Wat wordt bedoelt met referenties of een referentie tijdens een sollicitatieprocedure?

Tijdens sollicitatieprocedures wordt regelmatig aan een sollicitant gevraagd of hij of zij ook referenties heeft. Referenties worden steeds belangrijker in sollicitaties daarom is het goed dat een sollicitant weet wat met referenties wordt bedoelt. Een referentie is een persoon die contact heeft gehad met de sollicitant in een eerder dienstverband of in een opleidingsinstelling. Meestal is een referentie een werkgever, leidinggevende of mentor. In sommige gevallen kan ook een voormalig collega als referentie worden opgegeven door een sollicitant.

Wat is een referentie?
Een referentie moet een persoon zijn die een goed beeld heeft van de kwaliteiten, vaardigheden en competenties van de desbetreffende sollicitant. Een sollicitant mag referenties afgeven maar is daartoe niet verplicht. Een sollicitant doet er goed aan om voor de sollicitatie een aantal bedrijven, waar hij of zij goed heeft gewerkt, te vragen of deze als referentie opgegeven mogen worden.  Daarbij moet de desbetreffende persoon die als referentie genoteerd wordt wel op de hoogte worden gebracht. Een sollicitant doet er goed aan om met de referentie te bespreken wat door de referentie wordt genoemd als hij of zij door een andere werkgever wordt gebeld. Een referentie wordt door een sollicitant ook regelmatig op een curriculum vitae (cv)  genoteerd eventueel met telefoonnummer. Het is ook mogelijk dat een sollicitant de referentie pas in een later stadium van de sollicitatieprocedure op verzoek noemt aan de werkgever waar hij of zij solliciteert. Een getuigschrift kan ook een referentie bevatten. Deze documenten worden door veel sollicitanten bewaard bij de cv en diploma’s.

Waarom zijn referenties belangrijk?
Referenties vormen voor bedrijven een belangrijke informatiebron over het functioneren van de sollicitant. Voormalig werkgevers en leerkrachten bij opleidingsinstituten kunnen meestal een goed beeld schetsen van de kwaliteiten van de desbetreffende sollicitant. Een referentie is zowel belangrijk voor de sollicitant als de werkgever die een vacature open heeft te staan en sollicitaties binnen krijgt. Voor de sollicitant kan een goede referentie een belangrijke ondersteuning vormen in de sollicitatieprocedure. Voor een werkgever is het navragen van een referentie over een sollicitant een belangrijk controlemiddel of de sollicitant zijn of haar eigen kwaliteiten goed inschat. Er zijn werkgevers die alleen maar sollicitaties in behandeling nemen als er één of meerdere referenties worden aangegeven door de sollicitant.

Valkuilen met betrekking tot referenties
Sollicitanten kunnen in een aantal valkuilen lopen met betrekking tot het opgeven van referenties. Zo dienen de personen die als referentie worden opgegeven dit wel van te voren te weten. De gerefereerde moet namelijk niet voor verassingen komen te staan en van te voren een goed beeld over de persoon hebben. Sommige werkgevers of werknemers willen liever niet als referent optreden. Een andere valkuil is het benoemden van referenties van bedrijven waar men slecht heeft gefunctioneerd in de hoop dat de nieuwe werkgever hiermee toch geen contact opneemt.

Werkgevers kunnen echter ook in valkuilen lopen met betrekking tot referenties. Zo kunnen werkgevers een referentie klakkeloos overnemen zonder eerst goed naar de sollicitant en zijn of haar profiel te kijken. Ook is het inwinnen van slechts één referentie een valkuil. Een sollicitant kan net bij dat bedrijf goed of juist niet goed hebben gefunctioneerd. Dat zorgt er voor dat er alsnog een onvolledig beeld ontstaat.

Zo maak je een goede CV voor sollicitaties

Voor de meeste sollicitaties heb je een cv nodig. Een curriculum vitae is een beschrijving van je opleiding, werkervaring en andere relevante informatie die je aan werkgevers kunt tonen bij je sollicitatie. De inhoud van je cv wordt meestal als volgt weergegeven.

Persoonlijke gegevens
Bovenaan het cv zet je jouw persoonlijke gegevens neer. Deze gegevens kunnen door het bedrijf gebruikt worden om contact met je op te nemen. Bedrijven zijn verplicht deze gegevens vertrouwelijk te behandelen en mogen deze zonder jouw toestemming niet voor andere doeleinden gebruiken dan voor de sollicitatie.

