Regels omtrent identificatie werknemers bij werkgevers en uitzendbureaus

Als een werkgever een werknemer in dienst neemt dan is de werkgever op grond van de Wet op de Loonbelasting verplicht om de identiteit van de werknemer of werkneemster te controleren aan de van een geldig identiteitsdocument, met uitzondering van een rijbewijs. De werkgever dient niet alleen de identiteit vast te stellen maar is ook verantwoordelijk voor het controleren van het identiteitsdocument op basis van geldigheid en echtheid. Dit noemt men ook wel de verificatieplicht.

Een kopie van een identiteitsdocument is niet geldig
In sommige gevallen kan het voorkomen dat iemand zijn of haar identiteitsdocument niet bij zich heeft maar in plaats daarvan een kopie. Dit mag beslist niet worden beschouwd als een vervanger van een geldig identiteitsdocument. Als iemand alleen een kopie van een ID-kaart of paspoort toont is dat dus onvoldoende om wettelijk de identiteit van de desbetreffende persoon vast te stellen.

Kopie identiteitsdocument voor werkgeversadministratie
Als een werkgever de werknemer daadwerkelijk in dienst neemt dan dient de werkgever een kopie van het gecontroleerde identiteitsdocument op te nemen en te bewaren. Dit noemt men ook wel de bewaarplicht. Het registeren van het burgerservicenummer (BSN) en het bewaren van een pasfoto van de desbetreffende werknemer vormt ook een onderdeel van de bewaarplicht.

Werknemer dient zich te kunnen identificeren aan arbeidsinspectie
De werkgever dient de identiteit van de werknemer vast te stellen en daarvan bewijzen te bewaren in de loonadministratie. Niet alleen de werkgever is verantwoordelijk voor het leveren van informatie over de werknemer als de arbeidsinspectie daarom vraagt, ook de werknemer dient zich te kunnen identificeren. De werknemer heeft een zogenoemde toonplicht.

Dit houdt in dat werknemers een geldig identiteitsdocument moeten kunnen tonen als de arbeidsinspectie hier om vraagt. De werkgevers hebben hierbij een zorgplicht en moeten er dus voor zorgen dat de werknemers een geldig identiteitsdocument kunnen tonen. Werkgevers zouden bijvoorbeeld faciliteiten kunnen bieden zoals kluisjes waar werknemers hun identiteitsdocumenten veilig kunnen opbergen als ze aan het werk zijn. Deze kluisjes dienen wel snel geopend te kunnen worden als de arbeidsinspectie daarom vraagt.

Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)
De Wet bescherming persoonsgegevens wordt ook wel  afgekort met Wbp en geeft duidelijke richtlijnen aan bedrijven als het gaat om welke gegevens van de werknemers wel en welke niet geregistreerd mogen worden door bedrijven. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CPB) heeft de Wbp vertaald in richtsnoeren voor bedrijven. Deze richtsnoeren bieden de bedrijven duidelijke wettelijke kaders waar ze zich aan moeten houden.

Wanneer de identiteit van de werknemer vaststellen?
Een werkgever moet voor de indiensttreding van de werknemer de identiteit vast stellen. Pas wanneer de werknemer ook daadwerkelijk voor het bedrijf aan de slag gaat mag het bedrijf de in alinea drie genoemde gegevens opnemen in de basisadministratie. Bedrijven mogen dus niet tijdens sollicitatieprocedures kopieën maken van identiteitskaarten, paspoorten of verblijfsdocumenten. Ze mogen wel vragen aan de sollicitant of hij of zij zich wil legitimeren als dat voor de beoogde functie vereist is.

Voor sommige beroepen en  leeftijdsgroepen moet men bijvoorbeeld in ploegen werken of onregelmatige diensten draaien. In de Arbeidstijdenwet staan duidelijke richtlijnen voor jeugdgroepen als het gaat om arbeidstijden en rusttijden. Daarom mogen jongeren in een bepaalde leeftijdsgroep niet alle diensten draaien. Als dit voor de functie wel vereist is zal men van te voren moeten vaststellen of de persoon met betrekking tot zijn of haar leeftijd de desbetreffende dienst wel mag uitvoeren. Daarom mag men in die gevallen wel de leeftijd vaststellen op basis van een identiteitsdocument.

Identiteit vaststellen door uitzendbureaus
Uitzendbureaus zijn intermediairs. Dit houdt in dit geval in dat deze bureaus bemiddelen tussen werkgevers (opdrachtgevers) en werkzoekenden. Uitzendbureaus dragen verantwoordelijkheid voor de uitzendkrachten als deze bij een opdrachtgever aan de slag gaan.

