Technisch Werken

Wat is de inhoud van een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen een werknemer en zijn of haar werknemer. Dit gesprek gaat over het functioneren van de werknemer in de context van het bedrijf en de omgeving. Daarbij wordt ook aandacht besteed aan de communicatie tussen de werkgever en de werknemer. Een functioneringsgesprek is op basis van twee richtingsverkeer. Dit houdt in dat de werkgever en de werknemer beiden er voor moeten zorgen dat het functioneren van de werknemer in de organisatie wordt geoptimaliseerd. Een functioneringsgesprek is daarnaast een gesprek dat wordt gehouden tussen gelijkwaardige gesprekspartners. Een werkgever en werknemer staan tijdens die gesprek als collega’s naast elkaar.

Dit is in tegenstelling met een beoordelingsgesprek waarbij de werkgever de werknemer daadwerkelijk beoordeeld op zijn of haar functioneren. Tijdens een functioneringsgesprek wordt niet echt een beoordeling gegeven maar wordt meer gekeken naar de manier van functioneren en de handelingen die moeten worden verricht om dit functioneren te verbeteren. Hierbij let men niet alleen op de productiviteit van de werknemer. Er wordt namelijk ook aandacht besteed aan de sfeer, de collegialiteit en de gezondheid (fysiek en mentaal) van de werknemer. Functioneringsgesprekken worden bij veel bedrijven ieder jaar gehouden op een ander moment dan het beoordelingsgesprek.

Onderdelen van een functioneringsgesprek
De vorm van het functioneringsgesprek kan per bedrijf verschillen. Sommige bedrijven hanteren strikte voorschriften en documenten die tijdens het functioneringsgesprek gehanteerd moeten worden. Andere bedrijven zijn hierin vrijblijvender. Een functioneringsgesprek bevat over het algemeen wel een aantal onderdelen. Hieronder staan in een aantal alinea’s zeven verschillende onderdelen van een functioneringsgesprek genoemd. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat de leidinggevende tijdens het gesprek de regie houdt. De onderstaande richtlijnen zijn beschreven vanuit het perspectief van de leidinggevende.

Onderdeel 1 de opening
Aan het begin van het functioneringsgesprek wordt de werknemer door de werkgever welkom geheten. De werkgever zal de werknemer op zijn of haar gemak stellen. Daarbij wordt duidelijk aangegeven dat het om een functioneringsgesprek gaat en niet om een beoordelingsgesprek. Dit houdt in dat de werkgever ook aangeeft dat de werknemer niet eenzijdig door de werkgever beoordeeld wordt. Het doel van het gesprek wordt duidelijk gemaakt. Dit doel is het optimaliseren van het functioneren van de werknemer in het bedrijf. De werkgever geeft tijdens de opening aan hoe lang het gesprek ongeveer duurt. Daarnaast kan een eventuele agenda worden benoemd.

Onderdeel 2 de inleiding
De inleiding volgt na de opening van het gesprek. Tijdens deze inleiding wordt door de werkgever en werknemer kort besproken wat er uit eerdere functioneringsgesprekken naar voren is gekomen. Daarbij kan worden nagegaan welke afspraken zijn nagekomen en welke afspraken nog open staan. Bij het evalueren van de afspraken kan men de redenen bespreken waarom bepaalde afspraken wel of niet zijn nagekomen.

Onderdeel 3 de beleving van de werknemer
In het derde deel van het functioneringsgesprek heeft de werknemer de mogelijkheid om een reactie te geven op zijn of haar eigen functioneren. Daarbij krijgt de werknemer ook de ruimte om het contact en de aansturing van de werkgever te bespreken in relatie tot zijn of haar eigen functioneren. De werkgever kan de werknemer vragen om voorbeelden van werksituaties te benoemen waarin bepaalde aspecten van de functie positief of juist negatief naar voren komen. Deze ervaringen kunnen een goed beeld schetsen van het functioneren van de werknemer en zijn of haar beleving. Hiervoor kan men de STAR-methode hanteren. De letters STAR staan voor ‘Situatie, Taak, Actie, Resultaat’. Aan de hand van deze methode kan men een werksituatie die eerder heeft plaatsgevonden goed evalueren. Aan deze methode wordt ook wel een extra letter ‘R’ toegevoegd. Deze letter staat voor reflectie. De reflectie op een bepaalde manier van handelen is namelijk erg belangrijk. Hiermee wordt namelijk de beleving en visie duidelijk van de werknemer op zijn of haar eigen handelen.

