Wat is een digitaal veiligheidspaspoort?

Een digitaal veiligheidspaspoort is een digitaal systeem waarin gegevens met betrekking tot de veiligheid van een werknemer zijn opgeslagen. Een digitaal veiligheidspaspoort kan een vervanging zijn van een fysiek veiligheidspaspoort zoals het groene boekje dat ook wel Personal Safety Logbook of PSL boekje wordt genoemd. Een PSL is gemaakt van scheurvast papier en bevat stempels met betrekking tot de veiligheidscertificaten, opleidingen en trainingen die de desbetreffende werknemer heeft gevolgd.

Het PSL is een bekend document en wordt veel gebruikt op risicovolle werkplaatsen in bijvoorbeeld de petrochemische sector. Hoewel dit systeem op zich prima werkt is het in het kader van de digitalisering en de verificatie van diploma’s veel effectiever om een veiligheidssysteem te digitaliseren. Daarom voeren verschillende organisaties een digitaal veiligheidspaspoort in. Hieronder staan een aantal voorbeelden van veiligheidspaspoorten die in Nederland worden gebruikt.

Digitaal Veiligheidspaspoort DVP ProRail
Het bedrijf Nsecure heeft een digitaal veiligheidspaspoort ontwikkeld. Dit veiligheidsdocument is persoonsgebonden en bestaat uit een plastic pas en is gekoppeld aan een digitale portal en een app. Het veiligheidspaspoort van ProRail heet eenvoudigweg Digitaal Veiligheidspaspoort en wordt afgekort met DVP. Het digitale veiligheidspaspoort moet er voor zorgen dat de veiligheid langs het spoor wordt geoptimaliseerd. Als men werkt op het spoort of in de buurt van het spoor zijn er specifieke risico’s.

Werknemers die op of rond het spoor werken moeten op de hoogte zijn van deze risico’s en moeten zichzelf en anderen hier effectief tegen kunnen beschermen. Daarom moeten ze verschillende veiligheidstrainingen volgen zoals “werken langs het spoor”. Uiteraard dienen de resultaten van deze trainingen inzichtelijk te zijn bij de werkgever maar ook bij bevoegde controleurs op de werkvloer. Het Digitaal Veiligheidspaspoort van ProRail helpt daar bij.

Het Digitaal Veiligheidspaspoort is een belangrijk document in de railinfrabranche. Het DVP is een persoonsgebonden pas die de eigenaar toegang verschaft tot een ProRail-terrein. De pas kan worden gescand en als men dat doet wordt men meteen zien of je over de gewenste certificering beschikt om op het ProRail-terrein te mogen werken. Verder kan je zien welke verdere, voor het werk relevante,  certificaten de persoon heeft behaald.

Digitaal veiligheidspaspoort (Digital Safety Passport ) Deltalinqs
Het Digital Safety Passport van Deltalinqs is ook een variant van een digitaal veiligheidspaspoort. Deltalinqs is een organisatie die actief is in en rondom de haven van Rotterdam. Het is een ondernemersvereniging die opkomt voor de belangen van bedrijven in de Rotterdams haven en het daar aanwezige industriegebied.  In havens en in een industriële omgeving zijn specifieke veiligheidsrisico’s aan de orde. Er wordt olie en gas getransporteerd en een grote hoeveelheid aan chemische stoffen. Een ongeluk op een dergelijke werklocatie kan enorme volgen hebben voor zowel de werknemers als de omwonenden. Ook het milieu kan ernstige schade lijden als er chemische stoffen in het water of in de atmosfeer vrij komen.

Daarom moeten werknemers en sollicitanten die willen werken in de Rotterdamse haven specifieke veiligheidscertificaten behalen. Uiteraard moet men deze certificaten kunnen aantonen alleen is het nogal wat papierwerk om al de certificaten in papiervorm mee te nemen naar de werklocatie. Ook een veiligheidspaspoort in de vorm van een groen PSL boekje is niet altijd handig omdat de stempels in dit boekje soms niet meer gelezen kunnen worden of de gegevens zijn verlopen. Men moet altijd een PSL boekje doorbladeren om tot de juiste stempels voor de werksituatie te komen. Daarom is een digitaal paspoort in deze werksituatie handiger en effectiever.

