Wat is een veiligheidspaspoort?

Een veiligheidspaspoort is een document waarmee een werknemer kan aantonen over welke veiligheidscertificaten (zoals VCA Basis en VCA VOL) hij of zij beschikt en welke veiligheidsinstructies en trainingen er door hem of haar zijn gevolgd en behaald. Een veiligheidspaspoort bevat stempels en aantekeningen met betrekking tot de behaalde trainingen en de gevolgde veiligheidsinstructies. Deze trainingen maken inzichtelijk of de werknemer veilig kan werken op de werklocatie.

Elke werklocatie is uniek en bevat specifieke aspecten met betrekking tot taken, verantwoordelijkheden en veiligheid. Deze asprecten worden door veiligheidsfunctionarissen en andere experts in kaart gebracht. Omdat elke werkplek verschillende veiligheidsaspecten heeft is het met name voor werkplekken met een verhoogd veiligheidsrisico belangrijk dat de werknemer veilig en doeltreffend kan werken. Het veiligheidspaspoort is een effectief middel om op de werkplek aantoonbaar of de medewerker bevoegd is om op de werkplek bepaalde werkzaamheden uit te voeren of niet.

De Stichting Samenwerken Voor Veiligheid (SSVV)
Het veiligheidspaspoort van de Stichting Samenwerken Voor Veiligheid (SSVV) is het bekendste veiligheidspaspoort. Het SSVV veiligheidspaspoort werd ingevoerd in 1998. Eind januari 2001 werd een nieuwe versie van het veiligheidspaspoort ingevoerd. Dit nieuwe paspoort wordt ook wel het Personal Safety Logbook genoemd. Meestal wordt dit afgekort met PSL. Een PSL is een boekje van scheurbestendig papier daarom noemt men dit document ook wel een PSL-boekje. Het wordt uitgegeven door SSVV in Leidschendam en het Secretariaat VCA van het Provinciaal Veiligheidsinstituut in Antwerpen.

Wat staat er in een veiligheidspaspoort?
Een veiligheidspaspoort is een document dat veel informatie bevat over de eigenaar van dit document. Allereerst wordt aan het begin van het veiligheidspaspoort duidelijk aangegeven aan wie het document behoort. De naam, geboortedatum, pasfoto en overige gegevens van de eigenaar van het veiligheidspaspoort zijn genoteerd. Daarna volgen allemaal pagina’s met vakjes waarin stempels, stickers of handtekeningen kunnen worden gezet als men een training heeft gevolgd, een certificaat/ diploma heeft behaald of een instructievideo heeft gezien. Eventuele medische gegevens kunnen ook genoteerd worden indien deze van belang zijn voor de werkzaamheden en werklocatie. Hierbij kan men ook denken vaan vaccinaties.

Vul paspoort eerlijk in
Veiligheidspaspoorten zijn belangrijke documenten die de veiligheid op de werkplek dienen te bevorderen. Daarom is het van het belang dat de informatie in het veiligheidspaspoort juist en eerlijk is genoteerd. Daarom worden stempels door officiële instellingen en door bevoegde personen genoteerd. Het aanbrengen van wijzigingen hierin mag alleen door bevoegde personen worden gedaan. Het is dus niet de bedoeling dat de eigenaar van het veiligheidspaspoort zelf wijzigingen gaat aanbrengen. Dit soort wijzigingen zijn riskant om verschillende redenen. Ten eerste kan men ernstige veiligheidsrisico’s lopen als men niet op de hoogte blijkt te zijn van de veiligheidsvoorschriften terwijl men dit wel in het veiligheidspaspoort heeft genoteerd. Daarnaast kan men ook de omgeving in gevaar brengen. Verder pleegt men fraude waardoor men ontslagen kan worden en bovendien een negatieve referentie krijgt. Dat zorgt er voor dat men in de toekomst waarschijnlijk nooit meer aan de slag zal komen op een werkplek met grote veiligheidsrisico’s.

