Wat zijn persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens

Persoonsgegevens kom je overal tegen, op internet, in cv’s maar ook op poststukken en databanken. De overheid heeft speciale regels opgesteld over hoe bedrijven dienen om te gaan met persoonsgegevens. Hieronder is de onderverdeling gemaakt tussen algemene persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens.

Algemene persoonsgegevens

Naam, adres, geboortedatum, bankrekeningnummer (IBAN), e-mail adres, zijn allemaal persoonsgegevens. Dergelijke gegevens gaan direct over een bepaald iemand of zijn naar deze persoon te herleiden. deze gegevens worden door veel bedrijven verwerkt en opgeslagen. Ook overheidsinstellingen hebben deze gegevens van mensen evenals werkgevers en webshops indien iemand met deze bedrijven en instellingen in contact is geweest en zijn of haar gegevens heeft achtergelaten.

Tegenwoordig is het makkelijk om digitale data te combineren. Gegevens die op zichzelf niets over iemand zeggen, leiden samen wel tot een individu. Bijvoorbeeld een postcode met een huisnummer of een kenteken plus de RDW-gegevens.

Bijzondere persoonsgegevens

BSN, culturele achtergrond, godsdienst, medische gegevens, politieke opinie en seksuele gerichtheid zijn voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens. Vanwege hun aard zijn die extra gevoelig. Een bedrijf of instelling mag deze gegevens niet verwerken, tenzij daar een wettelijke uitzondering voor is.

Regels omtrent identificatie werknemers bij werkgevers en uitzendbureaus

Als een werkgever een werknemer in dienst neemt dan is de werkgever op grond van de Wet op de Loonbelasting verplicht om de identiteit van de werknemer of werkneemster te controleren aan de van een geldig identiteitsdocument, met uitzondering van een rijbewijs. De werkgever dient niet alleen de identiteit vast te stellen maar is ook verantwoordelijk voor het controleren van het identiteitsdocument op basis van geldigheid en echtheid. Dit noemt men ook wel de verificatieplicht.

Een kopie van een identiteitsdocument is niet geldig
In sommige gevallen kan het voorkomen dat iemand zijn of haar identiteitsdocument niet bij zich heeft maar in plaats daarvan een kopie. Dit mag beslist niet worden beschouwd als een vervanger van een geldig identiteitsdocument. Als iemand alleen een kopie van een ID-kaart of paspoort toont is dat dus onvoldoende om wettelijk de identiteit van de desbetreffende persoon vast te stellen.

Kopie identiteitsdocument voor werkgeversadministratie
Als een werkgever de werknemer daadwerkelijk in dienst neemt dan dient de werkgever een kopie van het gecontroleerde identiteitsdocument op te nemen en te bewaren. Dit noemt men ook wel de bewaarplicht. Het registeren van het burgerservicenummer (BSN) en het bewaren van een pasfoto van de desbetreffende werknemer vormt ook een onderdeel van de bewaarplicht.

Werknemer dient zich te kunnen identificeren aan arbeidsinspectie
De werkgever dient de identiteit van de werknemer vast te stellen en daarvan bewijzen te bewaren in de loonadministratie. Niet alleen de werkgever is verantwoordelijk voor het leveren van informatie over de werknemer als de arbeidsinspectie daarom vraagt, ook de werknemer dient zich te kunnen identificeren. De werknemer heeft een zogenoemde toonplicht.

Dit houdt in dat werknemers een geldig identiteitsdocument moeten kunnen tonen als de arbeidsinspectie hier om vraagt. De werkgevers hebben hierbij een zorgplicht en moeten er dus voor zorgen dat de werknemers een geldig identiteitsdocument kunnen tonen. Werkgevers zouden bijvoorbeeld faciliteiten kunnen bieden zoals kluisjes waar werknemers hun identiteitsdocumenten veilig kunnen opbergen als ze aan het werk zijn. Deze kluisjes dienen wel snel geopend te kunnen worden als de arbeidsinspectie daarom vraagt.

Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)
De Wet bescherming persoonsgegevens wordt ook wel  afgekort met Wbp en geeft duidelijke richtlijnen aan bedrijven als het gaat om welke gegevens van de werknemers wel en welke niet geregistreerd mogen worden door bedrijven. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CPB) heeft de Wbp vertaald in richtsnoeren voor bedrijven. Deze richtsnoeren bieden de bedrijven duidelijke wettelijke kaders waar ze zich aan moeten houden.

Wanneer de identiteit van de werknemer vaststellen?
Een werkgever moet voor de indiensttreding van de werknemer de identiteit vast stellen. Pas wanneer de werknemer ook daadwerkelijk voor het bedrijf aan de slag gaat mag het bedrijf de in alinea drie genoemde gegevens opnemen in de basisadministratie. Bedrijven mogen dus niet tijdens sollicitatieprocedures kopieën maken van identiteitskaarten, paspoorten of verblijfsdocumenten. Ze mogen wel vragen aan de sollicitant of hij of zij zich wil legitimeren als dat voor de beoogde functie vereist is.

