Wat is een digitaal veiligheidspaspoort?

Een digitaal veiligheidspaspoort is een digitaal systeem waarin gegevens met betrekking tot de veiligheid van een werknemer zijn opgeslagen. Een digitaal veiligheidspaspoort kan een vervanging zijn van een fysiek veiligheidspaspoort zoals het groene boekje dat ook wel Personal Safety Logbook of PSL boekje wordt genoemd. Een PSL is gemaakt van scheurvast papier en bevat stempels met betrekking tot de veiligheidscertificaten, opleidingen en trainingen die de desbetreffende werknemer heeft gevolgd.

Het PSL is een bekend document en wordt veel gebruikt op risicovolle werkplaatsen in bijvoorbeeld de petrochemische sector. Hoewel dit systeem op zich prima werkt is het in het kader van de digitalisering en de verificatie van diploma’s veel effectiever om een veiligheidssysteem te digitaliseren. Daarom voeren verschillende organisaties een digitaal veiligheidspaspoort in. Hieronder staan een aantal voorbeelden van veiligheidspaspoorten die in Nederland worden gebruikt.

Digitaal Veiligheidspaspoort DVP ProRail
Het bedrijf Nsecure heeft een digitaal veiligheidspaspoort ontwikkeld. Dit veiligheidsdocument is persoonsgebonden en bestaat uit een plastic pas en is gekoppeld aan een digitale portal en een app. Het veiligheidspaspoort van ProRail heet eenvoudigweg Digitaal Veiligheidspaspoort en wordt afgekort met DVP. Het digitale veiligheidspaspoort moet er voor zorgen dat de veiligheid langs het spoor wordt geoptimaliseerd. Als men werkt op het spoort of in de buurt van het spoor zijn er specifieke risico’s.

Werknemers die op of rond het spoor werken moeten op de hoogte zijn van deze risico’s en moeten zichzelf en anderen hier effectief tegen kunnen beschermen. Daarom moeten ze verschillende veiligheidstrainingen volgen zoals “werken langs het spoor”. Uiteraard dienen de resultaten van deze trainingen inzichtelijk te zijn bij de werkgever maar ook bij bevoegde controleurs op de werkvloer. Het Digitaal Veiligheidspaspoort van ProRail helpt daar bij.

Het Digitaal Veiligheidspaspoort is een belangrijk document in de railinfrabranche. Het DVP is een persoonsgebonden pas die de eigenaar toegang verschaft tot een ProRail-terrein. De pas kan worden gescand en als men dat doet wordt men meteen zien of je over de gewenste certificering beschikt om op het ProRail-terrein te mogen werken. Verder kan je zien welke verdere, voor het werk relevante,  certificaten de persoon heeft behaald.

Digitaal veiligheidspaspoort (Digital Safety Passport ) Deltalinqs
Het Digital Safety Passport van Deltalinqs is ook een variant van een digitaal veiligheidspaspoort. Deltalinqs is een organisatie die actief is in en rondom de haven van Rotterdam. Het is een ondernemersvereniging die opkomt voor de belangen van bedrijven in de Rotterdams haven en het daar aanwezige industriegebied.  In havens en in een industriële omgeving zijn specifieke veiligheidsrisico’s aan de orde. Er wordt olie en gas getransporteerd en een grote hoeveelheid aan chemische stoffen. Een ongeluk op een dergelijke werklocatie kan enorme volgen hebben voor zowel de werknemers als de omwonenden. Ook het milieu kan ernstige schade lijden als er chemische stoffen in het water of in de atmosfeer vrij komen.

Daarom moeten werknemers en sollicitanten die willen werken in de Rotterdamse haven specifieke veiligheidscertificaten behalen. Uiteraard moet men deze certificaten kunnen aantonen alleen is het nogal wat papierwerk om al de certificaten in papiervorm mee te nemen naar de werklocatie. Ook een veiligheidspaspoort in de vorm van een groen PSL boekje is niet altijd handig omdat de stempels in dit boekje soms niet meer gelezen kunnen worden of de gegevens zijn verlopen. Men moet altijd een PSL boekje doorbladeren om tot de juiste stempels voor de werksituatie te komen. Daarom is een digitaal paspoort in deze werksituatie handiger en effectiever.

Het Digital Safety Passport van Deltalinqs (DSP) dat in 2014 is ingevoerd kan worden geraadpleegd via een speciaal daarvoor ontwikkelde webapplicatie. Men maakt daarbij gebruik gemaakt van een eigen XS-key techniek, een user-id en wachtwoord. Men hanteert op de werkplek een smartcard die is uitgerust met zogenaamde biometrie. Deze kaart is persoonsgebonden. Verder kunnen gegevens met betrekking tot diploma’s en certificaten nog steeds gecontroleerd worden via het Centraal Diploma Register. Hieronder kun je meer lezen over het Centraal Diploma Register.

CDR Centraal Diploma Register
Doormiddel van deze digitale database kunnen werkgevers en controleurs uitzoeken of werknemers aan de gewenste diploma-eisen en de vereiste certificaten voldoen. Men kan bijvoorbeeld controleren of iemand over een VCA Basis of een VCA Vol beschikt. Ook andere gegevens zoals heftruckcertificaten, veilig werken met een hoogwerker en een certificaat van veilig werken aan elektrische installatie NEN3140 kan men vinden in het Centraal Diploma Register. Wanneer iemand een erkend veiligheidscertificaat behaald kan men dit meestal binnen korte tijd in het Centraal Diploma Register terugvinden. Sommige werkgevers gebruiken dit CDR systeem als controlemiddel om na te gaan of iemand over de gewenste certificaten beschikt.

