De 5 v methode is een methode die gebruikt kan worden voor het voorbereiden en uitvoeren van een zogenaamde toolboxmeeting. Een tooboxmeeting is een overleg of korte vergadering die periodiek door leidinggevenden wordt gehouden samen met werknemers om in een informele sfeer het belang van veiligheid op de werkvloer te benadrukken en onveilige handelingen te voorkomen. Volgens de VCA certificering dienen bedrijven ieder jaar ten minste 10 keer een tooboxmeeting te houden. Dit komt neer op bijna iedere maand.
Opbouw en structuur van een toolboxmeeting
Een toolboxmeeting is voor een belangrijk deel informerend. Werknemers krijgen informatie omtrent de veiligheid op de werkvloer. Het is goed mogelijk dat informatie uit zogenaamde OOG rondes (Observatie Onbewust Gedrag/ Observatie Onveilig Gedrag) wordt gehanteerd als onderwerp(en) voor een toolboxmeeting. De meeste van deze vergaderingen behandelen een specifiek onderwerp dat in relatie staat tot veiligheid.
De sfeer op een toolboxmeeting is informeel om er voor te zorgen dat werknemers ook reacties en informatie kunnen geven. Er dient een duidelijke opbouw en structuur aanwezig te zijn die van te voren kort kan worden benoemd. Na het welkom heten van de deelnemers kan de leidinggevende het onderwerp van de toolboxmeeting benoemen en vervolgens aangeven wat er tijdens deze bijeenkomst aan de orde komt. Verder dient er een gelegenheid te zijn tot het stellen van vragen. Doormiddel van vragen kunnen werknemers voor hunzelf nagaan of ze de informatie hebben begrepen of dat ze toch behoefte hebben aan aanvullende informatie.
Hoe bereidt je een toolboxmeeting voor?
Een toolboxmeeting kan worden voorbereidt doormiddel van de 5 v methode. Deze vijf v methode is een methode die bestaat uit vijf stappen:
- Voorbereiden
- Vereenvoudigen
- Verpersoonlijken
- Vertonen
- Voorschrijven
Deze vijf verschillende onderdelen van de voorbereiding van een toolboxmeeting zijn in de alinea’s hieronder nader omschreven.
Voorbereiden
Een goede voorbereiding is van groot belang voor een goede toolboxmeeting. Zorg voor een duidelijke planning en zorg er voor dat er voldoende tijd beschikbaar is om de toolboxmeeting te houden.
Tijdens een toolboxmeeting wordt informatie overgebracht. Dit is een proces van een zender en verschillende ontvangers. De persoon die de informatie overbrengt is de zender en de personeelsleden die aanwezig zijn ontvangen de informatie. Net als in alle communicatieprocessen dient de zender de boodschap af te stemmen op de ontvangers. De persoon die de toolboxmeeting gaat houden moet rekening houden met de arbeidscultuur, het opleidingsniveau en de werkervaring van de personen die deelnemen aan de toolboxmeeting.
Daarbij moet men niet alleen rekening houden met het niveau. Ook de technische kennis is van groot belang. Als men een toolboxmeeting houdt voor techneuten is het belangrijk dat men weet wat voor werk er wordt uitgevoerd en wat daarbij specifieke veiligheidsaspecten en risico-aspecten zijn. Hou er rekening mee dat jij veel kan weten over veiligheid en veilig werken maar de werknemers die tijdens de toolboxmeeting aanwezig zijn wel net zo veel of misschien nog wel meer weten over hoe ze hun werkzaamheden veilig kunnen uitvoeren. Het heeft daarom niet veel zin om een grote afstand te creëren tussen de spreker en de toehoorders het is tenslotte geen college.
Vereenvoudigen
Men kan veel verschillende onderwerpen hanteren bij een toolboxmeeting maar daarvan wordt deze bijeenkomst meestal niet overzichtelijker of duidelijker. Daarom dient men de bijeenkomst te vereenvoudigen. Het woord ‘vereenvoudigen’ dient men in deze context niet te beschouwen als een oproep om de toolboxmeeting simpel te maken en in ‘Jip en Janneke’ stijl aan de toehoorders over te brengen. In plaats daarvan wordt met vereenvoudigen bedoelt dat men keuzes moet maken en zich moet beperken tot een aantal kernonderwerpen of een kernonderwerp. Zo kan men bijvoorbeeld één veiligheidsaspect benoemen of een situatie waarin een bijna ongeval ontstond en daarbij de oorzaken en (mogelijke) gevolgen benoemen. Ook kan men een veiligheidsregel benoemen of het gebruik van specifieke persoonlijke beschermingsmiddelen op de werkvloer en het belang daarvan benadrukken.
Verpersoonlijking
De toolboxmeeting dient voor de toehorende werknemers interessant te zijn. De voorbereider van de toolboxmeeting zal rekening moeten houden met datgene dat interessant is voor de toehoorders en aansluit bij hun dagelijkse arbeidsomstandigheden en beleving. Ze moeten zich herkennen in de onderwerpen die behandelt worden in de toolboxmeeting. Het is dus belangrijk dat ingegaan wordt op de machines, werktuigen, materialen en veiligheidsprocedures waarmee de werknemers dagelijks in aanraking komen. Zo kan men bijvoorbeeld ingaan op informatie die tijdens een OOG-ronde op de specifieke werkplek werd genoteerd in een OOG-ronde formulier. Het gemeenschappelijke uitgangspunt van de toolboxmeeting is dat veiligheid voor iedereen belangrijk is. Zowel leidinggevenden als uitvoerende werknemers hebben er belang bij dat de werkplek veilig is en dat schade en letsel wordt voorkomen. Dit gemeenschappelijke belang kan worden benadrukt tijdens de toolboxmeeting.
Vertonen
Het benoemen van informatie is natuurlijk belangrijk maar het inzichtelijk maken van situaties doormiddel van beeldmateriaal zorgt meestal voor nog meer verduidelijking. Dit kan doormiddel van PowerPoint presentatie of een (instructie) filmpje. Ook het fysiek meebrengen en tonen van persoonlijke beschermingsmiddelen is een methode waarmee men de aandacht van de toehoorders kan krijgen. Over het algemeen onthoudt men ongeveer tien procent van de informatie als de instructie alleen maar bestaat uit mondelinge informatie. Als men alleen maar iets toont zal men twintig procent van deze informatie onthouden. Wanneer men echter naast de gesproken informatie gebruik maakt van beeldmateriaal zal ongeveer vijfenzestig procent worden onthouden. Het beste resultaat kan worden behaald als men het volgende doet:
- Gesproken informatie
- Voorbeelden tonen
- Toepassen van het gehoorde en getoonde
- Testen van hetgeen is toegepast
Voorschrijven
De afronding van de toolboxmeeting is van groot belang. Nadat men de kennis en informatie heeft overgedragen, getoond en eventueel heeft getoetst is het van belang dat de informatie niet vergeten wordt. Na afloop kan daarom een rondvraag worden gedaan waarin gevraagd wordt of iedereen de informatie heeft begrepen en of er nog vragen zijn. Verder zullende afspraken die voortvloeien uit de toolboxmeeting worden benoemd en moet duidelijk worden aangeven wat er van iedereen wordt verwacht. Er kunnen deadlines worden genoemd waarbinnen de acties dienen te worden afgerond. Ook is het verstandig om notulen of een verslag te (laten) opstellen over de toolboxmeeting zodat men de afspraken en informatie kan terugvinden. Deze zou een bedrijf in een digitale omgeving (bijvoorbeeld intranet) kunnen publiceren.