Hoe bouw je een flexpool of arbeidspool op?

Een flexpool of arbeidspool is in feite beschikbaar arbeidspotentieel. Dit arbeidspotentieel kan worden ingezet als een aangesloten organisatie daar behoefte aan heeft. Een flexpool is daardoor een flexibele schil met flexkrachten die als oproepkrachten kunnen worden ingezet. Het opbouwen van een flexpool lijkt misschien eenvoudig maar dat is het in de praktijk niet. Een flexpool bestaat uit medewerkers met een specifieke loopbaanachtergrond en opleidingsachtergrond die ze geschikt maken voor het uitoefenen van bepaald werk. Men heeft het dus in feite over een personeelsbestand met beschikbare flexwerkers en potentieel beschikbare arbeidskrachten.

Opbouw flexpool
Voor de opbouw van een flexpool doet men er verstandig aan om eerst een plan te schrijven. Hierin moet staan voor welke functies men een bestand van flexibele arbeidskrachten wil aanleggen. Hiervoor kan men functieprofielen opstellen met daarin de gewenste opleidingsachtergrond en werkervaring. Hierbij dient men ook te kijken naar de manier waarop men tracht deze krachten te werven en te selecteren. Men kan de opbouw van de flexpool in eigen beheer doen maar men kan ook een intermediair in de arm nemen om hierbij ondersteuning te bieden of om dit geheel op zich te nemen. Als men voor het laatste kiest hoeft men verder niet heel veel inspanning te verrichten maar zal men wel rekening moeten houden met extra kosten want de intermediair wil haar kosten ook afdekken en vaak ook een bepaalde winstmarge behalen.

Als men de opbouw en het onderhouden van een arbeidspool niet wil uitbesteden zal men binnen het bedrijf extra capaciteit beschikbaar moeten stellen. Zo zal men bijvoorbeeld een personeelsfunctionaris de taak moeten geven om een flexpool op te bouwen. Deze kan bijvoorbeeld bestaan uit zzp’ers. Een personeelsfunctionaris kan echter ook ondersteuning vragen van verschillende uitzendbureaus en de beschikbare uitzendkrachten in een bestand bijhouden zodat deze ingezet kunnen worden wanneer dat nodig is. Een personeelsfunctionaris kan echter ook  tijdelijke contracten verstrekken voor minimaal 3 arbeidsuren per week. Deze flexibele contracten zijn arbeidsovereenkomsten waarbij geen vaste werkuren of dienstroosters zijn vastgelegd. Dat biedt bedrijven meer vrijheden zodat ze flexibel kunnen omgaan met personeel.  Uiteraard dient een personeelsfunctionaris deze contracten op te stellen en te beheren. Daar komt ook veel kennis bij kijken zoals kennis van wet en regelgeving omtrent flexibele contracten zoals de Wet werk en zekerheid (Wwz), de arbeidstijden wet enzovoort.

Onderhouden flexpool
Zodra het arbeidspotentieel in kaart is gebracht in de flexpool. Kunnen andere personeelsplanners, teamleiders en voormannen kijken wanneer de flexwerkers nodig zijn. Een personeelsfunctionaris of ander coordinator dient er op toe te zien dat de flexwerkers uit de flexpool goed op de hoogte zijn van de werkzaamheden en de arbeidsduur. Deze verstrekt zelf de instructies aan de flexwerker of zorgt er voor dat een andere persoon dat doet. Uiteraard dienen de gewerkte uren bijgehouden te worden en te worden verloond. Ook is er voor flexwerkers in de flexpool een aanspreekpunt nodig. Dit is ook vaak de personeelsfunctionaris of coördinator van de flexpool.

Wat is een flexpool?

Een flexpool is een groep flexibele arbeidskrachten of flexwerkers die door een bedrijf kunnen worden ingezet indien de bedrijfsvoering dit vereist. Het woord ‘flexpool’ bestaat uit twee delen. Het eerste deel ‘flex’ slaat op flexibel of flexibel personeel. Het tweede deel ‘pool’ wordt uitgesproken als poel en is een Engels woord voor zwembad. Eigenlijk heeft men het over een groep of in de figuurlijke zin een “zwembad” vol met beschikbare arbeidskrachten. Een flexpool vormt daardoor een flexibele schil van arbeidskrachten voor een onderneming of meerdere ondernemingen.

Flexpool arbeidspool
In plaats van het woord flexpool gebruikt men ook wel het woord arbeidspool. Door te kiezen voor de term flexpool wordt extra duidelijk gemaakt dat het gaat om flexibele arbeidskrachten. Deze flexibele arbeidskrachten of flexwerkers kunnen voor een bedrijf een uitkomst zijn wanneer er sprake is van pieken en dalen in de productie. Als de productie toeneemt kan men de flexibele schil aanspreken. Als de productie na verloop van tijd echter minder wordt kan men over het algemeen ook makkelijker afscheid nemen van de flexkracht uit de flexpool. Een flexpool fungeert daarom in de praktijk als een buffer om personeelstekorten tijdelijk op te vullen. In de praktijk wordt een flexpool en arbeidspool vaak opgebouwd wanneer vooral in bepaalde functiegroepen tekorten aan personeel kunnen ontstaan. Hierbij kan men denken aan productiepersoneel maar ook aan seizoenmedewerkers in de tuinbouw of akkerbouw.

