Op de Nederlandse arbeidsmarkt zijn diploma’s en cijferlijsten heel belangrijk. Als men gaat solliciteren maakt men over het algemeen een curuclium vitae (cv). Op een cv staan naast de werkervaring en persoonsgegevens ook de opleidingen vermeld die de persoon heeft gevolgd en behaald. Diploma’s en cijferlijsten zijn belangrijke bewijsstukken waarmee men kan aantonen dat men een bepaalde opleiding of studie daadwerkelijk heeft gevolgd.
Diplomas voor sollicitatieprocedures
Veel bedrijven vragen tijdens een sollicitatieprocedure aan de sollicitant om de diploma’s en cijferlijsten van de opleidingen mee te nemen. Het kan echter voorkomen dat de diploma’s en cijferlijsten zijn zoekgeraakt of om een andere reden niet meer kunnen worden getoond. In dat geval kan men helaas niet de diploma’s en cijferlijsten opvragen. In plaats daarvan kan men wel een zogenoemd “Verklaring afgelegd examen” opvragen. Dit kan bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO).
Voor welke opleidingen kunnen je verklaring opvragen?
DUO heeft niet alle uitslagen van examens in haar beheer. In totaal heeft DUO de uitslagen van ongeveer 70 opleidingssoorten in haar beheer. Dit zijn opleidingen die bij DUO zijn geregistreerd en daarnaast geregistreerd zijn bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Voor de volgende opleidingen kan een Verklaring afgelegd examen worden opgevraagd:
- Opleidingen in het voortgezet onderwijs. Hierbij kan men denken aan opleidingen die gevolgd worden op het vmbo, havo en vwo.
- Ook oude opleidingen zoals lagere technische school (lts), voorbereidend beroepsonderwijs (vbo) en de mavo.
- Mbo-opleidingen. Dit zijn geregistreerde opleidingen in het middelbaar beroepsonderwijs. Er zijn heel veel verschillende mbo-opleidingen in Nederland maar niet alle opleidingen op mbo zijn geregistreerd bij DUO. Daarom moet men voordat men een opleiding volgt navraag doen of de opleiding geregistreerd is. Een registratie bij DUO is tevens een indicatie van de kwaliteit van de opleiding.
- Opleidingen waarvoor staatsexamens zijn gevolgd.
- Opleidingen waarvoor een staatsdiploma wordt verstrekt.
Hoe vraag je een zoekgeraakt diploma op?
Bewijzen van zoekgeraakte diploma’s worden opgevraagd bij de Dienst Uitvoering Onderwijs. Hiervoor moet men een digitaal of schriftelijk document invullen, dit formulier heet: “formulier Aanvragen Verklaring afgelegd examen” en kan worden gevonden op de website duo.nl. Op dit formulier staan een aantal vragen die moeten worden ingevuld. Naast dit formulier dient de indiener nog een aantal documenten te vertrekken aan DUO. Dit zijn een kopie van de Gemeentelijke Basisadministratie GBA. Een paspoort of Identiteitskaart volstaat ook evenals een erkend verblijfsdocument. Een Verklaring afgelegd examen is een vervangend document. Dit houdt in dat deze verklaring niet het daadwerkelijke diploma is maar wel aantoond dat de desbetreffende persoon de opleiding heeft gehaald. Het aanvragen van dit document kost € 72,- (in 2016).
Gratis uittreksel uit het diplomaregister
Voor een aantal documenten is er ook nog een mogelijkheid om een document gratis op te vragen. Men kan dan ook kijken op de website van DUO voor een digitaal uittreksel uit het diplomaregister. Niet voor alle onderwijssoorten kan men een dergelijk uittreksel aanvragen. In een lijst kan men zelf kijken of de gewenste gegevens in het diplomaregister staan. Als dat het geval is kan men indien gewenst zelf een digitaal uittreksel maken van de diplomagegevens. Het digitale uittreksel heeft dezelfde waarde als een gewaarmerkte kopie van een diploma. Het digitale uittreksel is 3 jaar geldig.