Regels omtrent identificatie werknemers bij werkgevers en uitzendbureaus

Als een werkgever een werknemer in dienst neemt dan is de werkgever op grond van de Wet op de Loonbelasting verplicht om de identiteit van de werknemer of werkneemster te controleren aan de van een geldig identiteitsdocument, met uitzondering van een rijbewijs. De werkgever dient niet alleen de identiteit vast te stellen maar is ook verantwoordelijk voor het controleren van het identiteitsdocument op basis van geldigheid en echtheid. Dit noemt men ook wel de verificatieplicht.

Een kopie van een identiteitsdocument is niet geldig
In sommige gevallen kan het voorkomen dat iemand zijn of haar identiteitsdocument niet bij zich heeft maar in plaats daarvan een kopie. Dit mag beslist niet worden beschouwd als een vervanger van een geldig identiteitsdocument. Als iemand alleen een kopie van een ID-kaart of paspoort toont is dat dus onvoldoende om wettelijk de identiteit van de desbetreffende persoon vast te stellen.

Kopie identiteitsdocument voor werkgeversadministratie
Als een werkgever de werknemer daadwerkelijk in dienst neemt dan dient de werkgever een kopie van het gecontroleerde identiteitsdocument op te nemen en te bewaren. Dit noemt men ook wel de bewaarplicht. Het registeren van het burgerservicenummer (BSN) en het bewaren van een pasfoto van de desbetreffende werknemer vormt ook een onderdeel van de bewaarplicht.

Werknemer dient zich te kunnen identificeren aan arbeidsinspectie
De werkgever dient de identiteit van de werknemer vast te stellen en daarvan bewijzen te bewaren in de loonadministratie. Niet alleen de werkgever is verantwoordelijk voor het leveren van informatie over de werknemer als de arbeidsinspectie daarom vraagt, ook de werknemer dient zich te kunnen identificeren. De werknemer heeft een zogenoemde toonplicht.

Dit houdt in dat werknemers een geldig identiteitsdocument moeten kunnen tonen als de arbeidsinspectie hier om vraagt. De werkgevers hebben hierbij een zorgplicht en moeten er dus voor zorgen dat de werknemers een geldig identiteitsdocument kunnen tonen. Werkgevers zouden bijvoorbeeld faciliteiten kunnen bieden zoals kluisjes waar werknemers hun identiteitsdocumenten veilig kunnen opbergen als ze aan het werk zijn. Deze kluisjes dienen wel snel geopend te kunnen worden als de arbeidsinspectie daarom vraagt.

Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)
De Wet bescherming persoonsgegevens wordt ook wel  afgekort met Wbp en geeft duidelijke richtlijnen aan bedrijven als het gaat om welke gegevens van de werknemers wel en welke niet geregistreerd mogen worden door bedrijven. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CPB) heeft de Wbp vertaald in richtsnoeren voor bedrijven. Deze richtsnoeren bieden de bedrijven duidelijke wettelijke kaders waar ze zich aan moeten houden.

Wanneer de identiteit van de werknemer vaststellen?
Een werkgever moet voor de indiensttreding van de werknemer de identiteit vast stellen. Pas wanneer de werknemer ook daadwerkelijk voor het bedrijf aan de slag gaat mag het bedrijf de in alinea drie genoemde gegevens opnemen in de basisadministratie. Bedrijven mogen dus niet tijdens sollicitatieprocedures kopieën maken van identiteitskaarten, paspoorten of verblijfsdocumenten. Ze mogen wel vragen aan de sollicitant of hij of zij zich wil legitimeren als dat voor de beoogde functie vereist is.

Voor sommige beroepen en  leeftijdsgroepen moet men bijvoorbeeld in ploegen werken of onregelmatige diensten draaien. In de Arbeidstijdenwet staan duidelijke richtlijnen voor jeugdgroepen als het gaat om arbeidstijden en rusttijden. Daarom mogen jongeren in een bepaalde leeftijdsgroep niet alle diensten draaien. Als dit voor de functie wel vereist is zal men van te voren moeten vaststellen of de persoon met betrekking tot zijn of haar leeftijd de desbetreffende dienst wel mag uitvoeren. Daarom mag men in die gevallen wel de leeftijd vaststellen op basis van een identiteitsdocument.

