In het bedrijfsleven van Nederland zijn zeer veel verschillende functies aanwezig. Deze uiteenlopende functies hebben verschillende functiebenamingen. De benamingen van functies komen soms met elkaar overeen waardoor er verwarring kan ontstaan wat er met een bepaalde functie precies wordt bedoelt. Deze verwarring kan worden weggenomen door een functieomschrijving. In een functieomschrijving staan de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken die van toepassing zijn voor een bepaalde functie. Een functieomschrijving kan per bedrijf verschillen zo kan het takenpakket van bijvoorbeeld een elektromonteur of onderhoudsmonteur bij het ene bedrijf veelzijdiger zijn dan het andere bedrijf. Het maken van functieomschrijvingen is een belangrijke stap voor een bedrijf om helderheid te krijgen over de taken en verantwoordelijkheden die horen bij de functies die binnen het bedrijf worden uitgeoefend. Daarnaast is een functiebeschrijving een belangrijk uitgangspunt bij het maken van een tekst voor een vacature. Ook bij een sollicitatiegesprek, functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek is een functieomschrijving een belangrijk document.
Functieanalyse en een functiebeschrijving
Een functiebeschrijving kan pas gemaakt worden als men een zorgvuldige analyse heeft gemaakt van de functie. Deze analyse wordt ook wel een functieanalyse genoemd. Tijdens een functieanalyse analyseert men de inhoud van de functie. Bij het analyseren kijkt men naar de volgende aspecten:
- De taken en werkzaamheden
- Verantwoordelijkheden
- De positie van de functie in de organisatie
- Werkervaring
- Persoonlijke eigenschappen en competenties
Bovenstaande punten kunnen doormiddel van interviews met werknemers in de desbetreffende functie worden uitgewerkt. Ook kan men een bestaand functieomschrijving analyseren en toetsen aan de praktijk. Verder kan men werknemers in dezelfde functie observeren tijdens de uitoefening van hun functie en hier een rapportage van maken.
Welke aspecten van een functie staan er in een functieomschrijving?
Een functieomschrijving is bedoelt om helderheid te geven over de inhoud van een functie en de positie van een functie in een organisatie. In een functieomschrijving worden een aantal aspecten opgenomen. Deze aspecten zijn de volgende:
- Titel
- Doel
- Plaats in de organisatie
- Contacten
- Werkzaamheden
- Kwaliteiten en competenties
Deze verschillende aspecten zijn hieronder uitgebreider beschreven.
Titel
Op een functieomschrijving staat een titel geschreven. De titel is de naam van de functie. Meestal is de titel van een functieomschrijving algemeen, bijvoorbeeld: onderhoudsmonteur, elektromonteur, revisiemonteur, constructiebankwerker, Mig/Mag lasser en BMBE lasser.
Doel
Het doel van de functie staat ook in de functieomschrijving. Met het doel wordt duidelijk aangeven wat met de functie wordt beoogd, kortom waar de werknemer of werknemer in deze functie zich primair op moet richten. Het doel van de functie is meestal geformuleerd als een zeer beknopte samenvatting van de belangrijkste werkzaamheden.
Plaats in de organisatie
Een functie is in een organisatie meestal in een bepaalde context geplaatst en staat in een bepaalde verhouding tot andere functies. Er wordt in dit deel van de functieomschrijving aangegeven op welke manier werknemers in deze functie samenwerken met andere functies. Ook is aangegeven waar ze verantwoording aan moeten afleggen en aan wie ze moeten rapporteren. Dit kan aan de hand van een organigram worden geïllustreerd.
Als de functie een leidinggevende functie betreft wordt in de functieomschrijving duidelijk aangegeven aan welke functies direct wordt leiding gegeven. Verder wordt aangegeven welke verantwoordelijkheden aan de functie zijn verbonden en welke bevoegdheden er zijn. Dit wordt eveneens aangegeven als er indirect wordt leiding gegeven.
Contacten
In sommige functies verhoud de functie zich tot bepaalde interne en externe contacten. Deze contacten kunnen op gelijkwaardig niveau zijn maar ook gericht zijn op een hoger niveau of een lager niveau. Bij het onderdeel contacten kan men ook ingaan op de frequentie van de contacten en de strekking daarvan.
Werkzaamheden
De beschrijving van de werkzaamheden is een groot deel van de functieomschrijving. De werkzaamheden kunnen puntsgewijs worden opgesomd. Meestal kiest men er voor om de taken en werkzaamheden uitgebreid te beschrijven. Men kan benoemen in welke omgeving de werkzaamheden worden uitgevoerd en welke vaardigheden moeten worden toegepast. Ook kan men de veiligheidsaspecten aan de orde laten komen en de risico’s waaraan een werknemer in deze functie kan worden blootgesteld. Het is mogelijk dat men in een functieomschrijving een onderverdeling maakt tussen hoofdtaken en neventaken.
Kwaliteiten en competenties
In de meeste functieomschrijvingen is ook duidelijk aangegeven welke eisen er aan werknemers worden gesteld die deze functie uitoefenen. Hierbij kunnen de volgende aspecten worden benoemd:
- Kennis: in de beschrijving van de benodigde kennis wordt de opleidingsrichting en het opleidingsniveau benoemd. Ook de vaardigheden worden beschreven en het ervaringsniveau.
- Competities: vormen een belangrijk onderdeel van de functieomschrijving. Hierin staan de karaktereigenschappen en de specifieke persoonskenmerken beschreven.
- Zelfstandigheid: hiermee wordt aangegeven in hoeverre een werknemer in deze functie zelfstandig moet kunnen werken.
- Communicatieve vaardigheden: voor sommige functies zijn communicatieve vaardigheden extra belangrijk. Deze vaardigheden kunnen zowel mondeling als schriftelijk zijn. Daarnaast kan talenkennis ook vereist zijn.