Taken voor directie en leidinggevenden op basis van Arbobeleid

Bedrijven zijn in Nederland verplicht om er voor te zorgen dat hun werknemers veilig hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Dit houdt in dat een werkplek zo veilig mogelijk moet zijn. Risico’s op de werkplek dienen duidelijk in kaart te worden gebracht in een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E). Doormiddel van een plan van aanpak moeten bedrijven de risico’s op de werkplek verkleinen en beheersbaar maken. Het opstellen en onderhouden van een Risico Inventarisatie en Evaluatie is slechts één onderdeel dat tot het Arbobeleid van een bedrijf dient te behoren. Ook de volgende onderdelen dienen in een Arbobeleid te worden opgenomen:

  • Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E).
  • Ziekteverzuimbeleid.
  • Bedrijfshulpverlening (BHV).
  • Preventiemedewerker.
  • Periodiek arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO).

De Arbowetgeving schept verplichtingen voor zowel de directie van het bedrijf (het management) als de direct leidinggevenden. In de onderstaande alinea’s zijn de verplichtingen op basis van het Arbobeleid voor beide groepen verder omschreven.

Verplichtingen voor directie/ management
Het management of de directie is de top van de organisatie. In verschillende modellen wordt het management als belangrijkste factor beschouwd met betrekking tot het bevorderen en handhaven van een goed veiligheidsbeleid in een organisatie. Een voorbeeld van een model waarbij men het een management een cruciale positie geeft op dit gebied is het ongevalsmodel dat in een ander artikel op technischwerken.nl is beschreven. Omdat het management zo’n belangrijke positie inneemt is het belangrijk om een aantal punten te benoemen waar het management voor verantwoordelijk is als het gaat om het Arbobeleid. De volgende punten behoren tot de rol van het management:

  • Er voor zorgen dat het Arbeidsomstandighedenbeleid (Arbobeleid) goed wordt georganiseerd zodat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht wordt.
  • Er voor zorgen dat binnen het bedrijf een duidelijke overlegstructuur aanwezig is met betrekking tot de arbeidsomstandigheden. Overleg dient met regelmaat plaats te vinden en er dient een duidelijke verslaglegging te worden gehanteerd.
  • Er dient door het management een actieplan te worden opgesteld waarmee de arbeidsomstandigheden worden verbetert.
  • Het management dient een meerjarenbeleidsplan op te stellen voor de arbeidsomstandigheden.
  • Ook dient het management er voor te zorgen dat iedereen met betrekking tot veiligheid op de werkvloer weet wat er verwacht wordt van hem of haar. Taken dienen duidelijk te worden omschreven en gedelegeerd. Dit moet gebeuren op basis van medewerkers maar ook op basis van afdelingen.

Verplichtingen voor direct leidinggevenden
Het management staat vaak verder bij de werkvloer vandaan dan de direct leidinggevenden. Alleen blij kleine bedrijven zijn de communicatielijnen meestal zo kort dat de directie ook direct leiding geeft. Vooral bij grotere organisaties is er vaak een grote afstand tussen het management en de werkvloer. Om die reden liggen er belangrijke taken weggelegd voor de direct leidinggevenden als het gaat om het effectief hanteren van een Arbobeleid. Voor direct leidinggevenden zijn er de volgende taken:

