Wat is een Taak Risico Analyse of TRA?

Een Taak Risico Analyse, afgekort als TRA, wordt gebruikt als een middel om tijdig de risico’s te analyseren van werkzaamheden waarvoor geen bestaande werkmethode of werkprocedure is opgesteld.  De Taak Risico Analyse wordt in opdracht van een bedrijf uitgevoerd om ook voor afwijkende werkzaamheden en projecten zo veilig mogelijke arbeidsomstandigheden te creëren. Dit zijn bedrijven namelijk verplicht volgens de Arbeidsomstandighedenwet. Deze Arbeidsomstandighedenwet wordt ook wel Arbowet genoemd en is een kaderwet die allemaal voorschriften en regels aan bedrijven oplegt met betrekking tot veiligheid op de werkvloer.

Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E)
Bedrijven zijn volgens de Arbowet verplicht om een Arbobeleid te voeren. Daarvan maakt de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E)  een belangrijk onderdeel uit. Deze Risico Inventarisatie & Evaluatie wordt uitgevoerd om de risico’s op de afdelingen en werkplekken binnen een organisatie inzichtelijk te maken. De RI&E wordt vooral gebruikt om de arbeidsomstandigheden binnen het bedrijf te inventariseren. Daarbij gaat het echter om redelijk vaststaande situaties en werkplekken. Door werkzaamheden te standaardiseren en gebruik te maken van vaste duidelijke veiligheidsinstructies kunnen werkprocessen veilig en verantwoord worden uitgevoerd. De risico’s worden namelijk beheersbaar gemaakt.

Dit gebeurd meestal doormiddel van een plan van aanpak dat is opgesteld om de risico’s die geïnventariseerd zijn effectief te bestrijden. Ongeveer 80 procent van de ongevallen wordt veroorzaakt door menselijke handelingen. Daarom kan men door het standaardiseren van veilige handelingen en werkmethoden veel ongevallen worden voorkomen. Er kunnen echter ook taken of werkzaamheden worden uitgevoerd met een verhoogd risico terwijl hiervoor binnen een bedrijf geen gestandaardiseerde werkmethodes zijn opgesteld.  In dat geval voert men een Taak Risico Analyse uit oftewel een TRA.

Taak Risico Analyse samengevat
Een Taak Risico Analyse is specifiek gericht op bijzondere werkzaamheden, projecten en incidentele handelingen op de werkvloer die risico’s met zich mee brengen. Door tijdig de verwachte risico’s te inventariseren kan men er voor zorgen dat de risico’s beperkt en beheerst worden. Daarnaast wordt de Taak Risico Analyse in de praktijk ook gebruikt om procedures en maatregelen die reeds zijn toegepast te toetsen op veiligheid. Zo kan een bedrijf doormiddel van een gestructureerde aanpak afwijkingen en risico’s op de werkplek en in de werkmethodes in kaart brengen. Vervolgens kunnen bedrijven doormiddel van een plan van aanpak nieuwe beheersmaatregelen implementeren om de veiligheid op de werkvloer te bevorderen.

Nadat een Taak Risico Analyse is uitgevoerd wordt deze op een overzichtelijke manier gearchiveerd. Het is de bedoeling dat voor elke afwijkende taak die risico’s met zich meebrengt een afzonderlijke Taak Risico Analyse wordt opgesteld. Het reproduceren van precies het zelfde verslag is niet de bedoeling en zorgt er tevens voor dat men de analyse niet goed uitvoert. Elke arbeidsomstandigheid en elke handeling of project op de werkvloer heeft namelijk specifieke eigenschappen daarom is een Taak Risico Analyse, zoals de naam al doet vermoeden, gericht op een taak of een handeling. Het is echter mogelijk dat bepaalde projecten of taken in de toekomst vaker op precies dezelfde wijze onder dezelfde omstandigheden zullen plaatsvinden. In dat geval kan men werkprocessen standaardiseren en kan een bedrijf de informatie uit de Taak Risico Analyse gebruiken om specifieke werkinstructies voor bepaalde taken of projecten te schrijven.