Identiteit vaststellen door uitzendbureaus
Uitzendbureaus zijn intermediairs. Dit houdt in dit geval in dat deze bureaus bemiddelen tussen werkgevers (opdrachtgevers) en werkzoekenden. Uitzendbureaus dragen verantwoordelijkheid voor de uitzendkrachten als deze bij een opdrachtgever aan de slag gaan.

Uitzendbureaus zijn namelijk de feitelijke werkgevers van de uitzendkrachten en betalen ook daadwerkelijk het salaris aan de uitzendkrachten uit. Daarom dienen uitzendbureaus, net als reguliere werkgevers, op basis van de Wet op de Loonbelasting de identiteit van de uitzendkracht vast te stellen.

Het uitzendbureau mag het ID-bewijs en de loonheffingsverklaring alleen kopiëren en scannen als er sprake is van een definitieve plaatsing van een uitzendkracht bij een opdrachtgever. Dit geldt ook voor het registreren van de bankrekeninggegevens van de desbetreffende uitzendkracht.

Tijdens een intakegesprek of gedurende de inschrijving mag de medewerker van het uitzendbureau het ID-bewijs alleen controleren op geldigheid, het maken van een kopie of scan van dit bewijs mag dan nog niet.

Wat wordt bedoelt met referenties of een referentie tijdens een sollicitatieprocedure?

Tijdens sollicitatieprocedures wordt regelmatig aan een sollicitant gevraagd of hij of zij ook referenties heeft. Referenties worden steeds belangrijker in sollicitaties daarom is het goed dat een sollicitant weet wat met referenties wordt bedoelt. Een referentie is een persoon die contact heeft gehad met de sollicitant in een eerder dienstverband of in een opleidingsinstelling. Meestal is een referentie een werkgever, leidinggevende of mentor. In sommige gevallen kan ook een voormalig collega als referentie worden opgegeven door een sollicitant.

Wat is een referentie?
Een referentie moet een persoon zijn die een goed beeld heeft van de kwaliteiten, vaardigheden en competenties van de desbetreffende sollicitant. Een sollicitant mag referenties afgeven maar is daartoe niet verplicht. Een sollicitant doet er goed aan om voor de sollicitatie een aantal bedrijven, waar hij of zij goed heeft gewerkt, te vragen of deze als referentie opgegeven mogen worden.  Daarbij moet de desbetreffende persoon die als referentie genoteerd wordt wel op de hoogte worden gebracht. Een sollicitant doet er goed aan om met de referentie te bespreken wat door de referentie wordt genoemd als hij of zij door een andere werkgever wordt gebeld. Een referentie wordt door een sollicitant ook regelmatig op een curriculum vitae (cv)  genoteerd eventueel met telefoonnummer. Het is ook mogelijk dat een sollicitant de referentie pas in een later stadium van de sollicitatieprocedure op verzoek noemt aan de werkgever waar hij of zij solliciteert. Een getuigschrift kan ook een referentie bevatten. Deze documenten worden door veel sollicitanten bewaard bij de cv en diploma’s.

Waarom zijn referenties belangrijk?
Referenties vormen voor bedrijven een belangrijke informatiebron over het functioneren van de sollicitant. Voormalig werkgevers en leerkrachten bij opleidingsinstituten kunnen meestal een goed beeld schetsen van de kwaliteiten van de desbetreffende sollicitant. Een referentie is zowel belangrijk voor de sollicitant als de werkgever die een vacature open heeft te staan en sollicitaties binnen krijgt. Voor de sollicitant kan een goede referentie een belangrijke ondersteuning vormen in de sollicitatieprocedure. Voor een werkgever is het navragen van een referentie over een sollicitant een belangrijk controlemiddel of de sollicitant zijn of haar eigen kwaliteiten goed inschat. Er zijn werkgevers die alleen maar sollicitaties in behandeling nemen als er één of meerdere referenties worden aangegeven door de sollicitant.

