Beoordelingsgesprek vervangen door personal coaching werknemers?

Het beoordelingsgesprek zou moeten worden vervangen door doorlopende coaching van een werknemer. Dat is de visie van Kilian Wawoe. Hij is docent Human Resources Management aan de Vrije Universiteit in Amsterdam. Wawoe is zelf voormalig hr-manager bij ABN Amro. Hij heeft zijn conclusie over het beoordelingsgesprek getrokken op basis van een onderzoek. Dit onderzoek heeft de afgelopen zeven jaar geduurd en gedurende het onderzoek zijn honderden managers en werknemers benaderd.

Liever coachen dan beoordelen
Volgens Wawoe vormen de beoordelingsgesprekken een grote kostenpost. Daarnaast zouden beoordelingsgesprekken eerder voor slechtere verhoudingen zorgen tussen het management en het personeel dan voor betere verhoudingen. Een beoordelingsgesprek gaat over het algemeen over het verleden omdat het recente werkverleden van de werknemer in het bedrijf wordt beoordeeld. Wawoe vindt dat er juist meer aandacht besteed moet worden aan de toekomst van de werknemer binnen het bedrijf. Men zou aandacht moeten besteden aan de vraag hoe een werknemer beter in zijn of haar werk kan worden.

Beoordelingsgesprekken niet objectief
Tijdens het onderzoek werden door Wawoe verschillende gesprekken gevoerd. Uit deze gesprekken kwam naar voren dat veel van de werkgevers en werknemers die aan het onderzoek deelnamen de waarde van beoordelingsgesprekken niet inzien. Die conclusie is volgens Wawoe terecht. Er zouden namelijk ook andere factoren een rol spelen tijdens het beoordelingsgesprek. Deze andere factoren hebben niet zozeer te maken met het functioneren maar meer met persoonlijke aspecten. “Zo worden mannen beter beoordeeld dan vrouwen, niet omdat ze beter zijn, maar omdat ze meer hun mening geven en managers geen zin hebben in een conflict”, volgens Wawoe. “In de volksmond wordt het beoordelingsgesprek daarom ook wel het ‘veroordelingsgesprek’ genoemd.”

Kosten van een beoordelingsgesprek
Beoordelingsgesprekken kosten in Nederland ongeveer een miljard euro aldus Wawoe. Als alle werkenden jaarlijks vier uur kwijt zijn aan het beoordelingsgesprek dan zou de kostenpost uitkomen op 70 miljoen euro aldus Wawoe. Naast de investering in tijd moeten ook de speciale personeelsafdelingen en de IT-systemen meegerekend worden. Volkens Wawoe leiden alle kosten tot een totale hoogte in uitgaven van ongeveer 1 miljard euro.

Wat is een functieomschrijving en wat is hierin beschreven?

In het bedrijfsleven van Nederland zijn zeer veel verschillende functies aanwezig. Deze uiteenlopende functies hebben verschillende functiebenamingen. De benamingen van functies komen soms met elkaar overeen waardoor er verwarring kan ontstaan wat er met een bepaalde functie precies wordt bedoelt. Deze verwarring kan worden weggenomen door een functieomschrijving. In een functieomschrijving staan de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken die van toepassing zijn voor een bepaalde functie. Een functieomschrijving kan per bedrijf verschillen zo kan het takenpakket van bijvoorbeeld een elektromonteur of onderhoudsmonteur bij het ene bedrijf veelzijdiger zijn dan het andere bedrijf. Het maken van functieomschrijvingen is een belangrijke stap voor een bedrijf om helderheid te krijgen over de taken en verantwoordelijkheden die horen bij de functies die binnen het bedrijf worden uitgeoefend. Daarnaast is een functiebeschrijving een belangrijk uitgangspunt bij het maken van een tekst voor een vacature. Ook bij een sollicitatiegesprek, functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek is een functieomschrijving een belangrijk document.