Onderdeel 4 aandachtspunten bespreken voor  werknemer
De werkgever en de werknemer gaan samen bespreken welke oplossingen bedacht kunnen worden voor situaties op de werkplek die niet goed (genoeg) verlopen. Hierbij worden de voor en nadelen van bepaalde oplossingen ook tegen elkaar afgewogen. De werkgever zal als gespreksleider regelmatig samenvatten en trachten tot concrete afspraken te komen die vastgelegd kunnen worden. Indien er over bepaalde onderwerpen tijdens het gesprek niet meteen beslissingen genomen kunnen worden wordt duidelijk aangegeven binnen welke termijn er alsnog uitsluitsel zal worden gegeven en door wie dat wordt gedaan.

Onderdeel 5 de beleving van de leidinggevende
De leidinggevende geeft hierbij een reactie op het functioneren van de werknemer. Dit moet op een zorgvuldige manier gebeuren. Als een werknemer niet voldoende functioneert of bepaalde afspraken niet nakomt zal de leidinggevende de werknemer daarop moeten aanspreken. De werknemer moet zich niet aangevallen voelen omdat deze dan in de verdediging gaat en het gesprek een andere wending kan krijgen. Het is belangrijk om zowel positieve als negatieve feedback te geven. Daarbij is het belangrijk om concrete voorbeelden te noemen. Dit kan men doen aan de hand van de eerder genoemde STARR-methode. Het is belangrijk dat de werkgever en de werknemer elkaar goed begrijpen. De werkgever dient daarom duidelijk te zijn en eventueel na te vragen bij de werknemer of alles goed begrepen is.  Mochten er meerdere aandachtspunten zijn dan is het belangrijk dat de werkgever duidelijk met de werknemer afstemt welke punten de belangrijkste aandachtspunten zijn en het eerste opgelost of verbetert moeten worden. De werknemer moet niet worden overspoeld met verbeterpunten, ongeveer drie of vier verbeterpunten zijn het maximum wat een werknemer goed zou kunnen verwerken.

Onderdeel 6 reactie van werknemer op beleving leidinggevende
De werknemer zal na afloop van bovengenoemd onderdeel de mogelijkheid moeten krijgen om te reageren. Deze reactie kan zowel inhoudelijk als gevoelsmatig zijn. Een leidinggevende zal deze reactie goed moeten opvangen. Er bestaat een kans dat het gesprek minder prettig gaat verlopen en dat de werkgever en werknemer lijnrecht tegenover elkaar komen te staan. De werkgever zal, als gespreksleider, er goed voor moeten zorgen dat de werknemer zich niet in de hoek gedrukt voelt. De werknemer moet de ruimte krijgen om zijn gevoel te uiten. Daarnaast moet de werknemer ook de mogelijkheid krijgen zich te verbeteren na het functioneringsgesprek. Als de werknemer de afspraken uit het functioneringsgesprek ervaart als een onmogelijke opgave kan dat er voor zorgen dat zijn of haar motivatie vermindert. Dit zou een slechte ontwikkeling zijn omdat het functioneringsgesprek dan zinloos is geweest.

In dit onderdeel van het functioneringsgesprek wordt uiteindelijk vastgelegd wat er verandert moet worden en wanneer. Er wordt vastgelegd welke acties moeten worden ondernomen en door wie dat moet worden gedaan.

Onderdeel 7 de afronding van het functioneringsgesprek
Het laatste onderdeel van het functioneringsgesprek is de afronding. Hierin worden de afspraken samengevat en wordt nagegaan of alles besproken is. Mochten er nog aspecten zijn die nog ter tafel moeten komen dan is dit het moment. Er kunnen in de afronding ook afspraken worden gemaakt voor een vervolggesprek. Ook kunnen er afspraken worden gemaakt over de verslaglegging van de afspraken en de onderwerpen die ter tafel zijn gekomen tijdens het functioneringsgesprek.

Deel dit artikel!

Als senior intercedent bij een groot technisch uitzendbureau is Pieter Geertsma verantwoordelijk voor het bemiddelen van personeel in het marktsegment werktuigbouwkunde. Daarnaast is hij landelijk aanspreekpunt voor vragen over dit marktsegment en de ontwikkelingen die daarin plaatsvinden. Door intensieve samenwerking met interne en externe collega’s heeft hij een goed beeld van de totale technische markt. Hierdoor krijgt hij naast nieuws over techniek, innovaties en arbeidsmarkt ook actuele vacatures binnen.

Getagd met , , , , , , , , , ,
Geplaatst in Arbeidsrecht