Werkvoorbereiders zijn werkzaam in de techniek en zijn verantwoordelijk voor alle voorbereidende werkzaamheden in de coördinatie en planning van projecten of productieprocessen. Werkvoorbereiders vormen op dit gebied een sleutelrol in het middenkader. Om die reden hebben veel bedrijven in de techniek werkvoorbereiders in dienst maar zijn ze ook regelmatig op zoek naar extra versterking in de werkvoorbereiding. Er staan dus regelmatig nieuwe vacatures open voor werkvoorbereiders op de arbeidsmarkt. Het is belangrijk om je goed voor te bereiden op een sollicitatiegesprek of intakegesprek met een werkvoorbereider omdat de inhoud en rol van de werkvoorbereiders in de praktijk regelmatig wordt vormgegeven op basis van de specifieke processen waarin de bedrijven actief zijn.
Wat doet een werkvoorbereider?
Als men kijkt naar werkvoorbereidersfuncties dan zie je vaak dat de functie-inhoud behoorlijk kan verschillen. Een aantal veelvoorkomende taken van een werkvoorbereider zijn:
- Contact houden met werkvloer, klanten en bedrijfsleiding
- Offertes bekijken en beoordelen
- Werkzaamheden als inkoper waaronder materialen bestellen
- Planning maken en vastleggen
- Tekeningen opvragen en beheren
- Tekeningen controleren en eventueel aanpassen
- Soms ook nieuwe tekeningen uitwerken en omzetten naar productietekeningen
- Technische specificaties in kaart brengen van projecten
- Werkinstructies opstellen voor werknemers
- Calculaties en berekeningen maken van projecten
- indien aan de orde kan meer- en minderwerk in kaart brengen
- Controle houden op voortgang project
- Toezicht houden op kwaliteit, veiligheid en milieu regelgeving en naleving
- Projectadministratie bijhouden
Bovengenoemde taken kunnen door werkvoorbereiders worden uitgevoerd. Toch doet niet elke werkvoorbereider in de praktijk dezelfde werkzaamheden. Daarom is het belangrijk goed in kaart te brengen of een werkvoorbereider in een bepaald vakgebied extra ervaring heeft opgebouwd. Op basis van bovengenoemde takengebieden kunnen natuurlijk wel vragen worden geformuleerd. Feitelijk kan over elk punt een vraag worden gesteld. Als een werkvoorbereider bijvoorbeeld verantwoordelijk was voor een planning of projectcoördinatie dan kun je vragen stellen over de exacte verantwoordelijkheid die iemand op dit gebied heeft gehad en in welke mate de werkvoorbereider zijn of haar eigen taken kon indelen. Datzelfde is van toepassing op de onderwerpen calculatie, inkoop en het in kaart brengen van technische specificaties. Veel werkvoorbereiders zijn bovendien gespecialiseerd in bepaalde vakgebieden. Dan kan het handig zijn om gerichte vragen te stellen over bepaalde vakgebieden. Daarover lees je in volgende alinea meer.
Specialisatie onder werkvoorbereiders
Werkvoorbereiding is een breed takenpakket waarbij de inhoud en vorm kan verschillen. Dat komt omdat werkvoorbereidersfuncties vaak gecombineerde functies zijn. Om die reden zie je op vacatures vaak gecombineerde functienamen staan zoals: tekenaar werkvoorbereider, werkvoorbereider-projectleider, calculator-werkvoorbereider, planner-werkvoorbereider en inkoper-werkvoorbereider. Dit zijn slechts een paar voorbeelden, er zijn meer combifuncties mogelijk. De combifunctie maakt duidelijk waar de nadruk op wordt gelegd.
Zo zal iemand die als inkoper-werkvoorbereider heeft gewerkt mogelijk ook goed kunnen onderhandelen met leveranciers over inkoopprijzen. Tekenaar-werkvoorbereiders kunnen in de praktijk vaak met 1 of meerdere tekenprogramma’s aan de slag, calculator-werkvoorbeiders zijn vaak cijfermatig goed onderlegd en kunnen goede kostprijsberekeningen maken en ook vaak input leveren voor offertes als het gaat om het in kaart brengen van de projectkosten.
De volgende vragen kunnen een goede verdieping geven in een sollicitatiegesprek met een werkvoorbereider:
- Welke werkzaamheden heb je precies gedaan als werkvoorbereider?