Functieanalyse en een functiebeschrijving
Een functiebeschrijving kan pas gemaakt worden als men een zorgvuldige analyse heeft gemaakt van de functie. Deze analyse wordt ook wel een functieanalyse genoemd. Tijdens een functieanalyse analyseert men de inhoud van de functie. Bij het analyseren kijkt men naar de volgende aspecten:

  • De taken en werkzaamheden
  • Verantwoordelijkheden
  • De positie van de functie in de organisatie
  • Werkervaring
  • Persoonlijke eigenschappen en competenties

Bovenstaande punten kunnen doormiddel van interviews met werknemers in de desbetreffende functie worden uitgewerkt. Ook kan men een bestaand functieomschrijving analyseren en toetsen aan de praktijk. Verder kan men werknemers in dezelfde functie observeren tijdens de uitoefening van hun functie en hier een rapportage van maken.

Welke aspecten van een functie staan er in een functieomschrijving?
Een functieomschrijving is bedoelt om helderheid te geven over de inhoud van een functie en de positie van een functie in een organisatie. In een functieomschrijving worden een aantal aspecten opgenomen. Deze aspecten zijn de volgende:

  • Titel
  • Doel
  • Plaats in de organisatie
  • Contacten
  • Werkzaamheden
  • Kwaliteiten en competenties

Deze verschillende aspecten zijn hieronder uitgebreider beschreven.

Titel
Op een functieomschrijving staat een titel geschreven. De titel is de naam van de functie. Meestal is de titel van een functieomschrijving algemeen, bijvoorbeeld: onderhoudsmonteur, elektromonteur, revisiemonteur, constructiebankwerker, Mig/Mag lasser en BMBE lasser.

Doel
Het doel van de functie staat ook in de functieomschrijving. Met het doel wordt duidelijk aangeven wat met de functie wordt beoogd, kortom waar de werknemer of werknemer in deze functie zich primair op moet richten. Het doel van de functie is meestal geformuleerd als een zeer beknopte samenvatting van de belangrijkste werkzaamheden.

Plaats in de organisatie
Een functie is in een organisatie meestal in een bepaalde context geplaatst en staat in een bepaalde verhouding tot andere functies. Er wordt in dit deel van de functieomschrijving aangegeven op welke manier werknemers in deze functie samenwerken met andere functies. Ook is aangegeven waar ze verantwoording aan moeten afleggen en aan wie ze moeten rapporteren. Dit kan aan de hand van een organigram worden geïllustreerd.

Als de functie een leidinggevende functie betreft wordt in de functieomschrijving duidelijk aangegeven aan welke functies direct wordt leiding gegeven. Verder wordt aangegeven welke verantwoordelijkheden aan de functie zijn verbonden en welke bevoegdheden er zijn. Dit wordt eveneens aangegeven als er indirect wordt leiding gegeven.

Contacten
In sommige functies verhoud de functie zich tot bepaalde interne en externe contacten. Deze contacten kunnen op gelijkwaardig niveau zijn maar ook gericht zijn op een hoger niveau of een lager niveau. Bij het onderdeel contacten kan men ook ingaan op de frequentie van de contacten en de strekking daarvan.

Werkzaamheden
De beschrijving van de werkzaamheden is een groot deel van de functieomschrijving. De werkzaamheden kunnen puntsgewijs worden opgesomd. Meestal kiest men er voor om de taken en werkzaamheden uitgebreid te beschrijven. Men kan benoemen in welke omgeving de werkzaamheden worden uitgevoerd en welke vaardigheden moeten worden toegepast. Ook kan men de veiligheidsaspecten aan de orde laten komen en de risico’s waaraan een werknemer in deze functie kan worden blootgesteld. Het is mogelijk dat men in een functieomschrijving een onderverdeling maakt tussen hoofdtaken en neventaken.