  • Direct leidinggevenden moeten er op toezien dat het Arbobeleid op de werkvloer wordt nageleefd. Daarvoor dienen de direct leidinggevenden goed toezicht te houden op het personeel. Daarnaast dienen personeelsleden te worden aangesproken wanneer zij zich niet houden aan de veiligheidsvoorschriften.
  • Er dienen controles en inspecties op de werkplek te worden uitgevoerd. Deze inspecties dienen periodiek te worden uitgevoerd. Daarnaast dient van deze werkplekinspecties ook een duidelijke verslaglegging te worden opgesteld.
  • Als er misstanden, problemen, incidenten of bijna ongevallen worden geconstateerd dienen die aan de juiste personen en afdelingen te worden doorgegeven.
  • De ongevallen en bijna ongevallen dienen op een systematische wijze te worden gerapporteerd.
  • Naast het constateren van mistanden en onveilig situaties dienen deze ook op een planmatige wijze te worden aangepakt. Daarbij dienen door de direct leidinggevende in overleg met verschillende betrokken ook een duidelijke prioriteiten te worden aangebracht in het beleid zodat de ernstige situaties het eerste worden aangepakt en verholpen.
  • Ook in de preventie op het gebied van ongevallen ligt er voor direct leidinggevenden een belangrijke taak. Zo moeten direct leidinggevenden instructies geven aan de werknemers. In deze instructies moeten de (veiligheids-) risico’s met betrekking tot de werkplek en werkzaamheden ook worden benoemd.
  • Ook dient de direct leidinggevende er voor te zorgen dat de werknemers de benodigde persoonlijke beschermingsmiddelen ontvangen.
  • Tijdens het werkoverleg of afdelingsoverleg zal de direct leidinggevende ook eventuele problemen moeten bespreken met betrekking tot het Arbobeleid.
  • Met regelmaat dient er een resultatenevaluatie plaats te vinden met betrekking tot onveilige situaties die geconstateerd zijn op de werkvloer. Ook onveilige handelingen dienen hierbij te worden besproken.

Verantwoordelijkheden voor uitvoerende werknemers
Uiteraard dienen werknemers op de werkvloer ook mee te werken om het Arbobeleid van een organisatie tot een succes te maken. Werknemers dienen er alles aan te doen om hun werk zo veilig mogelijk uit te voeren waarbij ze geen risico’s veroorzaken voor zichzelf en voor anderen. Daarbij dienen werknemers de voorgeschreven persoonlijke beschermingsmiddelen te gebruiken en andere collega’s ook op het gebruik daarvan te wijzen. Werknemers dienen bovendien onveilige situaties, ongevallen en bijna ongevallen zo snel mogelijk te rapporteren bij direct leidinggevenden. Werknemers dienen ook actief deel te nemen aan overleg met betrekking tot veiligheid bijvoorbeeld tijdens een toolboxmeeting.

Wat is een Arbeidsomstandighedenbeleid of Arbobeleid?

Arbobeleid vloeit voort uit de Arbeidsomstandighedenwet en is een door een bedrijf opgesteld om de arbeidsomstandigheden en werkplek op een beleidsmatige manier zo veilig mogelijk te maken en de kans op schade of hinder voor mens en milieu zo klein mogelijk te maken en te houden. Deze definitie van Arbobeleid is geformuleerd door Pieter Geertsma van technischwerken.nl. Arbobeleid is in feite een verkorting van Arbeidsomstandighedenbeleid, net als de Arbowet een verkorting is van de Arbeidsomstandighedenwet. Werkgevers zijn in Nederland verplicht om werknemers te laten werken in een veilige en gezonde werkomgeving. In Nederland heeft de overheid in de Arbowet regels vastgelegd voor bedrijven. Ook het Arbobesluit en de Arboregeling bieden kaders voor bedrijven met betrekking tot het zo veilig mogelijk maken van de werkvloer.

Arbobeleid is verplicht
Een bedrijf dient volgens de wet een Arbobeleid te voeren. Een Arbobeleid dient door de werkgever op gesteld te worden in samenwerking met vertegenwoordigers van de werknemers, dit zijn bijvoorbeeld de vakbonden of een ondernemingsraad.

Wat zijn de onderdelen van een Arbobeleid?
Een Arbobeleid dient volgens de Arbowetgeving uit een aantal onderdelen te bestaan. De volgende onderwerpen moeten in het Arbobeleid van een bedrijf zijn omschreven:

  • Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Werkgevers zijn verplicht om de risico’s op de werkvloer in kaar te brengen in een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Naast het in kaart brengen van deze risico’s dienen bedrijven ook doormiddel van een plan van aanpak aan te geven hoe deze risico’s kunnen worden beperkt of beheerst.
  • Ziekteverzuimbeleid. Werkgevers zijn verplicht om zich te laten bijstaan door een bedrijfsarts. Deze onafhankelijke deskundige arts is voor de begeleiding van zieke werknemers. Een werkgever kan hiervoor een contract sluiten met een arbodienst. Daarnaast zijn maatwerkregelingen ook mogelijk maar daarvoor heeft de werkgever wel instemming nodig van de personeelsvertegenwoordiging zoals de ondernemingsraad (OR)
  • Bedrijfshulpverlening (BHV). Omdat ongevallen lang niet altijd uitgesloten kunnen worden moeten er binnen het bedrijf voldoende hulpverleners aanwezig zijn. Dit zijn reguliere werknemers die zich doormiddel van een opleiding ook hebben geschoold tot bedrijfshulpverlener. Deze bedrijfshulpverleners die ook wel BHV-ers worden genoemd zullen in de meeste gevallen de eerste hulp moeten leveren bij ongevallen en calamiteiten. Werkgevers zijn verplicht om er voor te zorgen dat er voldoende bedrijfshulpverleners aanwezig zijn op de werkvloer.
  • Preventiemedewerker. Ongevallen voorkomen is beter dan op ongevallen reageren, daarom is er ook volgens de wet veel aandacht nodig op het gebied van ongevallenpreventie. Een bedrijf dient een preventiemedewerker in dienst te hebben. Deze preventiemedewerker is onder andere betrokken bij de eerder genoemde Risico-inventarisatie en –evaluatie. Verder geeft de preventiemedewerker ook adviezen over een goed arbobeleid aan de personeelsvertegenwoordiging of de ondernemingsraad. Binnen een bedrijf moet in ieder geval 1 preventiemedewerker werkzaam zijn. Als een bedrijf bestaat uit 25 werknemers of minder mag de werkgever echter ook zelf de preventiemedewerker zijn.
  • Periodiek arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO). Werkgevers moeten aan werknemers de mogelijkheid bieden om aan een periodiek arbeidsgezondheidskundig Onderzoek deel te nemen. Dit wordt ook wel afgekort met PAGO. Deelname aan een dergelijk onderzoek is voor werknemers niet verplicht. Tijdens een PAGO wordt door een bedrijfsarts onderzocht of een werknemer gezondheidsproblemen heeft gekregen door het uitvoeren van (bepaalde) werkzaamheden binnen het bedrijf.

Een Arbobeleid dient uiteraard met zorg te worden opgesteld. Bedrijven dienen een dergelijk beleid niet op te stellen om uitsluitend aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. In plaats daarvan dient een bedrijf een Arbobeleid ook op te stellen op basis van verantwoordelijkheid naar het personeel toe. Bedrijven dienen betrokken te zijn bij hun personeel en hun verantwoordelijkheid te nemen betrekking tot de veiligheid en gezondheid van personeel op de werkvloer. Een goed Arbobeleid is bovendien over het algemeen ook goed voor de werkgever zelf, hoe dat zit lees je in de volgende alinea.

Effecten van een goed Arbobeleid
Een goed Arbobeleid zorgt er voor dat de arbeidsomstandigheden op het gebied van veiligheid en gezondheid worden geoptimaliseerd zodat er minder onveilige situaties ontstaan en er minder ongevallen gebeuren. Kortom de gezondheidsrisico’s worden door een goed Arbobeleid beperkt. Dit heeft tevens tot gevolg dat het ziekte verzuim wordt gereduceerd en daarnaast zorgt een goed Arbobeleid er in de praktijk ook vaak voor dat een zieke werknemer beter kan re-integreren na een verzuimperiode.

Bovendien zullen werknemers zich beter gewaardeerd voelen wanneer ze merken dat een werkgever geeft om hun gezondheid en veiligheid. Werknemers merken dat een bedrijf betrokken is bij de werkvloer. Dit zorgt er in de praktijk ook vaak voor dat werknemers zich betrokken voelen bij het bedrijf. Ze stellen zich loyaal op en nemen hun verantwoordelijkheden. Dat is bijvoorbeeld ook van belang bij het melden van onveilige situaties door personeel bij leidinggevenden.