- In welke werkzaamheden ben je gespecialiseerd, of welke werkzaamheden hebben je voorkeur?
- Zijn er werkzaamheden die je minder leuk vind om te doen?
- Welke computerprogramma’s heb je gebruikt in je functie als werkvoorbereider?
- Met welke tekenprogramma’s heb je ervaring? Kun je daarmee zelfstandig aan de slag?
- Kun je ook overweg met bestelpakketten zoals ERP pakketten (voorbeeld Ridder en Exact)?
- Met welke personen of bedrijven heb je allemaal contact gehad in je rol als werkvoorbereider?
- Heb je als werkvoorbereider ook wel in de rol van projectleider gewerkt, kortom kun je ook aansturen en leiding geven?
Werkvoorbereiders zijn actief in verschillende sectoren
Werkvoorbereiders zijn in verschillende sectoren actief. Een aantal sectoren waarin werkvoorbereiders actief zijn:
- Installatietechniek
- Elektrotechniek
- Telecom
- Civiele techniek
- Bouw
- Werktuigbouwkunde
- Staalbouw
- Scheepsbouw
- Jachtbouw
- Transportsector
- Industrieel onderhoud
Hou er rekening mee dat de sector een grote invloed heeft op de werkzaamheden van een werkvoorbereider. Werkvoorbereiders die actief zijn in de bouw hebben een geheel andere functie-invulling dan werkvoorbereiders die actief zijn in de scheepsbouw. De opdrachtgevers zijn niet alleen anders maar ook de specifieke werkzaamheden die op de werkvloer worden uitgevoerd verschillen sterk tussen de sectoren. Bedrijven die met staal, aluminium, rvs of andere metalen werken hebben bijvoorbeeld te maken met andere calculaties en inkoopprocessen dan werkvoorbereiders in de installatietechniek, elektrotechniek en bouw. Om die reden is het van groot belang om duidelijk voor ogen te hebben in welke sector de werkvoorbereider heeft gewerkt en in de toekomst wil werken.
Opleidingen voor werkvoorbereiders
De opleidingen en het opleidingsniveau van werkvoorbereiders is in de praktijk meestal MBO niveau middenkader engineering, installatietechniek of elektrotechniek. Een HBO opleiding Technische Bedrijfskunde of een HBO in een specifieke technische richting is uiteraard ook geschikt. Tegenwoordig gaan steeds meer bedrijven akkoord met een MBO niveau 4 opleiding als basis voor de functie werkvoorbereider. In het verleden werd een HBO opleidingsniveau of een HBO werkniveau meer als gangbare opleidingseis gehanteerd. De taken en verantwoordelijkheden die een werkvoorbereider heeft gedragen maakt duidelijk op welk niveau de desbetreffende werkvoorbereider heeft gefunctioneerd. Hoe meer beslissingsbevoegdheid de werkvoorbereiding heeft hoe hoger het werk- en denkniveau.
Effectief werkvoorbereiders bemiddelen
Wanneer je precies weet op welke gebieden een werkvoorbereider extra ervaring heeft opgebouwd heb je waardevolle informatie in handen. Deze informatie kun je gebruiken in de reflectie op een sollicitatiegesprek maar ook bij het uitwerken van het cv mocht dit cv met toestemming van de kandidaat verder in behandeling worden genomen. Ook uitzendbureaus en detacheringsbureaus kunnen de uitdieping van het arbeidsverleden van een werkvoorbereider goed gebruiken in de arbeidsbemiddeling van de kandidaat.
Hou er verder rekening mee dat werkvoorbereiders veel verstand hebben van het middenkader van het bedrijfsleven. Daardoor kennen ze ook veel contactpersonen. Als je werkzaam bent bij een technisch uitzendbureau en je wilt werkvoorbereiders bemiddelen dan is het verstandig om wel goed navraag te doen in welke sector of bij welke bedrijven de werkvoorbereider voorgesteld wil worden of juist niet voorgesteld wil worden. Wellicht kent de werkvoorbereider dezelfde contactpersonen waar jij het cv wil voorleggen. Daarom is het verstandig om een werkvoorbereider goed aangesloten te houden bij het arbeidsbemiddelingsproces. Vergeet niet dat bij sommige bedrijven werkvoorbereiders ook meebeslissen over het aannemen van personeelsleden.