Doel van de Taak Risico Analyse
Het doel van de TRA is het inventariseren van risico’s van incidentele taken en projecten om daardoor de risico’s te beheersen, veilig werken te bevorderen en ongevallen te voorkomen. Dit doel kan op twee manieren worden bereikt:

  • Doormiddel van een gestructureerde aanpak de mogelijke risico’s te inventariseren die in relatie staan met de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden en de omgeving waarin deze worden uitgevoerd.
  • Het op een effectieve wijze aanpakken van de geïnventariseerde risico’s door de risico’s weg te nemen of door de risico’s beheersbaar te maken indien de risico’s niet weggenomen kunnen worden.

Uit welke stappen bestaat een Taak Risico Analyse?
Een gedegen Taak Risico Analyse bestaat uit een aantal stappen. Deze stappen worden hieronder kort benoemd:

Stap 1: vaststellen van het werk of de taak
De eerste stap van de TRA is het vaststellen wat de aard van het werk is. Daarbij wordt ook gekeken naar de arbeidsomstandigheden. Deze arbeidsomstandigheden zijn de werkplek zelf maar ook de omgeving waarin het werk wordt uitgevoerd. Ook wordt er in deze stap gekeken naar de complexiteit van het werk en de condities waaronder het werk moet worden verricht.

Stap 2: bepalen van de risico’s
De tweede stap van de TRA is het bepalen en inventariseren van de risico’s. Daarbij kijkt men naar de reeds aanwezige risico’s maar ook naar eventuele nieuwe risico’s die kunnen ontstaan tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden. Soms veranderen risico’s namelijk als men de werkzaamheden gaat uitvoeren bijvoorbeeld als men een elektrische installatie onder spanning zet. Het is belangrijk dat ook de nieuwe (verwachte) risico’s in kaart worden gebracht zodat een volledige TRA ontstaat.

Stap 3: wegnemen of beheersbaar maken van risico’s
Zodra men de risico’s in de vorige stap inzichtelijk heeft gemaakt kan men beschrijven hoe deze risico’s weggenomen kunnen worden. Sommige risico’s kunnen namelijk verholpen worden. Zo kan men een werkplek netjes opruimen zodat de kans op struikelen over materialen wordt verminderd. In sommige gevallen kunnen risico’s niet worden weggenomen. Denk aan een glazenwasser die op hoogte werkt. Doormiddel van valbeveiliging en een veilige hoogwerker kunnen de risico’s die de glazenwasser loopt wel beheersbaar worden gemaakt zodat men van aanvaardbare risico’s kan spreken.

Stap 4: werkvoorbereiding
Het bedenken van een goede volgorde waarin de werkzaamheden worden uitgevoerd is een belangrijke activiteit die behoort tot de Taak Risico Analyse. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende delen:

  • Technische werkvoorbereiding. De technische werkvoorbereiding is het deel waarin de het soort werkzaamheden en bewerkingen die moeten worden uitgevoerd in kaart worden gebracht. Daarbij kijkt men naar de meest efficiënte en economisch verantwoorde manier van werken (lean management/ lean manufacturing). Daarbij gebruikt men technische informatie in de vorm van kwaliteitseisen, tekeningen, procedures en specificaties. Ook wordt er gekeken naar de machines en werktuigen die worden ingezet bij het uitvoeren van de taak.
  • Arbeidskundige werkvoorbereiding. Bij dit deel van de werkvoorbereiding kijkt men naar de manier waarop het werk voor de mens zo goed en zo veilig mogelijk uitgevoerd kan worden. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de beperkingen en de werkbelasting waar de werknemers mee te maken krijgen die de taken moeten uitvoeren. Er wordt gekeken naar de gereedschappen en machines die door de werknemer het meest veilig kunnen worden gebruikt. Ook wordt een overzicht gemaakt van de werknemers die de werkzaamheden op basis van opleiding en ervaring het beste kunnen uitvoeren. Een arbeidskundige werkvoorbereiding is goed wanneer de werkzaamheden zo goed mogelijk zijn afgestemd op de capaciteiten van de mens en geen risico vormen voor de veiligheid, gezondheid en welzijn van de mens.

