Een inwerktraject of inwerkprogramma is een traject of programma dat een nieuwe werknemer doorloopt wanneer hij of zij start in de functie bij de organisatie waarmee de werknemer een arbeidsovereenkomst mee heeft gesloten. Een inwerktraject of inwerkprogramma is meestal de eerste echte kennismaking met de werkzaamheden van het bedrijf en de werkplek. In de sollicitatieprocedure kan een rondleiding aan de orde zijn gekomen en kunnen eventueel gesprekken zijn gevoerd met (toekomstige) collega’s maar de sollicitant is natuurlijk niet een werknemer.
Dat is bij het inwerktraject een ander verhaal. Er is in het inwerktraject wel degelijk sprake van een gezagsverhouding. De werknemer heeft een werkgever met wie hij of zij een arbeidsovereenkomst heeft gesloten. Dit houdt in dat een inwerktraject meestal geen vrijblijvend karakter heeft. De werknemer zal daarom verplicht moeten deelnemen aan het inwerktraject en zal bijbehorende instructies en stappen moeten opvolgen.
Belang van een goed inwerkprogramma of inwerktraject
Tijdens een sollicitatiegesprek krijgt en een rondleiding krijgt een (toekomstig) werknemer vaak een redelijke indruk van het werk, de werksfeer en de werkplek. Dit biedt een bepaald verwachtingspatroon dat de nieuwe werknemer meeneemt naar zijn of haar eerste werkdag. Het verwachtingspatroon of de eerste indruk zal worden getoetst met situatie die de werknemer op de eerste werkdag aantreft. Naast veel kennis zal de werknemer tijdens deze eerste werkdag of eerste werkweek veel indrukken krijgen.
Een goed inwerktraject of inwerkprogramma is van groot belang voor de werknemer maar ook voor de leidinggevende. Een werknemer kan tijdens het inwerktraject kennis maken met de werkzaamheden en de collega’s op de werkplek. Voor de nieuwe werknemer is het natuurlijk belangrijk dat hij of zij verwacht wordt. Daarnaast is het voor een nieuwe kracht belangrijk dat hij of zij weet wie als aanspreekpunt functioneert voor het geval er vragen zijn. In sommige gevallen is het prettig dat bepaalde werkmethodes, programma’s en systemen worden voorgedaan of doorlopen. Een ervaren werknemer kan de nieuwe kracht hierbij goed ondersteunen.
Wanneer de werknemer niet geholpen wordt doormiddel van een inwerkprogramma neemt de kans op fouten toe. Ook kan de werknemer zich onzeker of zelfs ongewenst voelen wanneer een warm welkom en een goed inwerktraject ontbreekt. Bovendien kan een goed inwerkprogramma er voor zorgen dat de werknemer sneller weet wat er van hem of haar verwacht wordt en waar hij of zij de gewenste informatie kan vinden. De tijd die men investeert in een inwerkprogramma wordt daarom in de praktijk vaak snel terugverdient. Hoe beter de werknemer wordt ingewerkt hoe sneller de werknemer effectief ingezet kan worden.
Tips voor een goed inwerktraject
Een goed inwerktraject begint bij een goede voorbereiding. Het bedrijf zal een procedure kunnen opstellen waarin duidelijk is vastgelegd waar de werkplek van de nieuwe werknemer is gesitueerd en wie de werknemer zal begeleiden tijdens het inwerktraject. Uiteraard dient men de werkplek van te voren in te richten op de komst van de nieuwe werknemer. Er moet bijvoorbeeld een bureau, bureaustoel maar ook een pc of laptop aanwezig zijn zodat de werknemer meteen aan de slag kan met het inwerktraject. Dit is natuurlijk het geval bij een bureaufunctie of kantoorfunctie. Ook bij technische beroepen moet er natuurlijk een werkplek of werkbank beschikbaar worden gesteld met de benodigde gereedschappen.
Voordat de werknemer op zijn of haar eerste werkdag verschijnt is het verstandig om de werknemer doormiddel van een brief of informatiepakket op de hoogte te brengen hoe het inwerktraject er uit ziet. Dan kan de werknemer zich ook alvast goed voorbereiden op het traject. Het is belangrijk dat de stappen van het inwerktraject goed duidelijk zijn voor de werkgever, de nieuwe werknemer en de persoon die hem of haar gaat inwerken. Dit stappenplan kan volledig uitgeschreven worden of in een soort stroomschema worden gevisualiseerd.
Tijdens de uitvoering van het stappenplan kan men eventueel verschillende momenten inplannen waarop stappen worden afgerond of afgevinkt en geëvalueerd. Dan kan men tijdens het inwerktraject goed zien hoe ver het inwerkproces gevorderd is. Ook kan men dan nagaan of de nieuwe werknemer het inwerkproces goed doorloopt of dat er vertraging of problemen ontstaan. Dan kan men de oorzaken van deze vertragingen of problemen trachten te achterhalen en oplossen zodat het inwerktraject toch nog tot een succes wordt gemaakt.