Centraal Diploma Register
De digitalisering neemt in de maatschappij alleen maar toe. In de toekomst zal een papieren veiligheidspaspoort waarschijnlijk worden vervangen door een digitaal systeem. Werkgevers moeten ook digitaal kunnen zien of iemand over de gewenste opleidingsachtergrond beschikt. Hiervoor is het Centraal Diploma Register ontwikkeld. Dit CDR systeem zorgt er voor dat werkgevers ook daadwerkelijk in staat zijn om diploma’s op te zoeken. Dit is een nog effectiever systeem omdat stempels op den duur onleesbaar kunnen worden. bovendien is een stempel niet een origineel certificaat of diploma maar slechts een bewijs dat iemand gecontroleerd heeft of de persoon dit diploma bezit.  In het CDR systeem worden diploma’s en certificaten geplaatst. Dit systeem moet uiteraard op to date zijn daarom zal men regelmatig moeten controleren over het CDR volledig is. Als men nieuwe diploma’s heeft behaald zal men moeten controleren of deze ook in het CDR staan.

Digitaal veiligheidspaspoort (Digital Safety Passport )
Er worden op dit moment al digitale veiligheidspasporten ontwikkeld en gebruikt. Een voorbeeld hiervan is het Digital Safety Passport van Deltalinqs. De organisatie Deltalinqs is een ondernemersvereniging die zich inzet voor de belangen van het Rotterdamse haven- en industriegebied. Het spreekt voor zich dat in haven- en industriegebieden veel veiligheidsrisico’s zijn. Er wordt dikwijls gewerkt met olie, gas en andere petrochemische producten. Dat brengt risico’s met zich mee voor mens en milieu. Geen wonder dat werknemers in havens en de industrie veiligheidscertificaten moeten behalen en over specifieke kennis moeten beschikken. Om dit digitaal inzichtelijk te maken is het Digital Safety Passport door Deltalinqs ingevoerd.

Het Digital Safety Passport kan op dit moment worden geraadpleegd via een beveiligde web applicatie. Dit Digital Safety Passport kan men openen met een wachtwoord en een user-id. Het groene boekje of PSL boekje is door Deltalinqs digitaal beschikbaar gemaakt. Daarvoor heeft Deltalinqs haar eigen XS-key techniek toegepast. Deze bestaat uit een smartcard die standaard is uitgerust met biometrie. In 2014 is het digitale veiligheidspaspoort  geïntroduceerd als Digital Safety Passport (DSP). Het DSP wordt inmiddels door contractors succesvol toegepast bij een aantal opdrachtgevers. Deltalinqs beschouwd dit DSP als een digitaal groen boekje. De diploma’s en certificaten van werknemers kunnen nog steeds via het CDR gecontroleerd worden.

Wat is een Personal Safety Logbook (PSL) Veiligheidspaspoort?

Een Personal Safety Logbook (PSL) wordt ook wel een veiligheidspaspoort genoemd. Dit is een groen boekje dat genummerd is. Een PSL is een document dat gemaakt is van scheurvast papier. Het is persoonsgebonden en bevat informatie over de eigenaar. Ook een pasfoto van de eigenaar is in het PSL opgenomen. Hierdoor kan men duidelijk zien van wie de PSL is.

Dat is belangrijk wat het PSL bevat namelijk gegevens over de veiligheidscursussen, trainingen  en medische keuringen die de eigenaar van het PSL heeft behaald. Nadat iemand een veiligheidstraining heeft gevolgd en deze met goed resultaat heeft afgerond krijg hij of zij een stempel of sticker met handtekening in het Personal Safety Logbook. Daarmee kan hij aantonen dat hij de training heeft behaald.

Waarom is een PSL belangrijk?
Een PSL is belangrijk want is veel technische werkomgevingen zoals gaslocaties en NAM-locaties is het van belang dat men op de hoogte is van specifieke veiligheidsaspecten. Ook voor andere bedrijven in de offshore, petrochemie en transport is een Personal Safety Logbook een document dat inzicht geeft over de diploma’s, veiligheidscertificaten en andere werk gerelateerde opleidingen traingen. Daarnaast bevat een PSL ook informatie over medische keuringen.  Dit alles wordt doormiddel van stempels genoteerd.

