Technisch Werken

Heeft lang vergaderen zin?

Vergaderen is een overlegvorm waarbij meerdere mensen met elkaar afspraken maken over het beleid, de toekomst van een organisatie of andere plannen op elkaar afstemmen. Vergaderen is een werkvorm. Dat betekent dat tijdens een vergadering de input van deelnemers aan de vergadering gewenst is. Meestal wordt een vergadering gehouden men deelnemers uit dezelfde organisatie maar daarnaast is het ook mogelijk dat deelnemers van andere organisaties een inbreng hebben tijdens een vergadering. In een vergadering kan er sprake zijn van een rolverdeling waarbij er een voorzitter en een notulist aanwezig is of aangewezen wordt.

Hoe lang moet je vergaderen?
Vergaderingen zijn er in verschillende vormen. In het bedrijfsleven maar ook onder ambtenaren hoort men regelmatig dat er te veel vergaderd wordt en te lang. De vraag die men zichzelf kan stellen is: “hoe lang moet je vergaderen?”. In ieder geval heeft té lang vergaderen geen zin. Gemiddeld kan iemand zijn of haar aandacht ongeveer dertig minuten vasthouden. Daarna verslapt de aandacht van ongeveer 16 procent van de mensen. Deze groep let dan niet meer op. Na ongeveer 45 minuten is ongeveer 27 procent van de aanwezigen niet meer scherp aan het luisteren. Bij vergaderingen die langer dan 45 minuten duren zal de groep mensen die niet meer actief deelnemen al snel stijgen tot 65 procent. Om die redenen is het belangrijk om een vergadering in ieder geval niet langer dan drie kwartier te laten duren.

Bespreek wat belangrijk is
Tijdens vergaderingen wordt er dikwijls informatie uitgewisseld die weliswaar interessant is maar niet direct belangrijk is om te benoemen aan alle aanwezigen. Het gevaar van vergaderingen is dat slechts een kleine groep betrokken is bij de onderwerpen en de rest geen interesse heeft in wat besproken wordt. Daarom is het belangrijk dat de deelnemers aan een vergadering ook daadwerkelijk aanwezig moeten zijn en niet verplicht deelnemen aan een vergadering waarvan de onderwerpen niets met hun dagelijkse werkzaamheden en daginvulling te maken hebben. Als iemand zich niet tot de onderwerpen aangetrokken voelt en er niets mee kan zal de aandacht sneller verslappen en kun je feitelijk niet van een effectieve vergadering spreken. Het doel van de vergadering moet duidelijk zijn. Ook het doel van de deelnemers. Dan moet besproken worden wat belangrijk is zodat iedereen na afloop van de vergadering de informatie heeft gekregen die hij of zij nodig had.

Voorbereiding
Een probleem met vergaderingen is dat niet iedereen zich altijd goed voorbereid. Dat maakt het lastig om tijdens een vergadering snel ter zake te komen en beslissingen te nemen. Een slechte voorbereiding op vergadering kan voor verwarring zorgen en vertraging in de besluitvorming. Daarom is een goede voorbereiding belangrijk voor een effectieve vergadering die kort duurt. Mensen hoeven dan eerst niet bijgepraat te worden.

Wat kost vergaderen?
Vergaderen is natuurlijk niet gratis. De deelnemers zijn meestal in loondienst ten tijde van de vergadering of ze moeten op een andere manier tijd vrij maken. Tijd is geld en daarom moet een vergadering niet onnodig lang duren. Werkgevers kunnen van te voren per minuut berekenen hoeveel een vergadering kost. Op basis daarvan kunnen ze tijd inplannen voor de deelnemers. Bovendien is het belangrijk dat de werkgever goed nagaat wie er allemaal aanwezig moeten zijn en of iedereen voldoende informatie heeft om de vergadering goed voor te bereiden. Een goede planning en een duidelijke informatiestroom kan er voor zorgen dat de tijd die nodig is voor de daadwerkelijke vergadering aanzienlijk kan worden ingekort.

Deel dit artikel!

Als senior intercedent bij een groot technisch uitzendbureau is Pieter Geertsma verantwoordelijk voor het bemiddelen van personeel in het marktsegment werktuigbouwkunde. Daarnaast is hij landelijk aanspreekpunt voor vragen over dit marktsegment en de ontwikkelingen die daarin plaatsvinden. Door intensieve samenwerking met interne en externe collega’s heeft hij een goed beeld van de totale technische markt. Hierdoor krijgt hij naast nieuws over techniek, innovaties en arbeidsmarkt ook actuele vacatures binnen.

Getagd met , , , ,
Geplaatst in Management