Uitzendbureaus zijn arbeidsbemiddelingsbureaus die actief zijn op de arbeidsmarkt. Een uitzendbureau is een intermediair, dit houdt in dat dit bureau als een tussenpersoon tussen twee partijen functioneert. Uitzendbureaus bemiddelen tussen werkzoekenden en bedrijven die al dan niet tijdelijk werknemers willen inlenen om bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Het personeel dat uitzendbureaus bemiddelen worden uitzendkrachten of inleenkrachten genoemd en de opdrachtgevers van uitzendbureaus noemt men over het algemeen inleners. Sommige uitzendbureaus noemen het personeel dat ze bemiddelen ‘kandidaten’ en noemen hun klanten ‘opdrachtgevers’.
Wie werken intern op een uitzendbureau?
Het personeel dat een uitzendbureau extern bij opdrachtgevers aan het werk heeft noemt men uitzendkrachten. Op een uitzendbureau werken intern intercedenten, die door sommige uitzendbureaus ook wel consultants worden genoemd. Er zijn ook uitzendbureau die deze medewerkers een functienaam geven die aan het werkveld is ontleend zoals de functiebenaming Technisch Commercieel Medewerker of Consultant Werktuigbouwkunde.
Met deze functiebenaming wordt duidelijk in welk segment of welk specialisme de intercedent werkzaam is. Naast intercedenten is op een uitzendbureau vaak één vestigingsmanager verantwoordelijk voor de resultaten van de desbetreffende vestiging van het uitzendbureau. Sommige uitzendbureaus hebben nog specifieke functies op het gebied van recruitment of administratieve ondersteuning. Naast deze functies zijn er ook assistentenfuncties en leerplaatsen voor stagiairs op een uitzendbureau mogelijk. Het overgrote deel dat werkzaam is op het kantoor van een uitzendbureau behoort echter tot de intercedenten (of welke naam ze ook maar aan deze functie geven).
Wat doet een uitzendbureau voor de uitzendkracht?
In de vorige alinea is voor een deel de kern benoemd van de werkzaamheden die op een uitzendbureau worden gedaan namelijk het bemiddelen tussen beschikbaar personeel en werkgevers die personeel kunnen inzetten. Een groot deel van de taken die op een uitzendbureau worden uitgevoerd houden hier rechtstreeks verband mee. Men kan de taken van een uitzendbureau in een aantal hoofdgroepen indelen. Als men kijkt naar de werkzaamheden die een uitzendbureau doet richting de werkzoekende dan zijn dit de volgende:
- Het werven van personeel via verschillende netwerken en cv-databases.
- Het inschrijven van personeel doormiddel van een intakegesprek.
- Het bemiddelen van personeel door het opstellen van een cv en het benaderen van bedrijven om de desbetreffende kandidaat aan het werk te helpen.
- Het regelen van gesprekken tussen kandidaten en bedrijven.
- Het voeren van salarisonderhandelingen met kandidaten. Hierbij wordt rekening gehouden met de cao van de opdrachtgever conform de inlenersbeloning.
- Als de kandidaat aan de slag kan worden uitzendovereenkomsten opgemaakt en ter ondertekening aangeboden.
- Als de kandidaat daadwerkelijk als uitzendkracht aan de slag gaat wordt de uitzendkracht verloont door de uitzendonderneming. Dit houdt in dat de uitzendonderneming de gewerkte uren van de uitzendkracht in een systeem zet waaruit meestal automatisch een salarisbetaling volgt.
- Eventuele gereedschappen en kleding worden ook door de uitzendonderneming verstrekt indien dit tot de arbeidsvoorwaarden behoort.
- Het uitzendbureau blijft aanspreekpunt voor de uitzendkracht als er vragen zijn met betrekking tot werk.
- Ook in geval van een opleidingsvraagstuk kan de uitzendonderneming als aanspreekpunt functioneren
- Indien nodig kan een uitzendonderneming ook daadwerkelijk een opleiding verstrekken.
- Als de uitzendopdracht wegvalt zal de uitzendonderneming trachten nieuw uitzendwerk voor haar uitzendkrachten te regelen.