Valkuilen met betrekking tot referenties
Sollicitanten kunnen in een aantal valkuilen lopen met betrekking tot het opgeven van referenties. Zo dienen de personen die als referentie worden opgegeven dit wel van te voren te weten. De gerefereerde moet namelijk niet voor verassingen komen te staan en van te voren een goed beeld over de persoon hebben. Sommige werkgevers of werknemers willen liever niet als referent optreden. Een andere valkuil is het benoemden van referenties van bedrijven waar men slecht heeft gefunctioneerd in de hoop dat de nieuwe werkgever hiermee toch geen contact opneemt.

Werkgevers kunnen echter ook in valkuilen lopen met betrekking tot referenties. Zo kunnen werkgevers een referentie klakkeloos overnemen zonder eerst goed naar de sollicitant en zijn of haar profiel te kijken. Ook is het inwinnen van slechts één referentie een valkuil. Een sollicitant kan net bij dat bedrijf goed of juist niet goed hebben gefunctioneerd. Dat zorgt er voor dat er alsnog een onvolledig beeld ontstaat.

Wat is de sollicitatiecode en wat staat er in de sollicitatiecode?

Bedrijven willen een goed beeld vormen van de sollicitanten die zich bij hun aanmelden voor een vacature. Bedrijven hebben verschillende middelen om meer informatie in te winnen over een sollicitant. Veel bedrijven kijken tegenwoordig op social media om een beeld te vormen van een sollicitant. Daarnaast wordt ook via referenties bij bedrijven en scholen informatie ingewonnen over sollicitanten. Het is in het kader van de privacy van de sollicitant dat bedrijven niet overal zomaar referenties kunnen nabellen. Daarom heeft de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) een sollicitatiecode opgesteld. Dit deed de NVP in samenwerking en samenspraak met Stichting van de Arbeid.

Wat staat er in de sollicitatiecode?
De sollicitatiecode is een document waarin basisregels over sollicitatieprocedures zijn vastgelegd waaraan een bedrijf zich dient te houden. De doelstelling van deze sollicitatiecode is het streven naar een eerlijke behandeling van sollicitanten tijdens een sollicitatieprocedure. Hierbij is onder andere aandacht besteed aan het voorkomen van discriminatie tijdens sollicitatieprocedures.

In deze sollicitatiecode is vastgelegd dat bedrijven toestemming moeten vragen aan een sollicitant voordat ze over hem of haar referenties of inlichtingen gaan inwinnen. Daarnaast moet de informatie die door het bedrijf wordt ingewonnen verband houden met het beoogde functieprofiel of de beoogde vacature. Er mogen door het bedrijf geen vragen gesteld worden die een onevenredige inbreuk kunnen maken op de persoonlijke levenssfeer van de persoon die solliciteert.

Is de sollicitatiecode een wet?
De sollicitatiecode bevat weliswaar regels maar is geen officiële wet. Bedrijven zijn niet verplicht om de richtlijnen uit dit document op te volgen. Tegenwoordig vormt de sollicitatiecode wel een algemeen aanvaarde richtlijn voor sollicitatieprocedures voor organisaties en bedrijven. Veel bedrijven houden zich in de praktijk aan deze code. Als een bedrijf in strijd handelt met de sollicitatiecode kan een sollicitant dit melden aan het College voor de Rechten van de Mens. Dit college zoekt vervolgens uit of het bedrijf juist heeft gehandeld of niet.

Sollicitatiecode en sollicitantencode
De tegenhanger van de sollicitatiecode is de sollicitantencode. Deze code is in tegenstelling tot de sollicitatiecode op de sollicitanten zelf gericht. In de sollicitantencode staan regels en richtlijnen waaraan een sollicitant zich dient te houden tijdens de sollicitatieprocedure. Deze code is net als de sollicitatiecode niet een wet. Sollicitanten zijn niet verplicht om zich aan de sollicitantencode te houden. Wel wordt het in het algemeen wel van sollicitanten verwacht.