  • Voornaam en achternaam
  • Straat, huisnummer, postcode en woonplaats
  • Telefoonnummer  vast en eventueel ook mobiele nummer melden
  • e-mailadres
  • geboortedatum  en geboorteplaats
  • eventuele rijbewijzen

Profielschets
In een profielschets kun je kort weergeven wie je bent en waar je naar op zoek bent. In een profielschets worden ook wel competenties genoemd maar dat hoort aan het einde van het cv. In een profielschets kun je bijvoorbeeld beschrijven in wat voor soort organisatie je het beste tot je recht komt, of je in een team wilt werken en welke functies je het meeste aanspreken. Door een profielschets kun je bedrijven een beeld geven van je wensen. Dit is natuurlijk nuttig als je doelgericht op bepaalde functies solliciteert. Wanneer je op veel verschillende functies solliciteert is het belangrijk om je profielschets algemeen te houden anders bestaat de kans dat bedrijven zich niet herkennen in jouw wensen.

Werkervaring
het volgende onderdeel op je cv kan een beschrijving van de werkervaring zijn of een beschrijving van je opleidingen. In de praktijk kom je verschillende varianten tegen en daarom is er ruimte voor je eigen voorkeur. Wanneer je weinig opleidingen hebt gevolgd en veel werkervaring hebt opgebouwd is het voor het overzicht verstandig om je opleidingen eerst te noteren en daarna je werkervaring. Dan kunnen bedrijven namelijk meteen zien of je aan het gewenste opleidingsniveau voldoet. In de praktijk kijken de meeste bedrijven eerst naar de ‘harde’ eisen en daar horen ook de opleidingen bij. Wanneer deze helemaal onderaan staan moeten bedrijven het hele cv doorzoeken en dat is niet verstandig. Wanneer je echter bij maximaal vijf bedrijven hebt gewerkt kun je de werkervaring noemen voor je opleidingen.

Bij het benoemen van werkervaring kun je ook stages noteren. De meest recente werkervaring noteer je bovenaan en daaronder de eerstvolgende enz. Bij het noteren van de bedrijven en stages moeten een de volgende punten aan de orde komen:

  • Bedrijfsnaam en plaats
  • De datum waarop je bent begonnen en je werkzaamheden zijn beëindigd
  • De titel van uw functie
  • beschrijving van uw functie en de taken en verantwoordelijkheden die je had binnen het bedrijf.
  • Ook kun je projecten benoemen en bereikte resultaten.

Opleidingen
Ook bij opleidingen zet je de meest recente opleiding bovenaan en van daar af noteer je ze chronologisch naar beneden. Het is belangrijk om relevante opleidingen, cursussen en certificaten van trainingen te benoemen. Hou hierbij in de gaten dat bedrijven op opleidingsniveau en opleidingsrichting  kunnen selecteren.  Laat daarom per opleiding duidelijk de volgende informatie naar voren komen:

  • De periode  waarin je de opleiding hebt gevolgd.
  • Naam, richting en niveau van de opleiding. Bijvoorbeeld: MTS Werktuigbouwkunde niveau 4.
  • Naam van de school of onderwijsinstelling waar je de opleiding hebt gevolgd.
  • De plaats of locatie waar je de opleiding hebt gevolgd.
  • Het noemen van een vakkenpakket.
  • Noemen of je een diploma of certificaat hebt behaald.

Hobby’s Nevenactiviteiten
Hobby’s en nevenactiviteiten moeten alleen worden benoemd wanneer deze relevant zijn voor de uitoefening van je functie. Wanneer je bijvoorbeeld fysiek zwaar werk doet is het nuttig om op het cv te zetten dat je lid bent van een sportschool. Voor technische beroepen is het verstandig om een technische hobby op je cv te zetten zoals sleutelen aan auto’s. Daarbij is het belangrijk dat je de informatie en vaardigheden die je daarmee hebt opgedaan goed benoemd.

Vaardigheden en competenties
Bij het onderdeel vaardigheden kun je karkatereigenschappen en competenties benoemen die belangrijk zijn voor de uitoefening van je functie. Wanneer je bijvoorbeeld goed bent in computerprogramma’s zoals MS Word,  MS Excel, Outlook enz. is het belangrijk om deze te noemen op je cv wanneer je solliciteert op een baan waarbij deze vaardigheden van pas komen zoals een kantoorfunctie. Ook ervaring met bepaalde machines kunnen onder vaardigheden worden genoteerd wanneer dit van belang is voor de functiegroepen waarop je solliciteert. Bijvoorbeeld ervaring met kantmachines, draaibanken en heftruck rijden. Karaktereigenschappen kun je ook op het cv zetten. Probeer hierin niet te overdrijven. Een bedrijf zal in een later stadium van de sollicitatie je karaktereigenschappen kunnen testen in een assessment of een gesprek.

Referenties
Referenties kun je onder aan je cv noemen maar ook bij de werkervaring. Het is verstandig om van te voren aan bedrijven te vragen of je ze als referentie mag noteren. Een naam van een contactpersoon en een bijbehorende functie en telefoonnummer kun je op een lijst bijhouden. Deze gegevens moet je niet in een cv noteren omdat bedrijven waar je solliciteert dan onaangekondigd contact met deze personen op kunnen nemen. Zet daarom op het cv: ‘referenties op aanvraag’.