Wat is onbelaste reiskostenvergoeding?

Onbelaste reiskostenvergoeding is een financiële vergoeding per kilometer die werkgevers aan werknemers kunnen verstrekken ter compensatie van hun reiskosten waarover werkgevers geen belasting hoeven te betalen. Er is een maximaal bedrag per kilometer gekoppeld aan de maximale reiskostenvergoeding die onbelast mag worden verstrekt door werkgevers. Tot 2023 was het maximale bedrag wat door werkgevers aan werknemers onbelast mocht worden verstrekt nog € 0,19 per kilometer. Na 1 januari 2023 is het bedrag dat maximaal onbelast vergoed mag worden omhoog gegaan naar € 0,21 per kilometer. Dat betekent dat bedrijven aan werknemers een hogere onbelaste vergoeding kunnen geven per kilometer die wordt afgelegd van de woonplaats van de werknemer naar de bedrijfslocatie.

Moet een werkgever verplicht reiskostenvergoeding betalen?

Bedrijven zijn niet verplicht om een vergoeding te verstrekken aan werknemers voor de reiskosten die worden gemaakt in het kader van woon-werkverkeer. Daarover worden over het algemeen tussen werkgevers en werknemers afspraken gemaakt. Deze afspraken over reiskostenvergoeding worden net als andere arbeidsvoorwaarden vastgelegd in een collectieve arbeidsovereenkomst oftewel de cao. Afspraken die in de cao zijn vastgelegd zijn echter wel onderhevig aan wet en regelgeving. Bedrijven mogen wel meer dan € 0,21 per kilometer verstrekken aan werknemers maar dan zullen ze over het gedeelte boven de € 0,21 wel loonbelasting moeten betalen.

Reiskostenvergoeding voor openbaar vervoer en carpoolen

Als een werknemer met het openbaar vervoer naar het werk gaat reizen dan kan de werkgever kiezen uit het verstrekken van € 0,21 per kilometer of het vergoeden van de daadwerkelijk gemaakte reiskosten. Ook wanneer een bedrijf er voor kiest om werknemers te laten carpoolen zijn er mogelijkheden voor een vergoeding. Als het bedrijf zelf het carpoolen organiseert kan de chauffeur van de werknemers die meerijden maximaal de € 0,21 per kilometer onbelast ontvangen. Ook voor het eventueel omrijden van de chauffeur om de werknemer op te pikken is deze kilometervergoeding onbelast. Als de werknemers zelf het carpoolen regelen onderling kan deze vergoeding ook worden verstrekt maar zal over het gedeelte wat omgereden wordt door de chauffeur wel loonbelasting moeten worden betaald. De regelingen en afspraken omtrent reiskosten kunnen veranderen. Doe hiervoor navraag bij een personeelsfunctionaris of kijk in de cao. Daarnaast is de website van de Rijksoverheid ook een waardevolle informatiebron op dit gebied.