Wat is een functieomschrijving en wat is hierin beschreven?

In het bedrijfsleven van Nederland zijn zeer veel verschillende functies aanwezig. Deze uiteenlopende functies hebben verschillende functiebenamingen. De benamingen van functies komen soms met elkaar overeen waardoor er verwarring kan ontstaan wat er met een bepaalde functie precies wordt bedoelt. Deze verwarring kan worden weggenomen door een functieomschrijving. In een functieomschrijving staan de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken die van toepassing zijn voor een bepaalde functie. Een functieomschrijving kan per bedrijf verschillen zo kan het takenpakket van bijvoorbeeld een elektromonteur of onderhoudsmonteur bij het ene bedrijf veelzijdiger zijn dan het andere bedrijf. Het maken van functieomschrijvingen is een belangrijke stap voor een bedrijf om helderheid te krijgen over de taken en verantwoordelijkheden die horen bij de functies die binnen het bedrijf worden uitgeoefend. Daarnaast is een functiebeschrijving een belangrijk uitgangspunt bij het maken van een tekst voor een vacature. Ook bij een sollicitatiegesprek, functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek is een functieomschrijving een belangrijk document.

Functieanalyse en een functiebeschrijving
Een functiebeschrijving kan pas gemaakt worden als men een zorgvuldige analyse heeft gemaakt van de functie. Deze analyse wordt ook wel een functieanalyse genoemd. Tijdens een functieanalyse analyseert men de inhoud van de functie. Bij het analyseren kijkt men naar de volgende aspecten:

  • De taken en werkzaamheden
  • Verantwoordelijkheden
  • De positie van de functie in de organisatie
  • Werkervaring
  • Persoonlijke eigenschappen en competenties

Bovenstaande punten kunnen doormiddel van interviews met werknemers in de desbetreffende functie worden uitgewerkt. Ook kan men een bestaand functieomschrijving analyseren en toetsen aan de praktijk. Verder kan men werknemers in dezelfde functie observeren tijdens de uitoefening van hun functie en hier een rapportage van maken.

Welke aspecten van een functie staan er in een functieomschrijving?
Een functieomschrijving is bedoelt om helderheid te geven over de inhoud van een functie en de positie van een functie in een organisatie. In een functieomschrijving worden een aantal aspecten opgenomen. Deze aspecten zijn de volgende:

  • Titel
  • Doel
  • Plaats in de organisatie
  • Contacten
  • Werkzaamheden
  • Kwaliteiten en competenties

Deze verschillende aspecten zijn hieronder uitgebreider beschreven.

Titel
Op een functieomschrijving staat een titel geschreven. De titel is de naam van de functie. Meestal is de titel van een functieomschrijving algemeen, bijvoorbeeld: onderhoudsmonteur, elektromonteur, revisiemonteur, constructiebankwerker, Mig/Mag lasser en BMBE lasser.

Doel
Het doel van de functie staat ook in de functieomschrijving. Met het doel wordt duidelijk aangeven wat met de functie wordt beoogd, kortom waar de werknemer of werknemer in deze functie zich primair op moet richten. Het doel van de functie is meestal geformuleerd als een zeer beknopte samenvatting van de belangrijkste werkzaamheden.

Plaats in de organisatie
Een functie is in een organisatie meestal in een bepaalde context geplaatst en staat in een bepaalde verhouding tot andere functies. Er wordt in dit deel van de functieomschrijving aangegeven op welke manier werknemers in deze functie samenwerken met andere functies. Ook is aangegeven waar ze verantwoording aan moeten afleggen en aan wie ze moeten rapporteren. Dit kan aan de hand van een organigram worden geïllustreerd.

Als de functie een leidinggevende functie betreft wordt in de functieomschrijving duidelijk aangegeven aan welke functies direct wordt leiding gegeven. Verder wordt aangegeven welke verantwoordelijkheden aan de functie zijn verbonden en welke bevoegdheden er zijn. Dit wordt eveneens aangegeven als er indirect wordt leiding gegeven.

Contacten
In sommige functies verhoud de functie zich tot bepaalde interne en externe contacten. Deze contacten kunnen op gelijkwaardig niveau zijn maar ook gericht zijn op een hoger niveau of een lager niveau. Bij het onderdeel contacten kan men ook ingaan op de frequentie van de contacten en de strekking daarvan.

Werkzaamheden
De beschrijving van de werkzaamheden is een groot deel van de functieomschrijving. De werkzaamheden kunnen puntsgewijs worden opgesomd. Meestal kiest men er voor om de taken en werkzaamheden uitgebreid te beschrijven. Men kan benoemen in welke omgeving de werkzaamheden worden uitgevoerd en welke vaardigheden moeten worden toegepast. Ook kan men de veiligheidsaspecten aan de orde laten komen en de risico’s waaraan een werknemer in deze functie kan worden blootgesteld. Het is mogelijk dat men in een functieomschrijving een onderverdeling maakt tussen hoofdtaken en neventaken.