Wat zijn de voordelen van een flexpool?
Een flexpool heeft voor bedrijven grote voordelen maar een dergelijke oplossing is niet voor elk bedrijf geschikt. Vooral voor grote bedrijven die veel werknemers in dezelfde functie of functiegroepen aan het werk hebben is een flexpool interessant en dan met name als er veel schommelingen zijn in de productie of werkdruk. Voor deze bedrijven is het vaak onverstandig en kostbaar om werknemers vaste contracten te bieden als er geen sprake een constant werkaanbod.

Dat zal er namelijk voor zorgen dat werknemers gedurende een rustige periode niets te doen hebben terwijl ze wel een volledig salaris ontvangen. Een flexpool is dan een goede oplossing omdat deze pool gevuld is met flexibele arbeidskrachten zoals uitzendkrachten. Deze krachten kunnen flexibel worden ingezet als het druk wordt en men kan vrij eenvoudig de tewerkstelling beëindigen als het minder druk wordt. Flexkrachten in een flexpool zijn dus werknemers die oproepbaar zijn.

Flexpool onderhouden
Het is belangrijk dat een flexpool zorgvuldig wordt opgebouwd en goed wordt onderhouden. Dit houdt in dat de flexkrachten in deze pool eerst gebeld moeten worden over hun beschikbaarheid. Hun gegevens moeten worden beheerd en geoptimaliseerd wanneer er wijzigingen ontstaan in de beschikbaarheid en contractgegevens. Verder dient men zich hierbij uiteraard aan de privacywetgeving te houden. Wanneer het bedrijf daadwerkelijk flexkrachten wil inzetten moet men goed weten wat er daadwerkelijk beschikbaar is op een bepaald moment. Vaak moeten hier ook een specifieke arbeidskracht voor worden aangesteld in de vorm van een personeelsplanner. Men kan er ook voor kiezen om een uitzendbureau hiervoor in te schakelen.

Dit kan een inhouse uitzendbureau zijn of een extern uitzendbureau. Een inhouse uitzendbureau heeft een gedeelte van het bedrijf in gebruik om van daaruit de personeelsbehoefte van het bedrijf in te vullen met flexkrachten al dan niet uit flexpool. Een extern uitzendbureau heeft haar vestiging buiten het bedrijf waar de flexkrachten voor gezocht moeten worden. Een flexpool kan daardoor op verschillende manieren worden opgebouwd en door verschillende personen of organisatie worden onderhouden.

Wat is een arbeidspool?

Een arbeidspool is arbeidspotentieel waar mee men de wisselingen in de personeelsbehoefte van bedrijven kan opvangen binnen een bepaalde sector of branche. Het woord arbeidspool wordt uitgesproken als arbeidspoel en het meervoud hiervan is arbeidspools. Het woord arbeidspool is een samentrekking van het Nederlandse woord arbeid en het Engelse woord ‘pool’ dat staat voor zwembad. Men heeft het bij een arbeidspool dus over een zwembad vol met beschikbare arbeid. Men heeft het dan ook over een groep werknemers of kandidaten die beschikbaar zijn om als arbeidskracht te worden aangewend.

Een arbeidspool kan op verschillende manieren worden opgebouwd. Men kan bijvoorbeeld een uitzendbureau vragen om een arbeidspool op te bouwen zodat bepaalde klanten of sectoren kunnen worden voorzien van flexkrachten indien de bedrijfsvoering dit vereist. Naast uitzendbureaus kunnen ook sectoren of meerdere bedrijven die onderling samenwerken een arbeidspool oprichten om elkaar te ondersteunen met flexibel personeel als er bijvoorbeeld een piek in de productie ontstaat.

Voordelen en nadelen van een arbeidspool
Een arbeidspool heeft vooral veel voordelen voor het bedrijf of de bedrijven die er gebruik van maken. Deze hebben namelijk een bestand van beschikbare arbeidskrachten (arbeidspotentieel) waarmee ze flexibel op hun bedrijfsontwikkelingen kunnen inspringen. Arbeidspools worden regelmatig opgebouwd voor productiebedrijven waarbij veel laaggeschoolde arbeid wordt uitgevoerd. Het bedrijf zorgt er voor dat er voldoende krachten in beeld zijn die dit werk eventueel zouden kunnen uitvoeren.