Voor sommige beroepen en  leeftijdsgroepen moet men bijvoorbeeld in ploegen werken of onregelmatige diensten draaien. In de Arbeidstijdenwet staan duidelijke richtlijnen voor jeugdgroepen als het gaat om arbeidstijden en rusttijden. Daarom mogen jongeren in een bepaalde leeftijdsgroep niet alle diensten draaien. Als dit voor de functie wel vereist is zal men van te voren moeten vaststellen of de persoon met betrekking tot zijn of haar leeftijd de desbetreffende dienst wel mag uitvoeren. Daarom mag men in die gevallen wel de leeftijd vaststellen op basis van een identiteitsdocument.

Identiteit vaststellen door uitzendbureaus
Uitzendbureaus zijn intermediairs. Dit houdt in dit geval in dat deze bureaus bemiddelen tussen werkgevers (opdrachtgevers) en werkzoekenden. Uitzendbureaus dragen verantwoordelijkheid voor de uitzendkrachten als deze bij een opdrachtgever aan de slag gaan.

Uitzendbureaus zijn namelijk de feitelijke werkgevers van de uitzendkrachten en betalen ook daadwerkelijk het salaris aan de uitzendkrachten uit. Daarom dienen uitzendbureaus, net als reguliere werkgevers, op basis van de Wet op de Loonbelasting de identiteit van de uitzendkracht vast te stellen.

Het uitzendbureau mag het ID-bewijs en de loonheffingsverklaring alleen kopiëren en scannen als er sprake is van een definitieve plaatsing van een uitzendkracht bij een opdrachtgever. Dit geldt ook voor het registreren van de bankrekeninggegevens van de desbetreffende uitzendkracht.

Tijdens een intakegesprek of gedurende de inschrijving mag de medewerker van het uitzendbureau het ID-bewijs alleen controleren op geldigheid, het maken van een kopie of scan van dit bewijs mag dan nog niet.

Wat is een burgerservicenummer (BSN)?

Burgerservicenummer wordt ook wel afgekort met BSN. Het Burgerservicenummer is een uniek nummer dat persoonsgeboden is. Het BSN wordt in Nederland gebruikt om mensen te identificeren. Het is bijvoorbeeld goed mogelijk dat meerdere personen in Nederland dezelfde naam hebben. Een Burgerservicenummer is echter uniek waardoor men altijd precies weet om welke persoon het gaat als men gegevens van het desbetreffende BSN raadpleegt.
Inschrijven in de Basisregistratie Personen
In Nederland krijgt iedereen die zich laat inschrijven in de Basisregistratie Personen (BRP) tenzij het nummer al eerder is toegekend. Als er bijvoorbeeld kinderen worden geboren dan worden ze bij de BRP ingeschreven door een ambtenaar. Deze ambtenaar kent meteen een Burgerservicenummer toe aan het kind. Dit nummer blijft het kind zijn of haar hele leven houden en dient ter identificatie.

Wanneer is het BSN ingevoerd?
Het Burgerservicenummer is door de Nederlandse overheid in 2007 ingevoerd. Het is een ander nummer dan het zogenoemde Sofinummer. Het Sofinummer is een afkorting van het sociaalfiscaal nummer dat tot 7 januari 2014 door de Nederlandse rijksbelastingdienst aan een natuurlijk persoon werd toegekend als identificerend nummer.

Het BSN werd in 2007 ingevoerd in combinatie met het DigiD. Door deze combinatie wil de overheid de registratie van persoonsgegevens zo optimaal mogelijk maken en tevens de digitale communicatie met de burger bevorderen. Vanaf 6 januari 2014 kunnen ook niet-ingezetenen van Nederland een BSN aanvragen vanwege het feit dat de wet GBA is vervangen door wet BRP. Personen die kort of niet in Nederland verblijven en een meervoudige relatie hebben met de Nederlandse overheid kunnen door de wet BRP ook een Burgerservicenummer aanvragen. Dit zijn bijvoorbeeld mensen die tijdelijk in Nederland seizoensarbeid doen.

Burgerservicenummer en werk
Als men wil werken in Nederland dan moet men zich kunnen identificeren. De overheid gebruikt het Burgerservicenummer als belangrijk identificatiemiddel. Mensen die zich inschrijven bij een uitzendbureau of mensen die solliciteren bij een reguliere werkgever moeten vaak bij indiensttreding hun sofinummer verstrekken. In de sollicitatieprocedure hoeft dat nog niet. Uitzendbureaus en andere werkgevers dienen het Burgerservicenummer te hanteren om vast te stellen om welke persoon het precies gaat. Het is het belangrijkste nummer als het gaat om de identiteit van een persoon.