Een werkgever dient 1 keer per 12 maanden vakantiegeld uit te betalen aan werknemers. De meeste werkgevers betalen het vakantiegeld uit in de maand mei maar het is ook toegestaan om het vakantiegeld in juni uit te betalen als dat voor de werkgever beter uitkomt. Werkgevers mogen van de overheid het vakantiegeld ook in termijnen aan werknemers uitbetalen. Een dergelijke regeling voor het uitbetalen van vakantiegeld dient dan echter wel schriftelijk te zijn vastgelegd. Werkgevers moeten er echter wel voor zorgen dat het vakantiegeld uiterlijk in juni volledig aan de werknemer(s) is uitbetaald. Ook wanneer de werkgever dus het vakantiegeld volgens de schriftelijke regeling in termijnen betaald zal de laatste termijn van het vakantiegeld in de maand juni bij de werknemer(s) binnen moeten zijn.
Mocht een werknemer eerder vakantie nemen dan is het ook mogelijk om een aanvraag bij de werkgever in te dienen om het vakantiegeld dat tot dat moment is opgebouwd uit te laten betalen. Daarvoor zal echter wel een schriftelijke overeenkomst moeten worden opgesteld. Ook bij andere momenten waarop een afwijkende betaling plaatsvind van het vakantiegeld is een schriftelijk overeenkomst vereist. Bedrijven zijn verplicht om in ieder geval 1 keer in de 12 maanden vakantiegeld uit te betalen aan hun werknemer(s). Bedrijven dienen duidelijke loonstroken of salarisoverzichten te verstrekken aan werknemers. Hierop moeten ze goed kunnen zien welk bedrag ze aan vakantiegeld hebben ontvangen. Als werknemers te laat vakantiegeld hebben ontvangen kunnen ze van de werkgever een verhoging eisen van maximaal 50 procent bovenop het verschuldigde vakantiegeld.
Als een werknemer uit dienst treed zal de werkgever het opgebouwde vakantiegeld moeten uitbetalen. Dat hoort bij de resterende reserveringen van de werknemer. Bij reserveringen kun je ook denken aan de adv-dagen, vakantiedagen en de overige opgebouwde vergoedingen waar de werknemer recht op heeft. Meestal wordt het vakantiegeld gezamenlijk met deze reserveringen uitbetaald aan de voormalig werknemer.