Wanneer het personeel merkt dat er ook naar hen geluisterd wordt zorgt dat voor een positieve kettingreactie die er uit eindelijk toe leidt dat het bedrijf als werkgever beter bekend komt te staan. Maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt steeds belangrijker nu de concurrentie wereldwijd is toegenomen. Een bedrijf dat verantwoord met personeel omgaat en haar verantwoordelijkheden neemt kan naast veel gemotiveerde sollicitanten in de praktijk ook veel orders van klanten verwachten.

Wat is het verschil tussen een bedrijfsarts en Arboarts?

Als een werknemer ziek is kan hij of zij te maken krijgen met een bedrijfsarts of een Arboarts. De deskundigheid van een bedrijfsarts of Arboarts wordt meestal geraadpleegd wanneer men verwacht dat een werknemer langer dan een paar weken ziek zal zijn. Voor een verkoudheid of griep worden deze artsen meestal niet ingezet. Deze twee benamingen kunnen verwarrend zijn. Een bedrijfsarts en een Arboarts zijn namelijk niet precies hetzelfde.

Wat is een bedrijfsarts?
Een bedrijfsarts is een arts die is afgestudeerd in Geneeskunde. Daarnaast heeft deze persoon een aanvullende geneeskundige studie van vier jaar gevolgd. Hierdoor is de bedrijfsarts meer gespecialiseerd dan de Arboarts. Niet iedereen mag zich bedrijfsarts noemen. Deze titel is beschermd. In Nederland zijn erkende bedrijfsartsen geregistreerd in het zogenoemde BIG-register. Het BIG-register maakt inzichtelijk wat de bevoegdheid is van een bepaalde zorgverlener, in dit geval de bedrijfsarts.

Bedrijfsartsen moeten zich iedere vijf jaar opnieuw registeren in dit BIG-register. Daarnaast hebben ze de verplichting om zich regelmatig te scholen. Naast nascholing is ook visitatie en kwaliteitsborging verplicht om in aanmerking te komen voor de titel bedrijfsarts.  Wettelijk is vastgelegd dat bedrijfsartsen de bevoegdheid hebben om zieke werknemers door te verwijzen naar medisch specialisten. Verder mag  alleen de bedrijfsarts een oordeel geven over de inzetbaarheid van de werknemer en het percentage waarvoor hij of zij is afgekeurd om bepaalde werkzaamheden uit te voeren.

Wat is een Arboarts?
Arboartsen worden ook wel basisartsen genoemd. Deze artsen werken onder toezicht van een bedrijfsarts. Een Arboarts kan de verzuimbegeleiding van een zieke werknemer uitvoeren. Daarnaast kan een Arboarts keuringen uitvoeren en de resultaten daarvan bijhouden. Ook kan de Arboarts meerdere voortgangsgesprekken voeren met de zieke werknemer. Een Arboarts is in dienst van een arbodienst. In tegenstelling tot een bedrijfsarts mag een Arboarts niet zelfstandig zieke werknemers doorverwijzen naar medisch specialisten. Dit zal een Arboarts altijd in overleg moeten doen met een bedrijfsarts. De bedrijfsarts is uiteindelijk de beslisser.

Welke vragen mogen wel en niet gesteld worden bij verzuimregistratie?

Zieke werknemers hebben recht op privacy en dat dienen werkgevers te respecteren. Om er zeker van te zijn dat dit ook gebeurd is wettelijk vastgelegd welke gegevens van personen zijn beschermd. Dit staat namelijk in de Wet bescherming persoonsgegevens. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) functioneert op basis van deze wet en vertaald deze wet indien nodig zodat men begrijpt hoe men in de praktijk moet handelen bijvoorbeeld in geval van verzuim en verzuim registratie. Het CBP heeft een aantal richtlijnen benoemd waar een werkgever zich aan dient te houden als een werknemer zich ziek meld. Hieronder staat vermeld welke vragen wel en niet mogen worden gesteld door de werkgever als er sprake is van ziekteverzuim.