Uiteraard moet men op de werklocatie snel en eenvoudig kunnen aantonen welke relevante trainingen men heeft behaald. Daarom is een PSL een belangrijk document. De stempels in een PSL maken duidelijk wat iemand heeft behaald. Na het zien van een veiligheidsinstructie aan de ‘poort’ van bijvoorbeeld een NAM-locatie komt er vaak een extra stempel in te staan waarmee wordt aangetoond dat iemand op de hoogte is van de specifieke veiligheidsaspecten van die locatie.

Wat staat er in een PSL?
In de vorige alinea’s zijn al een aantal gegevens benoemd die in een PSL worden genoteerd. Allereerst worden gegevens genoteerd over de persoon aan wie het PSL behoort. Zijn of haar identiteit wordt in het PSL vastgelegd met een foto. Verder worden zowel algemene veiligheidstrainingen, certificaten en opleidingen vastgelegd. Dit kunnen bijvoorbeeld het VCA Basis of het VCA vol zijn. Andere voorbeelden zijn de NEN 3140, NEN 1010, heftruckcertificaat en een certificaat veilig werken met een hoogwerker. Ook specifiekere trainingen worden genoteerd zoals een H2S training (veilig leren omgaan met H2s).

Voor speciale locaties van de NAM worden ook instructies afgegeven dit worden ook wel poortinstructies genoemd. Als je zo’n instructie of NAM-poortvideo hebt gevolgd voor de NAM dan noemt men dit een NAM-poortinstructie. Hiervan ontvang men een stempel in PSL. Deze stempels worden op de pagina’s achter de identiteitspagina van het PSL-boekje neergezet in vakjes. Ook als men VCA heeft behaald en andere relevante opleidingen en trainingen worden daarvan stempels geplaatst in het PSL. Verder bevat een PSL ook gegevens over de medische gesteldheid van de kandidaat. Voor sommige werklocaties is het namelijk van belang dat men een medische keuring heeft ondergaan.

Geldigheidsdatum van een PSL boekje
Een PSL heeft geen geldigheidsdatum, een PSL kan dus niet verlopen. De stempels kunnen echter wel gekoppeld zijn aan trainingen met een houdbaarheidsdatum. Een VCA heeft bijvoorbeeld een geldigheidstermijn van tien jaar en een heftruckcertificaat, reachtruckcertificaat en een hoogwerkercertificaat hebben geen geldigheid van vijf jaar. Daarna zal men dus weer een nieuw certificaat moeten halen zodat men ook een nieuw stempel kan ontvangen in het PSL-boekje. Het PSL boekje moet in ieder geval geldige stempels hebben die vereist zijn voor de werkzaamheden die op de werklocatie moeten worden uitgevoerd.

Het PSL-boekje dient als een controlemiddel op de werkvloer zodat veiligheidsfunctionarissen, leidinggevenden en andere bevoegde personeelsleden kunnen controleren of de werknemer voldoet aan de gestelde (veiligheids)eisen. Het PSL beschrijft zowel de kennis, vaardigheden als de taakgeschiktheid van de eigenaar evenals zijn of haar medische geschiktheid. Dit houdt ook in dat medewerkers die de vereiste stempels niet hebben ook niet mogen werken op de desbetreffende werklocatie.

SSVV Veiligheidspaspoort
Het Personal Safety Logbook is door de Stichting Samenwerken Voor Veiligheid (SSVV) geïntroduceerd. In 1998 werd het SSVV Veiligheidspaspoort ingevoerd door de SSVV en tot op dit moment wordt het veiligheidspaspoort beheert door de SSVV in Leidschendam en het Secretariaat VCA van het Provinciaal Veiligheidsinstituut in Antwerpen. Aan het einde van januari 2001 werd er een nieuwe editie van het Veiligheidspaspoort gepubliceerd. Dit was het Personal Safety Logbook (PSL). Dit kwam voort uit de integratie van het SSVV Veiligheidspaspoort en het Veiligheidspaspoort van het Provinciaal Veiligheidsinstituut van Antwerpen. Het Personal Safety Logbook is drietalig: Engels, Frans en Nederlands. Het PSL wordt in ieder geval door bedrijven erkend in België en Nederland.