van baan waardoor recruitmentprocessen ook voortdurend bijgestuurd moeten worden. Of uitbesteden van recruitment de beste keuze is kan niet in deze tekst worden vastgesteld. Bedrijven zullen voor zichzelf de afweging moeten maken of ze voldoende capaciteit hebben of vrij kunnen maken om recruitment als onderdeel van HR-processen voldoende aandacht te geven. Ook het financiële plaatje van externe recruitmentorganisaties zou daarbij beoordeeld moeten worden.
Wanneer het belang van recruitment onvoldoende kan worden omgezet in beleid is het verstandig om te bekijken hoe deze expertise wel kan worden ingeschakeld. Steeds meer bedrijven kiezen er voor om corporate recruiters of recruitmentadviseurs in te schakelen om beleid op te stellen en specifieke doelstellingen te behalen in het recruitmentproces. Welke keuzes ook worden gemaakt het is belangrijk dat ze weloverwogen worden gemaakt. Bedrijven die te maken hebben met een tekort aan personeel door een falend recruitmentproces zullen in de toekomst in de knel raken in hun productie, omzet en rendement.