Stap 5: opstellen van een Taak Risico Analyse
Een Taak Risico Analyse kan het beste worden opgesteld door verschillende werknemers met een verschillende expertise. In ieder geval is het belangrijk dat alle werknemers die betrokken zullen zijn bij de uitvoering van de werkzaamheden ook bij het opstellen en uitwerken van de TRA betrokken worden. Ook de werknemers die verantwoordelijk zijn voor de werkvoorbereiding, planning en aansturing van de werknemers (die de beoogde taak gaan uitvoeren) zullen bij de TRA betrokken moeten worden. Door in teamverband een TRA op te stellen kan men een taak van verschillende kanten beoordelen en kan de analyse zo breed mogelijk worden uitgevoerd.

Tijdens de Taak Risico Analyse worden alle veiligheidsaspecten in kaart gebracht. Dit zijn zowel de veiligheidsaspecten van taken met een hoog risico als de veiligheidsaspecten van taken met een laag risico. Vervolgens zal een werkprocedure worden opgesteld.

Stap 6: communicatie
Wanneer men de vorige stappen heeft afgerond is het belangrijk dat de Taak Risico Analyse wordt gecommuniceerd met alle betrokken medewerkers. Dit houdt in dat de uitvoerende medewerkers op de hoogte moeten worden gebracht maar ook de leidinggevenden. Ook andere betrokkenen zoals veiligheidsadviseurs, planners en werkvoorbereiders dienen op de hoogte te worden gebracht. Als het goed is heeft een groot deel van deze groep medewerkers ook een bijdrage geleverd bij de totstandkoming van de Taak Risico Analyse. Daardoor zal veel van de informatie voor hun herkenbaar zijn.

De communicatie dient echter gestructureerd plaats te vinden. Dit kan bijvoorbeeld in een kick off meeting die plaatsvind voordat de werkzaamheden beginnen. Tijdens de kick off meeting zal aandacht besteed moeten worden aan de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden en de risico’s die daarbij aan de orde komen. Verder dienen de beheersmaatregelen te worden benoemd en de persoonlijke beschermingsmiddelen die vereist zijn.

Stap 7: uitvoering
Als werknemers op de hoogte zijn van de taken die uitgevoerd moeten worden en de risico’s die daarbij aan de orde komen evenals de beheersmaatregelen dan kan het werk beginnen. In de praktijk is echter verstandig om de werknemers van te voren schriftelijk te informeren over het werk, de risico’s en de beheersmaatregelen. Dit kan in stap 6 worden gedaan in de communicatie. Door duidelijke werkinstructies te verstrekken kan een werknemer op een schriftelijk document terugvallen en de werkzaamheden gestructureerd uitvoeren. Daarbij dient de werknemer echter wel verantwoordelijk te zijn voor de taken die hij of zijn uitvoert. De werknemer dient deze taken conform de veiligheidsvoorschriften uit te voeren en dient daarbij geen gevaar te veroorzaken voor zichzelf of anderen. Ook dient de werknemer onveilige situaties te melden en eventueel de aard van de onveilige situatie weg te nemen indien dit veilig kan gedaan worden zonder gevaar of extra risico’s te veroorzaken. Leidinggevenden zullen werknemers controleren tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. Daarbij dient zeker ook aandacht te worden besteed aan het naleven van de veiligheidsvoorschriften.

Stap 8: evalueren en documenteren
Als de taak is afgerond of het project klaar is dan kan men gaan evalueren. Het is belangrijk dat bij deze evaluatie alle betrokken werknemers aanwezig zijn. Dit zijn zowel de uitvoerende werknemers als de leidinggevenden. Ook de werkvoorbereiders, planners en betrokken veiligheidskundig(en) zullen moeten deelnemen aan de evaluatie om een zo goed mogelijk beeld te krijgen.