Uitzendbureaus zijn namelijk de feitelijke werkgevers van de uitzendkrachten en betalen ook daadwerkelijk het salaris aan de uitzendkrachten uit. Daarom dienen uitzendbureaus, net als reguliere werkgevers, op basis van de Wet op de Loonbelasting de identiteit van de uitzendkracht vast te stellen.

Het uitzendbureau mag het ID-bewijs en de loonheffingsverklaring alleen kopiëren en scannen als er sprake is van een definitieve plaatsing van een uitzendkracht bij een opdrachtgever. Dit geldt ook voor het registreren van de bankrekeninggegevens van de desbetreffende uitzendkracht.

Tijdens een intakegesprek of gedurende de inschrijving mag de medewerker van het uitzendbureau het ID-bewijs alleen controleren op geldigheid, het maken van een kopie of scan van dit bewijs mag dan nog niet.

Wat is een loonstrookje of salarisspecificatie?

Een loonstrookje is een traditionele benaming voor een salarisspecificatie. In plaats van het woord loonstrookje gebruiken militairen soms nog het woord weddestrook. Een loonstrookje of salarisspecificatie is voor veel werknemers een belangrijk document waarop gegevens staan over het salaris. Vaak wordt dit document gebruikt als men gaat solliciteren naar een andere baan. Daarnaast is een salarisspecificatie belangrijk als men een uitkering wil gaan aanvragen. Het UWV gebruikt de salarisspecificatie onder andere om het sv-loon te bepalen. Het sv-loon is het sociale verzekeringsloon dit is naast het brutoloon en nettoloon een belangrijk gegeven.

Salarisspecificatie of loonstrookje?
De naam loonstrookje verwijst naar een papieren document, strookje, waar het salaris is genoteerd. De naam salarisspecificatie omschrijft het document veel beter omdat het salaris op een salarisspecificatie meestal duidelijk is gespecificeerd in verschillende onderdelen. Op de salarisspecificatie ziet de werknemer wat het brutoloon is wat hij of zij verdient. Daarnaast zijn de inhoudingen aangegeven maar ook toeslagen en vergoedingen voor reiskosten en dergelijke. De salarisspecificaties van werknemers kunnen onderling verschillen. De elementen die op de salarisspecificatie zijn benoemd komen overeen met de afspraken die tussen de werkgever en werknemer zijn gemaakt tijdens een arbeidsvoorwaardengesprek. Ook de arbeidsovereenkomst en de wet hebben een invloed op wat wel en niet op de salarisspecificatie mag worden genoteerd.

Wat staat er op een salarisspecificatie?
Op een salarisspecificatie of loonstrook staan een aantal algemene gegevens vermeld. Een belangrijk gegeven is de naam en het adres van de werkgever. Ook de naam en het adres van de werknemer worden op de salarisspecificatie weergegeven. Daarbij wordt ook het burgerservicenummer van de werknemer benoemd. Sommige bedrijven benoemen ook het personeelsnummer als de werknemer een personeelsnummer van het bedrijf toegekend heeft gekregen.

De datum en periode waarover het loon op de specificatie is uitbetaald wordt ook aangegeven. Als een bedrijf betalingen doet aan derden zoals het geval is bij het afdragen van sociale verzekeringspremies wordt dit ook op de salarisspecificatie vermeld. Daarnaast is ook de bruto-netto berekening op de salarisspecificatie genoteerd. De bedragen die voor deze berekening worden gebruikt kunnen in volgorde verschillen.

Bruto-netto berekening
De volgorde van de bruto-nettoberekening is meestal als volgt:

  • Bruto bedrag
  • + toeslagen die meetellen in de pensioengrondslag
  • = pensioengrondslag
  • – pensioenpremie
  • = grondslag voor werknemersverzekeringen, ook SV-loon genoemd (SV = sociale verzekeringen)
  • + waarde van de eventuele auto van de zaak. Dit is de zogenoemde bijtelling.
  • = grondslag voor Zvw-bijdrage[2]
  • + vergoeding van de Zvw-bijdrage
  • = belastbaar loon
  • – loonheffing (daarbij wordt vermeld of de loonheffingskortingen wel of niet worden toegepast)
  • – de eerder bijgetelde Zvw-bijdrage
  • – de eerder bijgetelde waarde van inkomsten in natura
  • – overige inhoudingen op het netto loon
  • = netto bedrag of nettoloon

Soms gebruikt men voor het woord ‘loon’ ook wel vervangende woorden zoals ‘basis’ of ‘grondslag’. Als al de bovengenoemde synoniemen voor sv-loon niet af te lezen zijn op de loonstrook of salarisspecificatie dan kan men de salarisadministratie van het bedrijf bellen waarvoor men als laatste heeft gewerkt. De salarisadministratie weet wel het sv-loon van een werknemer te achterhalen. In ieder geval weet de salarisadministratie te benoemen welke specifieke componenten van het bedrijf onder het sv-loon vallen. Door deze componenten bij elkaar op te tellen kan men zelf een sv-loon berekenen. Als dat ook niet mogelijk is kan men het brutoloon invullen op het aanvraagformulier van de WW-uitkering.