Wat doet een uitzendbureau voor de opdrachtgever?
Richting de opdrachtgever heeft een uitzendbureau ook een divers takenpakket. Dit takenpakket is voor een groot deel gekoppeld aan bovenstaande taken. Voor de duidelijkheid en het overzicht zijn de taken richting de opdrachtgever hieronder puntsgewijs weergegeven.
- Het benaderen van potentiële opdrachtgevers om opdrachten in de vorm van vacatures binnen te halen. Het benaderen van opdrachtgevers gebeurd telefonisch, per mail of doormiddel van daadwerkelijke bezoeken.
- Als er een vacature is wordt deze in een systeem verwerkt en indien door de klant gewenst ook gepubliceerd op de digitale kanalen van het uitzendbureau.
- Als er geschikte kandidaten worden gevonden regelt het uitzendbureau gesprekken tussen het bedrijf en de kandidaat voor de vacature.
- Als dit gesprek succesvol is verlopen en de kandidaat mag starten dan onderhandeld het uitzendbureau met haar opdrachtgever over de prijs. Meestal gebeurd dit al voordat daadwerkelijk kandidaten worden aangeboden bij het verstrekken van de algemene leveringsvoorwaarden.
- Als het tarief, de startdatum en de overige voorwaarden zijn bepaald wordt door het uitzendbureau de opdrachtbevestiging opgemaakt. Deze wordt digitaal en/of per post verzonden naar de klant die de inlener wordt van de uitzendkracht.
- Het uitzendbureau factureert de uren die de uitzendkracht heeft gewerkt aan de opdrachtgever.
- Bij vragen blijft een uitzendbureau het aanspreekpunt voor de opdrachtgever. Hierbij kan men denken aan vragen over de facturering maar ook als er problemen zijn, zoals verzuim, ziekte en ongevallen, met de uitzendkracht.
- Het uitzendbureau kan in geval van calamiteiten en een ongeval op het werk hierover een rapportage opstellen en deze verstrekken aan de inlener. Uitzendbureaus zijn er net als de inleners verantwoordelijk voor dat een uitzendkracht in een veilige omgeving werkt.
Dynamiek op een uitzendbureau
Uitzendbureaus zijn intermediairs. Dit houdt in dat ze tussen twee partijen bemiddelen. Dit komt er in de praktijk op neer dat de intercedenten en managers op een uitzendbureau voortdurend moeten schakelen in werkzaamheden en communicatietechnieken. Als men het heeft over communicatie op een uitzendbureau dan doelt men niet alleen op telefonisch contact. Er is ook sprake van contact via mail en eenzijdige communicatie op bijvoorbeeld websites waarop uitzendbureaus zichzelf aan zowel klanten als werkzoekenden presenteren. Een intercedent of andere medewerker op een uitzendbureau moet goed overweg kunnen met een computer en computersystemen. Ook het voeren van telefoongesprekken komt zeer regelmatig voor en daar moet men ook vaardig genoeg voor zijn.
Daarnaast worden door intercedenten ook gesprekken gevoerd met werkzoekenden en uitzendkrachten op de vestiging. Veel intercedenten bezoeken ook potentiële opdrachtgevers en bedrijven die reeds klant zijn. De ene keer inventariseert de intercedent de vaardigheden en competenties van een werkzoekende in een intakegesprek en verwerkt deze in een goed cv, de andere keer biedt men deze kandidaat aan bij een bedrijf met het doel deze kracht aan het werk te helpen. Een intercedent moet voortdurend schakelen in houding en taalgebruik tussen klanten en personeel.
Als de telefoon gaat op een uitzendbureau kan dit een aanvraag voor personeel betekenen maar ook een verzuimmelding of juist een opzegging van een personeelslid. Het kan een klacht zijn of juist een vraag van een werkzoekende. Verder kan het een financiële vraag zijn over bijvoorbeeld het loon of het tarief maar de vraag kan ook gericht zijn op arbeidsvoorwaarden. Dit alles maakt het werken op een uitzendbureau zeer dynamisch en afwisselend.