Wat mag een werkgever vragen bij ziekteverzuim?
Bij een ziekteverzuimregistratie mag de werkgever volgens het College Bescherming Persoonsgegevens vragen stellen over de volgende onderwerpen:

  • De contactgegevens van de werknemer. Dit zijn de gegevens waarop de werknemer te bereiken is zoals het adres waar de zieke werknemer verblijft en de telefoonnummers waarop deze te bereiken is.
  • De verwachte duur van het verzuim.
  • De werkzaamheden die nog uitgevoerd dienen te worden door de werknemer zodat er een goede overdracht kan plaatsvinden.
  • Of er sprake is geweest van een arbeidsongeval.
  • Of er eventueel sprake is geweest van een verkeersongeval i.v.m. regresmogelijkheid. Werkgevers kunnen dan misschien de kosten van het verzuim verhalen op de veroorzaker van het ongeval.

Wat mag de werkgever niet vragen bij ziekteverzuim?
Een werkgever mag niet alles vragen in geval van ziekteverzuim. De volgende aspecten mogen tijdens de verzuimregistratie niet aan bod komen:

  • Wat de klachten zijn van de werknemer.
  • Of het te maken heeft met de sfeer op het werk.
  • Hoe is de thuissituatie.
  • Wat de oorzaak is van de ziekte.
  • Of de werknemer vaker last van klachten heeft.

De werkgever mag deze vragen niet stellen. Wel kan hij vragen of de werknemer al contact heeft opgenomen met de huisarts. De huisarts zal deze vragen wel kunnen stellen. Het verschil met de huisarts en de werkgever is dat de huisarts onpartijdig is en geen onnodige druk zal uitoefenen op de werknemer om het werk zo snel mogelijk te gaan hervatten indien dat wegens zijn of haar gezondheid niet mogelijk is. Een bedrijfsarts kan door het bedrijf worden ingeschakeld om de werknemer zijn of haar inzetbaarheid te onderzoeken. Deze bedrijfsarts bepaald vaak voor welk percentage de werknemer is afgekeurd voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden.

Wat is een verzuimbeleid of ziekteverzuimbeleid?

Bedrijven zijn verantwoordelijk voor de werknemers die ze in dienst hebben. Ook in het geval van ziekteverzuim zijn werkgevers verantwoordelijk voor de zieke werknemer en moet het bedrijf er voor zorgen dat de zieke werknemer indien mogelijk weer de werkzaamheden kan hervatten. Dit hervatten van werkzaamheden wordt ook wel re-integreren genoemd. Meestal kunnen werknemers binnen dezelfde organisatie re-integreren maar soms moet men ook verder kijken dan de organisatie waarmee een arbeidsrelatie is.

Een goed verzuimbeleid bevat duidelijke afspraken in de vorm van een stappenplan met contactmomenten tussen de werkgever en de zieke werknemer. Een verzuimbeleid is in feite een ziekteverzuimbeleid omdat de aandacht in dit beleid meestal gericht is op het ondersteunen van een zieke werknemer om de werkhervatting te bevorderen.

Is een ziekteverzuimbeleid verplicht?
Het voeren van een ziekteverzuimbeleid is niet verplicht. In het Arbeidsomstandighedenbesluit is in artikel 2.9 aandacht besteed aan het ziekteverzuimbeleid. In dit artikel is het volgende weergegeven over een ziekteverzuimbeleid:

Een arbodienst: a. vervult zijn taken met inachtneming van de stand van de wetenschap en van de professionele dienstverlening; b. adviseert inzake het voeren van een gestructureerd, systematisch en adequaat arbeidsomstandigheden en ziekteverzuimbeleid op een wijze die het meest bijdraagt aan de effectuering daarvan, waarbij met name rekening wordt gehouden met bijzondere groepen.

Deze tekst maakt duidelijk dat een werkgever niet verplicht is om een verzuimbeleid te voeren. Een werkgever is volgens de arbeidsomstandighedenwet echter wel verplicht om een veilige werkplek te bieden aan de werknemers. Zie hiervoor hoofdstuk 2. Arbeidsomstandighedenbeleid artikel 3 van de arbeidsomstandighedenwet. Een werkgever is verplicht om een arbobeleid te voeren. Dit beleid omvat alle activiteiten en plannen die een werkgever onderneemt om de werknemer een veilige werkplek te bieden.

