Lean management is een term die steeds vaker wordt gehoord binnen organisatiemanagement. De term Lean manufacturing is afgeleid van de methodes die de Japanse autofabrikant Toyota geïmplementeerd heeft in haar bedrijfsvoering. Deze bedrijfsvoering wordt ook wel “the Toyota way” genoemd. Onder een breed publiek is echter Lean manufacturing of Lean management bekend geworden. Lean management is gericht op het effectiever inrichten van een organisatie en de bedrijfsprocessen die daarin worden uitgevoerd. De Engelse term Lean kan in het Nederlands worden vertaald met slank of afgeslankt. Een Lean organisatie stelt de klant centraal en heeft het productieproces op de wensen van de klant afgestemd. Alle processen die daar niet direct aan bijdragen worden beoordeeld. Indien deze processen niet als nuttig kunnen worden beschouwd moeten deze processen afslanken of zelfs geheel uit de organisatiestructuur worden verwijdert.
Lean management is vooral gericht op het beperken en elimineren van verspilling. Verspilling kan in een organisatie op verschillende manieren plaatsvinden. Zo kunnen materialen niet effectief worden gebruikt of is de werkplek niet goed ingericht zodat werknemers onnodig lang bezig zijn met het maken van producten of het uitvoeren van andere werkzaamheden. Ook de afstemming van verschillende deelprocessen tijdens de productie zorgt bij veel bedrijven voor onduidelijkheden die er toe leiden dat de productie tijdelijk onderbroken wordt. Deze wachtmomenten of pauzes in de productie zorgen er voor dat halfabrikanten stil komen te liggen. Dat kost een bedrijf geld. Lean management is gericht op het afstemmen van alle organisatieonderdelen zodat een effectieve bedrijfsvoering tot stand komt. Voor het invoeren van Lean management in een organisatie is kennis nodig van Lean systemen. Deze kennis wordt bij veel bedrijven door externe opleidingsinstituten of trainingscentra aan de werknemers en managers aangeboden.
Wat leer je op een Lean training?
Bedrijven kunnen er voor kiezen om een Lean training te volgen. Deze training wordt aangeboden aan werknemers en managers. Er zijn verschillende opleidingsinstellingen die Lean trainingen aanbieden. De doelstellingen van deze trainingen komen overeen. Ze zijn er op gericht bedrijven handvaten te bieden om hun bedrijfsprocessen efficiënter in te richten en te optimaliseren. Daarbij staat de klant centraal. De klanttevredenheid kan door een effectief Lean beleid worden vergroot en daarnaast kunnen de kosten worden gereduceerd. Een Lean training is meestal een algemene training die informatie verstrekt die bij verschillende bedrijven en bedrijfsprocessen kan worden toegepast.
De meeste trainingen beginnen met een algemeen deel waarin het belang van een Lean bedrijfsvoering wordt benadrukt. Vervolgens krijgen de deelnemers informatie over verschillende Lean principes. Hierbij kunnen voorbeelden worden gebruikt ter verduidelijking. Men op de training aan de hand van gesimuleerde bedrijfsprocessen zien hoe Lean management voor verbetering kan zorgen. Ook leren deelnemers tijdens de training hun eigen productieprocessen en bedrijfsprocessen kritisch te evalueren. Hierbij moet men kijken naar welke processen echt nut hebben voor de klant, kortom: ‘waar wil de klant voor betalen?’. Omdat Lean management ook gericht is op het beperken van verspillingen wordt informatie verstrekt of de plaatsen in de organisatie waar verspilling kan ontstaan. Verschillende methodes om problemen op te lossen kunnen vervolgens worden aangeboden aan de deelnemers. Hierbij kan men bijvoorbeeld gebruik maken van ‘Kaizen’. Dit is een methode die wordt gebruikt voor het oplossen van problemen op wetenschappelijke wijze. Ook andere methodes kunnen echter worden gebruikt voor het oplossen van problemen in een organisatie.
Naast deze methodes bieden veel Lean trainingen ook informatie over het veranderen van een organisatiecultuur. Dit is over het algemeen niet eenvoudig. Lean management vereist bij veel organisaties een andere denkwijze van de medewerkers. Deze medewerkers moeten een bewustwording krijgen met betrekking tot hun positie in een organisatie die Lean is. Coaching van medewerkers komt hierbij aan de orde. Het stimuleren en motiveren van medewerkers is een continue proces. Managers hebben hiervoor specifieke vaardigheden nodig. Deze vaardigheden kunnen een onderdeel vormen van een Lean trainging.
Na het volgens van de theoretische kant van een Lean management training komt de praktijk. In de praktijk kunnen de deelnemers aan de slag met het implementeren van de kennis die ze hebben opgedaan in de Lean training. Opleidingsinstituten kunnen de deelnemers ook ondersteunen bij de implementatie. Doormiddel van intervisie en feedbackmomenten kan de voortgang worden bijgehouden en bijgestuurd. Deze bijeenkomsten kunnen worden gehouden op de organisatie zelf.
Waarom heeft en Lean training nut?
Lean trainingen kunnen nut hebben wanneer deze op een goede manier worden gegeven. Lean management moet niet alleen als een theorie worden gepresenteerd. Deelnemers moeten ook daadwerkelijk de mogelijkheid krijgen om de Lean principes toe te passen. Een organisatie die Lean management overweegt moet daarom van te voren goed inschatten of Lean management geschikt is voor de bedrijfsvoering. Daarnaast moet een organisatie er voor zorgen dat er een cultuuromslag kan worden gemaakt op de werkvloer. Personeel moet voldoende draagvlak bieden voor de veranderingen die Lean management met zich meebrengt. Daarom is het verstandig om personeel ook een Lean training te laten volgen. Personeel heeft binnen het Lean proces een sleutelpositie. Betrokken personeel denkt mee over oplossingen waarmee het bedrijf nog effectiever kan produceren en kosten kan besparen. Het management moet daarom open staan voor de input van personeel. Het volgen van alleen een Lean training is niet voldoende. Een bedrijf zal een complete omslag moeten maken met Lean management. Ook in de toekomst zal het bedrijf haar productieprocessen en bedrijfsprocessen regelmatig moeten toetsen aan de principes van Lean.
Lean Six Sigma training
Als er fouten ontstaan moeten deze effectief worden verholpen. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van projecten gebeuren. Six Sigma is daarbij een effectieve methode omdat in deze methode duidelijk is omschreven hoe projecten moeten worden uitgevoerd. Dit gebeurd aan de hand van duidelijke stappen. Six Sigma zorgt ook voor een duidelijke hiërarchie tijdens projecten. Hierbij krijgen projectdeelnemers op basis van hun kennis een belt zoals de green belt en de black belt. Lean trainingen worden in de praktijk vaak gecombineerd gegeven met Six Sigma. Hierdoor ontstaan Lean Six Sigma trainingen die een totaalpakket aanbieden voor het analyseren, oplossen en evalueren van problemen in de productie van een organisatie.