Kwaliteiten en competenties
In de meeste functieomschrijvingen is ook duidelijk aangegeven welke eisen er aan werknemers worden gesteld die deze functie uitoefenen. Hierbij kunnen de volgende aspecten worden benoemd:

  • Kennis: in de beschrijving van de benodigde kennis wordt de opleidingsrichting en het opleidingsniveau benoemd. Ook de vaardigheden worden beschreven en het ervaringsniveau.
  • Competities: vormen een belangrijk onderdeel van de functieomschrijving. Hierin staan de karaktereigenschappen en de specifieke persoonskenmerken beschreven.
  • Zelfstandigheid: hiermee wordt aangegeven in hoeverre een werknemer in deze functie zelfstandig moet kunnen werken.
  • Communicatieve vaardigheden: voor sommige functies zijn communicatieve vaardigheden extra belangrijk. Deze vaardigheden kunnen zowel mondeling als schriftelijk zijn. Daarnaast kan talenkennis ook vereist zijn.

Wat is een beoordelingsgesprek en waarvoor dient dit gesprek?

Een beoordelingsgesprek is een gesprek dat wordt gehouden tussen een werknemer en zijn of haar leidinggevende. In een functioneringsgesprek wordt het functioneren van de werknemer door de leidinggevende besproken met de werknemer. Dit gesprek wordt niet gehouden op basis van gelijkwaardigheid zoals bijvoorbeeld wel het geval is met een functioneringsgesprek. Ook zijn de consequenties van de beoordeling van de werknemer tijdens een beoordelingsgesprek groter dan de uitkomsten van een functioneringsgesprek.

Waarde van een beoordelingsgesprek
De leidinggevende van de werknemer geeft een waardeoordeel over het functioneren van de desbetreffende werknemer. Aan dit waardeoordeel kunnen rechtspositionele gevolgen worden verbonden voor de werknemer. Dit houdt in dat de uitkomst van dit gesprek juridische gevolgen kan hebben en gevolgen kan hebben met betrekking tot de beloning van de werknemer.

Totaaloordeel over functioneren
Daarom is het belangrijk dat de werkgever een zorgvuldige beoordeling geeft van de werknemer. Het totaal van het functioneren wordt beoordeeld. Daarbij wordt gekeken naar de hoeveelheid werk en de kwaliteit van het werk. De uitkomst van deze beoordeling wordt gelegd naast het functieprofiel dat is opgesteld over de functie van de werknemer.

Beoordelingsformulieren
Veel (grote) bedrijven maken gebruik van beoordelingsformulieren waarop de werkgever puntsgewijs een waardeoordeel kan toekennen aan specifieke taken en competenties die beschreven zijn op het functieprofiel. Door alle punten op te tellen kan de leidinggevende een totaaloordeel geven over het functioneren van de werknemer.

Kenmerken beoordelingsgesprek
Een beoordelingsgesprek heeft een aantal kenmerken. Deze kenmerken zijn hieronder in een opsomming weergegeven. Een aantal kenmerken zijn hierboven al benoemd maar worden voor de volledigheid toch in de opsomming weergegeven:

  • Een beoordelingsgesprek is eenzijdig. De leidinggevende beoordeeld het functioneren van de werknemer.
  • De verhouding tussen de werkgever en de werknemer zijn tijdens een beoordelingsgesprek ongelijkwaardig.
  • De werknemer mag reageren op de beoordeling maar kan slechts beperkt invloed uitoefenen op het eindoordeel.
  • De prestaties van de werknemer worden beoordeeld op voor de functie relevante aspecten.
  • Eerder behaalde doelstellingen en prestaties kunnen naast de huidige prestaties worden gelegd om tot een zorgvuldig afgewogen oordeel te komen
  • Aan de meeste beoordelingsgesprekken is een functioneringsgesprek vooraf gegaan. De afspraken uit dit gesprek kunnen ook aan de orde komen in het beoordelingsgesprek.
  • Beoordelingsgesprekken worden door de werkgever aangevraagd.
  • Tijdens het beoordelingsgesprek worden afspraken vastgelegd. Deze afspraken worden aan het einde van het beoordelingsgesprek benoemd aan de werknemer zodat deze goed weet wat er is afgesproken.
  • Beoordelingsformulieren worden door de werkgever in
  • Het is mogelijk dat de afspraken in een actieplan worden verwerkt.
  • Dit actieplan en de vastgelegde afspraken kunnen in een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek in de toekomst worden geëvalueerd.