Als de productie toeneemt en er meer arbeidskrachten nodig zijn kan het bedrijf een beroep doen op de mensen in de arbeidspool. Het is echter van groot belang dat de arbeidskrachten in de arbeidspool beschikbaar zijn op het moment dat het bedrijf ze nodig heeft. Daarom moet een arbeidspool goed onderhouden worden. Dat vereist frequent contact met de personen in de arbeidspool. Deze moeten regelmatig gebeld of gemaild worden, ook wanneer er nog geen arbeid voor hun beschikbaar is gekomen. Dat kost tijd en inspanning. Voor veel bedrijven is dit een nadeel omdat ze daarvoor capaciteit moeten inruimen.

Het nadeel kan echter worden opgelost door een intern uitzendbureau of inhouse uitzendbureau in de arm te nemen of een extern uitzendbureau. Ook kunnen samenwerkende bedrijven gezamenlijk een bedrijf op werknemer in dienst nemen die verantwoordelijk wordt gehouden voor het opbouwen en onderhouden van een arbeidspool. De hoeveelheid beschikbaar arbeidspotentieel in deze arbeidspool is onder andere afhankelijk van de flexibele schil van een bedrijf. Een ander nadeel van een arbeidspool is dat de werknemers echt flexkrachten zijn. Ze weten zelf vaak niet ruim van te voren wanneer ze worden ingezet. Dit zorgt er aan de andere kant ook voor dat arbeidskrachten in een arbeidspool ook gemakkelijk ander werk van een andere werkgever aan kunnen nemen indien dit voor hen aantrekkelijker is of meer zekerheden biedt.

Een voordeel van een arbeidspool is echter ook dat bedrijven weinig verplichtingen hebben. meestal heeft men het bij een arbeidspool over een flexpool. Dit houdt in dat arbeidskrachten in deze setting op flexibele basis werken en er dus weinig contractverplichtingen zijn. Als het werk op raakt en de productie afneemt kan een bedrijf over het algemeen vrij snel afscheid nemen van arbeidskrachten die uit de flexpool of arbeidspool aan het werk zijn gezet.

Interne arbeidspool en externe arbeidspool
Men maakt ook wel onderscheid tussen een interne arbeidspool en een externe arbeidspool. Deze termen maken op zich wel duidelijk om wat voor soort arbeidspools het gaat. Een interne arbeidspool wordt namelijk opgebouwd om de wisselingen in de personeelsbehoefte in een groot (productie)bedrijf op te vangen of meerdere bedrijven die in dezelfde sector opereren en sterk met elkaar samenwerken. Dit zijn bijvoorbeeld bedrijven die gevestigd zijn op hetzelfde bedrijventerrein of bedrijven die in een bepaalde regio ongeveer dezelfde producten produceren. Als men een interne arbeidspool heeft kunnen alleen de aangesloten bedrijven een beroep doen op het arbeidspotentieel van de arbeidspool. Externe bedrijven kunnen dat niet en zullen daarom zelf voorzieningen of oplossingen moeten treffen voor hun personeelsbehoefte.

Een externe arbeidspool is bedoelt om flexibel in te springen op de personeelsbehoefte in een complete sector. Deze arbeidspools kunnen door meerdere bedrijven in de praktijk worden gebruikt voor hun personeelsbehoefte. Een externe arbeidspool is meestal sector gebonden met zou bijvoorbeeld in de kassen of tuinbouw een arbeidspool kunnen gebruiken voor het opvangen van de piek in het seizoenswerk in deze sector. Men kan daarnaast er voor kiezen om een uitzendbureau of andere intermediair aan te stellen voor het opbouwen en onderhouden van een arbeidspool.

De kosten van een arbeidspool
Een arbeidspool opbouwen en onderhouden kost geld. Men dient de arbeidskrachten voor de arbeidspool te werven. Daarvoor heeft men wervingskanalen nodig en verder heeft men een locatie nodig waar de potentiële kandidaten kunnen worden uitgenodigd voor een wervingsgesprek of intakegesprek. Men dient een computerprogramma te hebben waarin men de gegevens van de arbeidskrachten van de arbeidspool kan opslaan en bijwerken uiteraard conform de wetgeving op het gebied van privacy. Als iemand specifiek is aangesteld voor het opbouwen en onderhouden van de arbeidspool zal deze persoon betaald moeten worden en dus salaris moeten ontvangen.

Dat kost geld, maar de persoon die men hiervoor in dienst neemt zal men echter zelf ook moeten werven tenzij men een externe partij hiervoor in de arm neemt. Ook die partij of intermediair zal men moeten betalen. Tot slot dient men uiteraard ook de werknemers in de flexpool of arbeidspool te betalen indien deze worden ingezet binnen het bedrijf. Als deze via een uitzendbureau of intermediair worden ingeleend komt er vaak een bedrag over de gebruikelijke loonkosten heen. Dit bedrag is voor het dekken van de kosten. Uitzendbureaus en intermediairs kunnen tevens een deel winst bovenop het uurtarief van de arbeidskracht gaan rekenen.