Daarbij kan een bedrijf nagaan of het werk is uitgevoerd conform de voorschriften en de werkinstructie(s). Men zal ook moeten bespreken of er mogelijke onvoorziene omstandigheden zijn voorgekomen die een verhoogd veiligheidsrisico met zich meebrachten. Als er ongevallen of bijna ongevallen zijn geweest dienen deze eveneens in de evaluatie te worden besproken. Daarbij wordt ook aangegeven hoe men met deze geconstateerde problemen is omgegaan en hoe men deze in de toekomst kan voorkomen.

Ook dient er aandacht te worden besteed aan de documentatie van de TRA. De TRA dient goed te worden opgeslagen en de informatie die uit de evaluatie naar voren komt dient hierin te worden meegenomen. Voor de toekomst is het belangrijk dat een TRA makkelijk en snel kan worden gevonden voor het geval er weer vergelijkbare werkzaamheden of taken moeten worden uitgevoerd. Daarom moet een TRA op een centraal punt worden opgeslagen en beheerd.

Wanneer moet een bedrijf een TRA uitvoeren?
Tot slot nog even een korte opsomming van situaties waarin een TRA dient te worden opgesteld door een bedrijf:

  • Een TRA dient te worden opgesteld als er werkzaamheden worden uitgevoerd met een hoog risico terwijl deze werkzaamheden niet vallen binnen de reeds bestaande werkprocedures of werkinstructies.
  • Er is sprake van nieuwe werkzaamheden die voor het eerst worden uitgevoerd terwijl hiervan de risico’s nog onbekend zijn.
  • Werkprocedures worden geëvalueerd of er worden nieuwe werkprocedures opgesteld.

Wat is een ongevallenregister in het RI&E?

Werkgevers zijn verplicht om de arbeidsomstandigheden in hun organisatie zo veilig mogelijk te maken. Daarvoor moet een bedrijf een Arbeidsomstandighedenbeleid opstellen. Dit wordt ook wel een Arbobeleid genoemd. Het Arbobeleid bestaat uit verschillende onderdelen waaronder de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E). Volgens artikel 5 van de Arbowet is een werkgever verplicht om een ongevallenregister bij te houden als onderdeel van de risico-inventarisatie en evaluatie. In dit ongevallenregister dient de werkgever alle ongevallen te noteren die ziekteverzuim tot gevolg hadden.

Rapportageplicht ernstige ongevallen
Naast het bijhouden van ongevallen in een ongevallenregister zullen ook de ernstige ongevallen gemeld moeten worden bij de overheidsinspectiedienst Veiligheid en Gezondheid. De volgende ongevallen moeten in ieder geval bij de overheidsinspectiedienst Veiligheid en Gezondheid moeten worden gemeld:

  • Ongevallen die de dood tot gevolg hadden.
  • Ongevallen waarbij het slachtoffer blijvend lichamelijk of blijvend psychisch letsel heeft opgelopen.
  • Ongevallen waarbij het slachtoffer wordt opgenomen in het ziekenhuis.
  • Wanneer geconstateerd en bewezen wordt dat een werknemer een beroepsziekte heeft. Deze melding moet vanaf 1 november 1999 worden gemeld door de Arbodienst.

Deze ernstige ongevallen staan bovenin de ongevallendriehoek en vormen de top in de ijsbergtheorie (die verder op technischwerken.nl is behandeld in een ander artikel). Over het algemeen vinden er binnen een bedrijf meestal meer kleine ongevallen plaats dan ernstige ongevallen. De overheidsinspectiedienst Veiligheid en Gezondheid wil echter dat ongevallen worden voorkomen. Door de ernstige ongevallen te melden kan deze inspectiedienst onderzoek doen en eventueel wetswijzigingen aanbevelen om de veiligheid van werknemers verder te waarborgen.