Wat is loonheffingskorting en waarom moet je een loonbelastingverklaring invullen?

Na een succesvolle sollicitatieprocedure moet de nieuwe werknemer meestal een aantal formulieren invullen alvorens hij of zij daadwerkelijk in dienst kan treden bij de nieuwe werkgever. Een formulier wat meestal voor het in dienst treden moet worden ingevuld en ondertekend is de loonbelastingverklaring. Een loonbelastingverklaring moet worden ingevuld voor de belastingdienst. In de loonbelastingverklaring wordt door de (toekomstig) werknemer aangegeven of hij of zijn in aanmerking wil komen voor loonheffingskorting. Hieronder zijn een aantal begrippen toegelicht die aan de orde kunnen komen bij het invullen van een loonbelastingverklaring.

Wat is loonheffing?
De loonheffing is een algemene naam voor verschillende wettelijk verplichte afdrachten die op het inkomen worden ingehouden. Dit zijn de loonbelasting, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Het is mogelijk dat door de belastingplichtige te veel loonheffing is betaald. In dat geval kan hij of zij in aanmerking komen voor belastingteruggave. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een persoon meerdere bijbanen heeft gehad. Op de website van de Belastingdienst is hier meer informatie over te vinden.

Waarover moet loonheffing worden betaald?
Een loonbelastingverklaring heeft te maken met loonheffing. De loonheffing is een heffing die moet worden betaald over alle vormen van beloning die een werknemer op basis van zijn of haar dienstverband ontvangt. De belangrijkste beloning die een werknemer ontvangt is meestal het salaris. Daar overheen kan echter ook provisie of een winstuitkering worden betaald. Ook vakantiegeld en financiële beloning voor overwerk behoren tot de beloning die een werkgever aan een werknemer kan betalen. De belastingdienst heft over deze vormen van beloning een heffing, de loonheffing.

Wat is loonheffingskorting?
Werknemers die belasting behoren betalen zijn belastingplichtigen. Een werkgever zorgt er voor dat de afdrachten aan de belastingdienst op het salaris worden ingehouden. Een werknemer moet bij de werkgever waar hij of zij werkzaam is aangeven of de loonheffingskorting moet worden toegepast of niet. Belastingplichtigen hebben recht op deze heffingskorting maar kunnen deze korting maar bij één werkgever toepassen. Wanneer iemand meerdere banen heeft kan hij of zij bij één werkgever de loonheffingskorting toepassen. De werkgever die de heffingskorting moet toepassen verrekent deze korting over het algemeen bij het berekenen van het bruto salaris naar het netto salaris.

De loonheffingskorting is een algemene heffingskorting die bestaat uit zes verschillende heffingskortingen. Dit zijn de algemene heffingskorting, de arbeidskorting, de alleenstaande-ouderenkorting, de jonggehandicaptenkorting, de levensloopverlofkorting en de ouderenkorting. De werkgever moet rekening houden met deze heffingskortingen wanneer de loonbelasting op het salaris moet worden ingehouden en de premies van de volksverzekeringen met het salaris verrekent moeten worden.

Waarom moet een loonbelastingverklaring worden ingevuld?
Een werkgever moet weten of de loonheffingskorting moet worden toegepast voor een werknemer of niet. Daarom ontvangt een werknemer voor zijn of haar dienstverband van de werkgever een loonbelastingverklaring. Deze verklaring wordt ook wel LB-verklaring genoemd. De werknemer moet dit formulier naar waarheid invullen en ondertekenen. Vervolgens overhandigd de werknemer de loonbelastingverklaring aan de werkgever. De werkgever weet aan de hand van deze verklaring welke heffing en welke heffingskortingen moeten worden toegepast op het salaris. Daarnaast dient de werkgever de loonbelastingverklaringen van de werknemers te bewaren. Bedrijven die minder dan tien personeelsleden in dienst hebben moeten de loonbelastingverklaringen opsturen. Een loonbelastingverklaring dient door de werknemer naar waarheid te zijn ingevuld. Wanneer er echter toch te veel loonheffing op het salaris van de werknemer wordt ingehouden kan hij of zij dit via de belastingaangifte weer terug krijgen. Het spreekt voor zich dat de belastingaangifte ook naar waarheid moet worden ingevuld. De informatie op de jaaropgave is hierbij van groot belang.