Een werkgever is dus in belangrijke mate verantwoordelijk voor het welzijn van de werknemers. Natuurlijk hebben werknemers de verplichting om zich aan de werkinstructies, die voortvloeien uit het arbobeleid, te houden. Ondanks dat kunnen er ongevallen gebeuren op de werkplek of kan de werknemer zowel thuis of op het werk ziek worden. De oorzaken van de ziekte kunnen zowel te wijten zijn aan de werkomgeving, de werkzaamheden of de thuissituatie.

Werkgever en werknemer verantwoordelijk
Verzuim kan altijd ontstaan. Een werkgever en werknemer kunnen dit niet altijd voorkomen. Gezamenlijk moeten ze er wel voor zorgen dat de werknemer weer zo goed als mogelijk uit de verzuimpositie komt. Daarbij is contact van groot belang. De werkgever en de werknemer dienen daarbij gezamenlijk het initiatief te nemen. De werkgever wil graag weten wat de vorderingen zijn in de gezondheid van de werknemer en de werknemer wil graag weten wat er van hem of haar verwacht wordt. Een verzuimbeleid kan in deze situatie veel transparantie bieden. Bovendien zorgt een algemeen verzuimbeleid er voor dat elke werknemer gelijk wordt behandelt als er verzuim ontstaat.

Wat staat er in een ziekteverzuimbeleid?
Er zijn veel bedrijven in Nederland die een verzuimbeleid voeren hoewel het wettelijk niet verplicht is. Meestal bestaat een verzuimbeleid uit een stappenplan met een chronologische volgorde van stappen. De eerste stap is het ontvangen van het verzuimbericht van de werknemer. Daarbij mag de werkgever slechts beperkt doorvragen in het kader van de privacy van de werknemer. Deze privacy is vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens.  De werkgever kan de werknemer wel vragen om een bezoek te brengen aan de huisarts en om een indicatie te geven van welke periode de medewerker ongeveer nodig denkt te hebben om te herstellen. Een werkgever mag niet vragen wat de werknemer mankeert en daarnaast mag de werkgever ook niet vragen wat de oorzaken van het verzuim zijn. Al deze aspecten vallen onder de privacy van de werknemer.

Stappenplan ziekteverzuimbeleid
Na het registreren van het verzuim treed het stappenplan van het ziekteverzuimbeleid in werking. In dit stappenplan zijn contactmomenten aangegeven. Ook een bezoek aan een bedrijfsarts komt daar meestal bij aan de orde. De bedrijfsarts mag echter ook niet alle informatie over de aard van het verzuim aan de werkgever verstrekken. Wel kan de bedrijfsarts een percentage benoemen waarvoor de werknemer is afgekeurd om een bepaalde functie uit te voeren. De bedrijfsarts kan in kaart brengen welke werkzaamheden de werknemer wel kan uitvoeren. Dit is belangrijke input voor de volgende stappen van het ziekteverzuimbeleid namelijk de re-integratie van de werknemer.

Re-integratie tijdens ziekteverzuim
De re-integratie van de werknemer omvat alle stappen die worden ondernomen om de werknemer te laten re-integreren oftewel de stappen die nodig zijn om de werknemer zijn of haar werk weer te laten hervatten. Dit traject kan per werknemer en per verzuimsituatie verschillen. Ook het werk is een belangrijke factor. Iemand met een gebroken been of een gekneusde enkel zou wel bureauwerk kunnen doen indien hij of zij veilig naar het werk vervoerd wordt. Voor een lasser of constructiebankwerker is een gebroken been meestal een groter probleem bij het hervatten van werk. Over de vorderingen van de re-integratie worden vaak duidelijke afspraken gemaakt. Deze worden op schrift vastgelegd en dikwijls ondertekend. Uiteindelijk is de hervatting van de werkzaamheden het doel of dit nu binnen of buiten de organisatie gebeurd. Het denken in oplossingen is van groot belang bij een ziekteverzuimbeleid.