Waarom een ongevallenregister?
Het bijhouden van een ongevallenregister is verplicht. Buiten deze verplichting zijn er nog een aantal belangrijke redenen waarom een ongevallenregister een belangrijk onderdeel is van het arbobeleid van een organisatie. Een ongevallenregister dat goed wordt bijgehouden maakt namelijk een aantal aspecten voor een bedrijf inzichtelijk:

  • Er wordt inzicht verkregen in het aantal ongevallen per functie of functiegroep.
  • Er wordt inzicht verkregen in het aantal ongevallen dat plaatsvind op een afdeling of gedeelte van een werkplek.
  • Er wordt door een ongevallenregister duidelijk gemaakt wat de frequentie is van het aantal ongevallen binnen een bedrijf.
  • Het type of soort ongeval wordt duidelijk inzichtelijk.
  • Doordat de ongevalsfrequentie en het soort ongeval inzichtelijk is, evenals de locatie van het ongeval kan een bedrijf effectiever prioriteiten stellen in het bestrijden van de onveilige situaties en onveilige handelingen op de werkplek.

Bedrijven kunnen doormiddel van het ongevallenregister een beter inzicht krijgen in welke ongevallen plaatsvinden en waar deze plaats vinden. Dat zorgt er voor dat het bedrijf in een plan van aanpak de risico’s beter kan proberen te beheersen. Er worden maatregelen genoemd die ongevallen in de toekomst moeten voorkomen.

Onderscheid tussen ongevallen
Bedrijven maken onderscheid tussen verschillende soorten ongevallen en de locatie waar deze ongevallen hebben plaatsgevonden. Hieruit ontstaan drie categorieën:

  • Ongevallen die plaats vinden op de werkplek
  • Ongevallen buiten de werktijd in de privésfeer van de werknemers
  • Verkeersongevallen

Wat staat er in een ongevallenregister?
In een ongevallenregister worden door een bedrijf ongevallen genoteerd. In het register moeten alle ongevallen worden opgenomen die ziekteverzuim tot gevolg hebben. Daarbij wordt het register op een bepaalde manier ingedeeld. De volgende informatie moet in het ongevallenregister per ongeval worden genoteerd:

  • De datum van het ongeval.
  • De locatie van het ongeval.
  • Het soort ongeval: bijvoorbeeld een dodelijk ongeval. Een ongeval dat leidt tot ernstig lichamelijk of psychisch letsel. Of een ongeval dat leidt tot enig letsel.
  • De functie van de persoon of personen die slachtoffer zijn geworden.
  • De machines, apparaten, materieel en werktuigen waar betrokkene op het moment van het ongeval mee werkte.
  • Toedracht van het ongeval.
  • De gevolgen van het ongeval. Deze gevolgen kunnen zowel  immaterieel zijn (fysieke en psychische klachten en ziekteverzuim) of materieel en financieel.
  • Concrete maatregelen die zijn genomen om de situatie te verbeteren.
  • De mate waarin de voorgenomen maatregelen zijn gerealiseerd.

In een ongevallenregister kunnen bedrijven ook de bijna ongevallen opnemen en overige incidenten die voor onveiligheid hebben gezorgd zoals branden, explosies, schade of het vrijkomen van schadelijke stoffen in de atmosfeer, in de grond(water) en het oppervlaktewater.

Bijna ongevallen melden
Personeel en leidinggevenden zullen in de praktijk te maken krijgen met ongevallen maar ook met bijna ongevallen. In de laatste situaties ging het nog maar net goed. Bijna ongevallen kunnen echter belangrijke waarschuwingen vormen voor bedrijven zodat ze op basis daarvan hun Arbobeleid en veiligheidsbeleid kunnen aanpassen. Voor bijna ongevallen moet net als voor daadwerkelijke ongevallen een ongevalsformulier worden ingevuld. Bedrijven kunnen de informatie van de ongevalsformulieren gebruiken om ongevallen en bijna ongevallen te analyseren zodat ongevallen in de toekomst voorkomen kunnen worden.