Kwaliteiten en competenties
In de meeste functieomschrijvingen is ook duidelijk aangegeven welke eisen er aan werknemers worden gesteld die deze functie uitoefenen. Hierbij kunnen de volgende aspecten worden benoemd:

  • Kennis: in de beschrijving van de benodigde kennis wordt de opleidingsrichting en het opleidingsniveau benoemd. Ook de vaardigheden worden beschreven en het ervaringsniveau.
  • Competities: vormen een belangrijk onderdeel van de functieomschrijving. Hierin staan de karaktereigenschappen en de specifieke persoonskenmerken beschreven.
  • Zelfstandigheid: hiermee wordt aangegeven in hoeverre een werknemer in deze functie zelfstandig moet kunnen werken.
  • Communicatieve vaardigheden: voor sommige functies zijn communicatieve vaardigheden extra belangrijk. Deze vaardigheden kunnen zowel mondeling als schriftelijk zijn. Daarnaast kan talenkennis ook vereist zijn.

Wat is de definitie van beroep in de context van de arbeidsmarkt?

Het woord beroep wordt vaak in de maatschappij genoemd. Dit begint al op school waarin leerlingen zich oriënteren op verschillende beroepen die ze later zouden kunnen uitvoeren. De maatschappij heeft de afgelopen eeuwen een enorme diversiteit aan beroepen gekregen. Dit heeft onder andere te maken met de maatschappelijke ontwikkelingen. Ook de technische ontwikkelingen zorgen er voor dat het aantal verschillende beroepen in Nederland en andere landen is gegroeid. Zo zorgde bijvoorbeeld de invoering van computers er voor dat er softwareontwikkelaars nodig zijn om software te ontwikkelen. Ook zijn er netwerkbeheerders nodig om computernetwerken te beheren. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van nieuwe beroepen die zijn ontstaan door de invoering van computers. Er zijn nog veel meer (technische) systemen ingevoerd waarvoor specialisten nodig zijn. De beroepskeuze voor leerlingen en studenten is er daardoor niet eenvoudiger op geworden.

Het woord beroep definiëren
Het geven van een definitie voor het woord beroep is niet eenvoudig. Een beroep is een algemeen woord. Bijna iedereen weet wel een voorbeeld van een beroep te noemen. Het woord beroep definiëren is lastiger. De volgende definitie kan voor een beroep worden gehanteerd:

Een beroep is het geheel van samenhangende taken binnen een specifiek vakgebied waarin iemand werkzaam is.

Dit is de definitie die door de website Technisch Werken wordt gebruikt. Er is, zoals eerder genoemd, een grote verscheidenheid aan beroepen op de arbeidsmarkt. Een groot aantal van de uitvoerende technische beroepen spreken tot de verbeelding: zoals lasser, timmerman, metselaar en automonteur. Andere beroepen zijn abstracter en richten zich bijvoorbeeld op management, software en administratieve processen. Een beroep is mede bepalend voor de positie die iemand inneemt in de sociale structuur. Hieronder is het woord beroep vergeleken met een aantal andere termen die gebruikt worden op de arbeidsmarkt. Het verschil tussen deze termen komt naar voren in onderstaande alinea’s.

Beroep en functie
Een beroep is niet precies hetzelfde als een functie. Functies en functieprofielen worden door organisaties bepaald. Meestal is uit een functie of een functieprofiel wel herleidbaar welk beroep iemand uitoefent. Zo kan iemand bijvoorbeeld conciërge zijn maar op zijn of haar functieprofiel staat gebouwbeheerder of schoolbeheerder. Een ander voorbeeld is de functie intercedent op een uitzendbureau. Deze functie wordt bij sommige uitzendbureaus ‘commercieel medewerker’ genoemd en weer andere uitzendbureaus prefereren de functienaam ‘consultant’. Doordat veel bedrijven werken met eigen specifieke functiebenamingen is het aantal functies in een hoog tempo toegenomen.

Beroep en arbeid
Er is ook een verschil tussen de woorden beroep en arbeid. Iemand kan een beroep hebben zonder dat hij of zij arbeid verricht. Daarnaast is het mogelijk dat iemand arbeid verricht zonder daadwerkelijk een beroep te hebben. Ditzelfde is van toepassing op het woord werk.  Iemand kan werken zonder een specifiek beroep te hebben. Ook kan iemand een beroep hebben zonder dat de persoon werk heeft.