Het Digital Safety Passport van Deltalinqs (DSP) dat in 2014 is ingevoerd kan worden geraadpleegd via een speciaal daarvoor ontwikkelde webapplicatie. Men maakt daarbij gebruik gemaakt van een eigen XS-key techniek, een user-id en wachtwoord. Men hanteert op de werkplek een smartcard die is uitgerust met zogenaamde biometrie. Deze kaart is persoonsgebonden. Verder kunnen gegevens met betrekking tot diploma’s en certificaten nog steeds gecontroleerd worden via het Centraal Diploma Register. Hieronder kun je meer lezen over het Centraal Diploma Register.

CDR Centraal Diploma Register
Doormiddel van deze digitale database kunnen werkgevers en controleurs uitzoeken of werknemers aan de gewenste diploma-eisen en de vereiste certificaten voldoen. Men kan bijvoorbeeld controleren of iemand over een VCA Basis of een VCA Vol beschikt. Ook andere gegevens zoals heftruckcertificaten, veilig werken met een hoogwerker en een certificaat van veilig werken aan elektrische installatie NEN3140 kan men vinden in het Centraal Diploma Register. Wanneer iemand een erkend veiligheidscertificaat behaald kan men dit meestal binnen korte tijd in het Centraal Diploma Register terugvinden. Sommige werkgevers gebruiken dit CDR systeem als controlemiddel om na te gaan of iemand over de gewenste certificaten beschikt.

Wat is een veiligheidspaspoort?

Een veiligheidspaspoort is een document waarmee een werknemer kan aantonen over welke veiligheidscertificaten (zoals VCA Basis en VCA VOL) hij of zij beschikt en welke veiligheidsinstructies en trainingen er door hem of haar zijn gevolgd en behaald. Een veiligheidspaspoort bevat stempels en aantekeningen met betrekking tot de behaalde trainingen en de gevolgde veiligheidsinstructies. Deze trainingen maken inzichtelijk of de werknemer veilig kan werken op de werklocatie.

Elke werklocatie is uniek en bevat specifieke aspecten met betrekking tot taken, verantwoordelijkheden en veiligheid. Deze asprecten worden door veiligheidsfunctionarissen en andere experts in kaart gebracht. Omdat elke werkplek verschillende veiligheidsaspecten heeft is het met name voor werkplekken met een verhoogd veiligheidsrisico belangrijk dat de werknemer veilig en doeltreffend kan werken. Het veiligheidspaspoort is een effectief middel om op de werkplek aantoonbaar of de medewerker bevoegd is om op de werkplek bepaalde werkzaamheden uit te voeren of niet.

De Stichting Samenwerken Voor Veiligheid (SSVV)
Het veiligheidspaspoort van de Stichting Samenwerken Voor Veiligheid (SSVV) is het bekendste veiligheidspaspoort. Het SSVV veiligheidspaspoort werd ingevoerd in 1998. Eind januari 2001 werd een nieuwe versie van het veiligheidspaspoort ingevoerd. Dit nieuwe paspoort wordt ook wel het Personal Safety Logbook genoemd. Meestal wordt dit afgekort met PSL. Een PSL is een boekje van scheurbestendig papier daarom noemt men dit document ook wel een PSL-boekje. Het wordt uitgegeven door SSVV in Leidschendam en het Secretariaat VCA van het Provinciaal Veiligheidsinstituut in Antwerpen.

Wat staat er in een veiligheidspaspoort?
Een veiligheidspaspoort is een document dat veel informatie bevat over de eigenaar van dit document. Allereerst wordt aan het begin van het veiligheidspaspoort duidelijk aangegeven aan wie het document behoort. De naam, geboortedatum, pasfoto en overige gegevens van de eigenaar van het veiligheidspaspoort zijn genoteerd. Daarna volgen allemaal pagina’s met vakjes waarin stempels, stickers of handtekeningen kunnen worden gezet als men een training heeft gevolgd, een certificaat/ diploma heeft behaald of een instructievideo heeft gezien. Eventuele medische gegevens kunnen ook genoteerd worden indien deze van belang zijn voor de werkzaamheden en werklocatie. Hierbij kan men ook denken vaan vaccinaties.