Wat is een Personal Safety Logbook (PSL) Veiligheidspaspoort?

Een Personal Safety Logbook (PSL) wordt ook wel een veiligheidspaspoort genoemd. Dit is een groen boekje dat genummerd is. Een PSL is een document dat gemaakt is van scheurvast papier. Het is persoonsgebonden en bevat informatie over de eigenaar. Ook een pasfoto van de eigenaar is in het PSL opgenomen. Hierdoor kan men duidelijk zien van wie de PSL is.

Dat is belangrijk wat het PSL bevat namelijk gegevens over de veiligheidscursussen, trainingen  en medische keuringen die de eigenaar van het PSL heeft behaald. Nadat iemand een veiligheidstraining heeft gevolgd en deze met goed resultaat heeft afgerond krijg hij of zij een stempel of sticker met handtekening in het Personal Safety Logbook. Daarmee kan hij aantonen dat hij de training heeft behaald.

Waarom is een PSL belangrijk?
Een PSL is belangrijk want is veel technische werkomgevingen zoals gaslocaties en NAM-locaties is het van belang dat men op de hoogte is van specifieke veiligheidsaspecten. Ook voor andere bedrijven in de offshore, petrochemie en transport is een Personal Safety Logbook een document dat inzicht geeft over de diploma’s, veiligheidscertificaten en andere werk gerelateerde opleidingen traingen. Daarnaast bevat een PSL ook informatie over medische keuringen.  Dit alles wordt doormiddel van stempels genoteerd.

Uiteraard moet men op de werklocatie snel en eenvoudig kunnen aantonen welke relevante trainingen men heeft behaald. Daarom is een PSL een belangrijk document. De stempels in een PSL maken duidelijk wat iemand heeft behaald. Na het zien van een veiligheidsinstructie aan de ‘poort’ van bijvoorbeeld een NAM-locatie komt er vaak een extra stempel in te staan waarmee wordt aangetoond dat iemand op de hoogte is van de specifieke veiligheidsaspecten van die locatie.

Wat staat er in een PSL?
In de vorige alinea’s zijn al een aantal gegevens benoemd die in een PSL worden genoteerd. Allereerst worden gegevens genoteerd over de persoon aan wie het PSL behoort. Zijn of haar identiteit wordt in het PSL vastgelegd met een foto. Verder worden zowel algemene veiligheidstrainingen, certificaten en opleidingen vastgelegd. Dit kunnen bijvoorbeeld het VCA Basis of het VCA vol zijn. Andere voorbeelden zijn de NEN 3140, NEN 1010, heftruckcertificaat en een certificaat veilig werken met een hoogwerker. Ook specifiekere trainingen worden genoteerd zoals een H2S training (veilig leren omgaan met H2s).

Voor speciale locaties van de NAM worden ook instructies afgegeven dit worden ook wel poortinstructies genoemd. Als je zo’n instructie of NAM-poortvideo hebt gevolgd voor de NAM dan noemt men dit een NAM-poortinstructie. Hiervan ontvang men een stempel in PSL. Deze stempels worden op de pagina’s achter de identiteitspagina van het PSL-boekje neergezet in vakjes. Ook als men VCA heeft behaald en andere relevante opleidingen en trainingen worden daarvan stempels geplaatst in het PSL. Verder bevat een PSL ook gegevens over de medische gesteldheid van de kandidaat. Voor sommige werklocaties is het namelijk van belang dat men een medische keuring heeft ondergaan.

Geldigheidsdatum van een PSL boekje
Een PSL heeft geen geldigheidsdatum, een PSL kan dus niet verlopen. De stempels kunnen echter wel gekoppeld zijn aan trainingen met een houdbaarheidsdatum. Een VCA heeft bijvoorbeeld een geldigheidstermijn van tien jaar en een heftruckcertificaat, reachtruckcertificaat en een hoogwerkercertificaat hebben geen geldigheid van vijf jaar. Daarna zal men dus weer een nieuw certificaat moeten halen zodat men ook een nieuw stempel kan ontvangen in het PSL-boekje. Het PSL boekje moet in ieder geval geldige stempels hebben die vereist zijn voor de werkzaamheden die op de werklocatie moeten worden uitgevoerd.

Het PSL-boekje dient als een controlemiddel op de werkvloer zodat veiligheidsfunctionarissen, leidinggevenden en andere bevoegde personeelsleden kunnen controleren of de werknemer voldoet aan de gestelde (veiligheids)eisen. Het PSL beschrijft zowel de kennis, vaardigheden als de taakgeschiktheid van de eigenaar evenals zijn of haar medische geschiktheid. Dit houdt ook in dat medewerkers die de vereiste stempels niet hebben ook niet mogen werken op de desbetreffende werklocatie.

SSVV Veiligheidspaspoort
Het Personal Safety Logbook is door de Stichting Samenwerken Voor Veiligheid (SSVV) geïntroduceerd. In 1998 werd het SSVV Veiligheidspaspoort ingevoerd door de SSVV en tot op dit moment wordt het veiligheidspaspoort beheert door de SSVV in Leidschendam en het Secretariaat VCA van het Provinciaal Veiligheidsinstituut in Antwerpen. Aan het einde van januari 2001 werd er een nieuwe editie van het Veiligheidspaspoort gepubliceerd. Dit was het Personal Safety Logbook (PSL). Dit kwam voort uit de integratie van het SSVV Veiligheidspaspoort en het Veiligheidspaspoort van het Provinciaal Veiligheidsinstituut van Antwerpen. Het Personal Safety Logbook is drietalig: Engels, Frans en Nederlands. Het PSL wordt in ieder geval door bedrijven erkend in België en Nederland.