Vul paspoort eerlijk in
Veiligheidspaspoorten zijn belangrijke documenten die de veiligheid op de werkplek dienen te bevorderen. Daarom is het van het belang dat de informatie in het veiligheidspaspoort juist en eerlijk is genoteerd. Daarom worden stempels door officiële instellingen en door bevoegde personen genoteerd. Het aanbrengen van wijzigingen hierin mag alleen door bevoegde personen worden gedaan. Het is dus niet de bedoeling dat de eigenaar van het veiligheidspaspoort zelf wijzigingen gaat aanbrengen. Dit soort wijzigingen zijn riskant om verschillende redenen. Ten eerste kan men ernstige veiligheidsrisico’s lopen als men niet op de hoogte blijkt te zijn van de veiligheidsvoorschriften terwijl men dit wel in het veiligheidspaspoort heeft genoteerd. Daarnaast kan men ook de omgeving in gevaar brengen. Verder pleegt men fraude waardoor men ontslagen kan worden en bovendien een negatieve referentie krijgt. Dat zorgt er voor dat men in de toekomst waarschijnlijk nooit meer aan de slag zal komen op een werkplek met grote veiligheidsrisico’s.

Centraal Diploma Register
De digitalisering neemt in de maatschappij alleen maar toe. In de toekomst zal een papieren veiligheidspaspoort waarschijnlijk worden vervangen door een digitaal systeem. Werkgevers moeten ook digitaal kunnen zien of iemand over de gewenste opleidingsachtergrond beschikt. Hiervoor is het Centraal Diploma Register ontwikkeld. Dit CDR systeem zorgt er voor dat werkgevers ook daadwerkelijk in staat zijn om diploma’s op te zoeken. Dit is een nog effectiever systeem omdat stempels op den duur onleesbaar kunnen worden. bovendien is een stempel niet een origineel certificaat of diploma maar slechts een bewijs dat iemand gecontroleerd heeft of de persoon dit diploma bezit.  In het CDR systeem worden diploma’s en certificaten geplaatst. Dit systeem moet uiteraard op to date zijn daarom zal men regelmatig moeten controleren over het CDR volledig is. Als men nieuwe diploma’s heeft behaald zal men moeten controleren of deze ook in het CDR staan.

Digitaal veiligheidspaspoort (Digital Safety Passport )
Er worden op dit moment al digitale veiligheidspasporten ontwikkeld en gebruikt. Een voorbeeld hiervan is het Digital Safety Passport van Deltalinqs. De organisatie Deltalinqs is een ondernemersvereniging die zich inzet voor de belangen van het Rotterdamse haven- en industriegebied. Het spreekt voor zich dat in haven- en industriegebieden veel veiligheidsrisico’s zijn. Er wordt dikwijls gewerkt met olie, gas en andere petrochemische producten. Dat brengt risico’s met zich mee voor mens en milieu. Geen wonder dat werknemers in havens en de industrie veiligheidscertificaten moeten behalen en over specifieke kennis moeten beschikken. Om dit digitaal inzichtelijk te maken is het Digital Safety Passport door Deltalinqs ingevoerd.

Het Digital Safety Passport kan op dit moment worden geraadpleegd via een beveiligde web applicatie. Dit Digital Safety Passport kan men openen met een wachtwoord en een user-id. Het groene boekje of PSL boekje is door Deltalinqs digitaal beschikbaar gemaakt. Daarvoor heeft Deltalinqs haar eigen XS-key techniek toegepast. Deze bestaat uit een smartcard die standaard is uitgerust met biometrie. In 2014 is het digitale veiligheidspaspoort  geïntroduceerd als Digital Safety Passport (DSP). Het DSP wordt inmiddels door contractors succesvol toegepast bij een aantal opdrachtgevers. Deltalinqs beschouwd dit DSP als een digitaal groen boekje. De diploma’s en certificaten van werknemers kunnen nog steeds via het CDR gecontroleerd worden.